Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Suite à la loi de finances 2020, le mot est sur toutes les lèvres. La facture électronique va devenir obligatoire en France pour les échanges B2B !

Cependant, savez-vous vraiment de quoi il s’agit ? Si la définition de ce qu’est une facture électronique est précisée par le Code général des impôts, celle-ci reste large. Elle ouvre la porte à des types de factures électroniques très différents. Du PDF à la facture électronique structurée, la façon des les utiliser et les gains que vous pourrez en tirer sont tout aussi variables.

Alors qu’est-ce qu’une facture électronique ? Quels sont les différents types et quoi en espérer ? On fait le point !

Conformité réglementaire des factures de la comptabilité fournisseurs

Facture électronique : définition

Reprenons au début. La facture électronique (à valeur légale) a fait l’objet d’une définition publiée dans la Code général des impôts à l’article 289.

Que nous dit cet article ? Voici la définition : une facture est considérée comme électronique par l’administration fiscale si et seulement si le processus de facturation est dématérialisé de bout en bout. C’est-à-dire qu’à aucun moment la facture n’est imprimée.

Une facture au format papier qui est scannée via un outil de LAD/RAD n’est donc pas considérée comme électronique : c’est l’exemplaire papier qui conserve la valeur légale dans ce cas.

Donc concrètement, une facture dite électronique doit être émise, transmise et reçue sous un format électronique ! Attention, ce n’est pas parce qu’elle est dématérialisée qu’elle ne doit pas contenir des mentions légales : date et numéro de la facture, identité du vendeur ou du prestataire de service et identité de l’acheteur ou du client, numéro du bon de commande, numéro d’identification à la TVA, prix HT et prix TTC…

Sa définition est toujours valable telle quelle pour l’instant. Même si on s’attend à ce qu’elle évolue un peu d’ici 2024, notamment avec des précisions sur les formats de factures et les mentions obligatoires. Nous vous tiendrons informés 😉

Facture électronique : les grands enjeux

Chaque année, environ 2 milliards de factures sont éditées en France. Un chiffre impressionnant qui montre combien il est important de passer à la digitalisation. En effet, la facture électronique s’envisage comme une opportunité pour accompagner son entreprise vers la transformation numérique. La généralisation du format électronique s’inscrit également dans le cadre de la Loi de finances 2020. Qu’elles sont les objectifs de cette loi ?

  • Augmenter la compétitivité des entreprises en diminuant leurs charges administratives et augmenter leur productivité grâce à la dématérialisation ;
  • Lutter contre la fraude à la TVA et favoriser une concurrence loyale entre les entreprises ;
  • Simplifier les déclarations de TVA via un système de pré-remplissage des déclarations ;
  • Améliorer la connaissance de l’activité des entreprises.

Vous vous demandez pourquoi ces enjeux sont important aux yeux de l’État ? D’abord parce que l’on compte entre 10 et 30 milliards d’euros qui s’évaporent dans la nature à cause de la fraude fiscale ! Ensuite, parce qu’il sera possible de suivre en temps réel le suivi des règlements des entreprises et l’évolution de leurs activités. Enfin, parce que cela pourrait faire gagner plus de 4,5 milliards d’euros par an à l’ensemble des petites et moyennes entreprises, selon une évaluation réalisée dans le cadre de la loi de finances pour 2022. Pas mal comme argument !

Facture électronique : quel calendrier ?

Les factures électroniques ne sont pas totalement nouvelles. Depuis le 1er janvier 2020, elles sont même obligatoires dans le cadre des marchés publics. En effet, depuis cette date, toutes les entreprises en relation avec l’État, une collectivité territoriale ou une métropole doivent éditer des factures digitalisées via une plateforme créée spécialement pour ce type de démarche en ligne. Son nom ? La plateforme Chorus Pro.

Après cette première étape initiée dès 2020 pour le B2G, le déploiement des factures dématérialisées dans le B2B sera progressif entre juillet 2024 et janvier 2026 et concernera toutes les entreprises assujetties à la TVA. Comment cela va se dérouler ? Tout va dépendre de la taille de l’entreprise…

 

  • A partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront recevoir des factures électroniques et les grandes entreprises auront également l’obligation de les émettre.
  • A partir du 1er janvier 2025, les entreprises de taille intermédiaires auront l’obligation d’émettre des factures électroniques.
  • A partir du 1er janvier 2026, ce sera au tour des petites et moyennes entreprises, ainsi qu’aux microentreprises d’émettre des factures électroniques. Bref, tout le monde sera concerné.

