Factures : 4 bonnes raisons d’oublier la LAD RAD

En tant que responsable administratif et comptable, vous le savez sans doute déjà : la Loi Finances 2020 va contraindre toutes les entreprises à échanger, entre elles, des factures au format électronique à l’horizon 2026. Une réforme qui s’accompagne de règles supplémentaires en matière de comptabilité.

Si beaucoup d’entreprises se sont déjà lancées dans la dématérialisation de leur facturation, toutes n’ont pas adopté les mêmes solutions. De multiples sociétés font appel à des logiciels de Lecture automatique de documents (LAD) et de Reconnaissance automatique de documents (RAD). Néanmoins, bien que très employées, la LAD et la RAD comportent de nombreuses failles et seront bientôt insuffisantes pour satisfaire aux attentes de l’administration fiscale. Dans cet article, nous vous présentons les 4 raisons pour lesquelles il est préférable d’abandonner ces outils au profit de la facture électronique.

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LAD RAD : Une technologie vouée à disparaître

Qu’est-ce que la lecture automatique de documents (LAD) et la reconnaissance automatique de documents (RAD) ?

 

Le logiciel RAD distingue aussi bien les factures, des devis ou des bons de commande. Pour ce faire, il compare le document scanné avec des modèles issus de sa base de données. Le logiciel repère la localisation des différentes informations à digitaliser. L’utilisateur est libre d’extraire les données qu’il souhaite. Une fois les emplacements trouvés, le module de reconnaissance optique des caractères (OCR) prend le relai et détecte les formes des caractères pour les comparer à ceux de sa base de données.

Grâce à ces trois outils, LAD, RAD et OCR, il est ainsi possible de numériser automatiquement les données d’un document papier ou PDF.

 

 

Le guide pour comprendre et anticiper la généralisation de la facture électronique en 2023

Les avantages de la LAD et de la RAD

Afin de se lancer dans la dématérialisation, de nombreuses entreprises ont adopté les technologies LAD/ RAD. En effet, l’extraction automatique des données permettait de gagner du temps et de réduire les risques d’erreurs par rapport à une saisie manuelle. Elles représentaient également un bon moyen de limiter les coûts liés au traitement des factures.  Enfin, elles inscrivaient les entreprises dans la modernité.

LAD RAD : une technologie qui a fait son temps

Malgré tous ces avantages, la LAD et la RAD sont des technologies obsolètes car elles ne sont plus adaptées aux nouvelles contraintes en matière de comptabilité. En outre :

  • Le processus LAD/RAD reste assez fastidieux puisqu’il faut scanner un document papier avec un logiciel particulier. Cela peut s’avérer très long si le volume de factures est important.
  • 20 % des factures sont mal reconnues par les logiciels RAD, ce qui implique de les saisir manuellement.
  • Le processus n’est pas entièrement automatisé et nécessite une vérification humaine après extraction des informations. Le risque d’erreur est d’ailleurs relativement élevé.
  • Dématérialisées avec une solution LAD/RAD, les factures n’ont pas de valeur pour l’administration fiscale. Il est donc nécessaire de conserver l’original en format papier.

4 bonnes raisons d’oublier la LAD RAD au profit de la facture électronique

 

1) Moins de dépenses

Dans une fiche pratique destinée aux entreprises, le gouvernement justifiait l’adoption de cette réforme grâce aux économies réalisées. Ainsi, le document avance que le coût de traitement d’une facture papier entrante oscille entre 14 et 20 € et entre 5 et 10 € pour une facture sortante. Pour la facture électronique, ce coût passe à 45 centimes d’euros.

Pourquoi un tel écart ? Dans le cadre d’une facture papier, le traitement du courrier, la vérification, la validation, l’archivage, le stockage sont autant d’étapes qui demandent plus de temps. Il faut également un espace physique pour entreposer les documents.

 

2) Gain de temps

Toujours d’après le document mentionné plus haut, les services comptables passent 30% de leur temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs. Selon plusieurs études, la dématérialisation complète de ces factures offrirait un gain de temps de 50 à 75%. L’automatisation du traitement réduit la part de temps passé sur la facturation et permet ainsi aux services comptables de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Les durées de paiement sont également considérablement réduites en raison des validations plus rapides. Cette amélioration des délais contribue à l’entretien de relations fluides avec les fournisseurs.

 

3) Processus sécurisés

L’automatisation complète permet également plus de sécurité. En effet, grâce à la suppression des étapes manuelles, les sources d’erreurs sont considérablement réduites. C’est particulièrement vrai dans le cas de la TVA où les irrégularités peuvent coûter cher à l’entreprise.

L’automatisation concerne à la fois la collecte des informations mais aussi le contrôle des données. Les logiciels de gestion des factures électroniques permettent ainsi de repérer les éventuels doublons ou incohérences. Enfin, les factures sont émises et traitées selon des protocoles sécurisés qui garantissent l’intégrité du document auprès de l’administration fiscale, respectant ainsi le principe de Piste d’audit fiable.

 

4) Anticiper la loi sur la facturation électronique

Enfin, dernière raison d’abandonner les solutions LAD/RAD au profit de la facture électronique : la législation. En effet, à l’horizon 2024/2026, la facture électronique est obligatoire pour toutes les entreprises dans les échanges B2B. Cette règle est déjà vigueur pour les échanges B2G et s’étendra progressivement à l’ensemble des sociétés. Ainsi, pour être conformes aux exigences de l’administration fiscale, les entreprises devront pouvoir traiter et générer des factures électroniques dans un format structuré. Afin d’assurer la valeur légale de ces factures, il sera indispensable de garantir l’authenticité de l’émetteur ainsi que l’intégrité et la lisibilité des données.

De fait, la LAD/RAD ne sera plus une option envisageable puisque la copie numérisée d’une facture papier et même le PDF n’auront plus de valeur aux yeux de l’administration. Faut-il attendre 2024 pour se mettre en conformité avec la législation ? A vous de juger mais les bénéfices décrits ci-dessus n’attendent pas 2024 😉

 

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