Facture électronique : assurer sa valeur légale

Comme nous avons déjà eu l’occasion d’en parler lors d’un précédent article, dématérialiser le processus de bout en bout ne suffit pas à garantir la valeur légale de vos factures électroniques.

En effet, afin de pouvoir vraiment vous débarrasser des encombrantes factures papiers, vous devez être en mesure de respecter certains critères. Toujours selon l’article 289 du CGI, vous devez être capable de garantir :

Z

L’authenticité de l’émetteur de la facture :

C’est-à-dire de connaître l’émetteur et de pouvoir garantir qu’il est bien celui qu’il dit être.

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L’intégrité du contenu de la facture :

Vous devez pouvoir garantir que la facture (et les données qu’elle contient) est inaltérable tout le long de son traitement.

h

La lisibilité de la facture :

A tout moment la facture doit pouvoir être lisible par un être humain. Cela peut paraître aberrant mais nous verrons que ce n’est pas toujours si évident.

Le guide pour comprendre et anticiper la généralisation de la facture électronique en 2023

Facture électronique : les différents types

Nous le disions plus haut, la définition de ce qu’est une facture électronique est finalement assez vague. De fait, elle ne s’attarde pas sur des formats de facture et laisse ainsi la porte ouverte à différentes pratiques. Voici les principaux types de factures électroniques que vous pourrez rencontrer.

La facture électronique PDF « simple »

Pas besoin de faire de long discours ici, j’imagine que vous avez déjà vu à quoi ressemble un fichier PDF. A condition donc que vous puissiez garantir les 3 critères ci-dessus (que ce soit grâce à la méthode de la signature électronique ou à celle la piste d’audit fiable), le format PDF classique peut constituer une facture électronique. Une facture créée par votre fournisseur en PDF, envoyée par mail (ou déposée sur un portail) et traitée de façon électronique, est tout à fait valable pour l’instant.

Cependant, suite à la loi de finances 2020 et à la généralisation attendue pour le 1er juillet 2024, ce format devrait disparaître. En effet, afin d’améliorer la transmission de l’information des données de facturation et d’affiner les contrôles qui peuvent être réalisés de façon automatique, l’Etat a acté la fin du format PDF pour la transmission des factures électroniques. Ainsi, cette nouvelle loi et le mode fonctionnement retenu par l’Etat vont faire la part belle aux formats structurés et mixtes décrits ci-dessous.

La facture électronique structurée

Fichier structuré

Comme vous pouvez le voir sur l’image ci-contre, il s’agit d’un fichier illisible pour l’homme. Mais les données sont organisées d’une certaine façon pour que ce soit lisible automatiquement par des logiciels. La facture contient des balises, en bleu sur l’image, qui vont dire au logiciel « sur cette ligne se trouve tel type d’information ».

Grâce à ces formats (il en existe plusieurs : UBL, CII…), il est possible d’automatiser la saisie des informations, de faire des contrôles automatiques sur la présence des données obligatoires, des numéros de commande et plus encore.

S’il est plus facile pour l’homme de lire une facture PDF, la facture électronique structurée répond à des enjeux d’efficacité. Elle va permettre par exemple aux logiciels de détecter automatiquement les doublons, l’absence de certaines données et ainsi éviter les erreurs de traitement ou de saisie.

De plus, certaines solutions de collecte de factures sont capables de traduire une facture structurée dans une version lisible par l’homme, alliant ainsi le meilleur des 2 mondes. C’est ce que fait Freedz par exemple. 

La facture électronique mixte

Comme son nom l’indique, la facture mixte est un mélange des deux types de formats présentés ci-dessus.

Il s’agit d’une facture électronique qui en apparence ressemble à un PDF, donc lisible par l’humain, mais qui contient également des données structurées. Le meilleur exemple de cela est le format Factur-X. Ce format de facture, qui est en train de se développer et qui devrait faire partie des nouveaux standards en 2024, est une norme franco-allemande de format de facture qui allie un fichier PDF et un XML.

Facture électronique : quels avantages ?

Si les factures électroniques devraient être efficaces pour lutter contre la fraude à la TVA et instaurer une relation de confiance entre les entreprises et l’administration fiscale, cette nouvelle procédure a bien d’autres atouts. Surtout pour les entreprises… et aussi pour la planète. On développe !

Grâce à la création d’une chaîne de facturation automatisée, les devis et les factures correspondantes seront éditées et envoyées en quelques clics. Mieux, cela va permettre de renforcer la traçabilité du traitement des factures. A la clé, la garantie d’une comptabilité plus sereine et des délais de paiement améliorés. En effet, il sera plus facile de suivre en temps réel la réception d’une facture et sa transaction. En creux, cela incitera également les clients ou les fournisseurs à régler plus rapidement leurs factures !

Par ailleurs, la facture électronique, surtout structurée, permet d’automatiser une partie du traitement et d’effectuer tout une batterie de contrôles pour éviter les erreurs. Finies les factures en doublon, les mentions manquantes, les erreurs d’adressage, les fautes de saisie…

Ernst & Young, célèbre cabinet d’expertise comptable, a estimé le coût de traitement d’une facture électronique à 5€ contre 15€ pour sa cousine papier. Tout cela en accélérant les temps de traitement. Ce qui limite évidemment les risques de sanctions, les sollicitations de la part de vos fournisseurs et peut éventuellement vous permettre de bénéficier d’escomptes pour paiement anticipé… Plutôt tentant non ?

Sans oublier qu’une facture digitalisée, c’est moins de papier. Il s’agit bien d’un geste écologique loin d’être anecdotique quand on sait que l’émission et l’envoi d’une facture au format papier standard participent deux fois plus au fameux gaz à effet de serre par rapport à une facture dématérialisée (évidemment à condition qu’elle ne soit pas ensuite imprimée). Et c’est aussi moins d’espace de stockage physique ! Puisque les données comptables seront dans le Cloud, adieu les armoires pleines à craquer et bonjour l’archivage numérique qui fait gagner du temps et de l’espace de travail.

Facture électronique : de nouveaux acteurs font leur entrée

Nous avons déjà évoqué dans cet article la plateforme publique Chorus Pro destinée à faciliter les échanges entre les entreprises et les acteurs du secteur public. Dans le cadre de la généralisation des factures électroniques, une plateforme similaire devrait émerger, le PPF. Mais d’autres plateformes de dématérialisation viendront enrichir cet écosystème :

 

  • PPF : Cousine de Chorus Pro, le Portail Public de Facturation est une solution gratuite pour les acteurs du privé ou du public qui permet de saisir, déposer, transmettre ou recevoir des factures. Elle a aussi pour vocation à être un tiers de confiance qui regroupe l’ensemble des données de facturation avant de les transmettre aux administrations fiscales, mais proposera sans doute des fonctionnalités limitées.
  • PDP : les Plateformes de Dématérialisation Partenaires sont des opérateurs privés qui offrent une solution payante. Leurs différences ? Plus de fonctionnalités que le Portail Public de Facturation et deux obligations principales : faire la liaison entre le client et son fournisseur en transmettant les factures sous format dématérialisé, et extraire certaines informations destinées aux administrations fiscales (identification des partenaires, montant HT, montant de la TVA…).
  • OD : les Opérateurs de Dématérialisation sont des prestataires de service ayant pour mission de servir d’intermédiaire entre les entreprises et les plateformes de dématérialisation. En tant qu’éditeurs de logiciels d’ERP, d’outils de gestion commerciale ou de pré-comptabilité, ils ont un rôle à jouer dans l’édition des factures électroniques, mais n’auront pas le droit de les transmettre. Pour envoyer et recevoir des factures électroniques à partir de 2024-2026, il faudra impérativement passer par le PPF ou une PDP.

Pour conclure

Nous l’avons vu, la définition de ce qu’est une facture électronique est à la fois précise et vague. Cependant, la généralisation de la facture électronique en 2024 devrait venir détailler tout cela. A la clé, ce sera des échanges fluidifiés et automatisés avec vos partenaires, fournisseurs ou clients.

Dans tous les cas, si vous deviez choisir aujourd’hui entre les différents types de factures électroniques, la facture structurée ou mixte apporte des bénéfices plus nombreux et porte en elle une solution d’avenir.

Mais pour assurer une transition numérique en douceur vers l’e-invoicing (ou facturation électronique), autant choisir une solution capable de traiter du PDF et des formats structurés. C’est ce que fait Freedz, en vous permettant d’anticiper le mode de fonctionnement souhaité pour 2024, basé sur la facture structurée, tout en étant capable de recevoir des PDF en attendant que vos fournisseurs s’adaptent également.

Et quand on voit la liste des bénéfices possibles, il serait dommage d’attendre 2024 non ? Demandez une démo !

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