Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Suite à la loi de finances 2020, le mot est sur toutes les lèvres. La facture électronique va devenir obligatoire en France pour les échanges B2B !

Cependant, savez-vous vraiment de quoi il s’agit ? Si la définition de ce qu’est une facture électronique est précisée par le Code général des impôts, celle-ci reste large. Elle ouvre la porte à des types de factures électroniques très différents. Du PDF à la facture électronique structurée, la façon des les utiliser et les gains que vous pourrez en tirer sont tout aussi variables.

Alors qu’est-ce qu’une facture électronique ? Quels sont les différents types et quoi en espérer ? On fait le point !

Conformité réglementaire des factures de la comptabilité fournisseurs

Facture électronique : définition

Reprenons au début. La facture électronique (à valeur légale) a fait l’objet d’une définition publiée dans la Code général des impôts à l’article 289.

Que nous dit cet article ? Voici la définition : une facture est considérée comme électronique par l’administration fiscale si et seulement si le processus de facturation est dématérialisé de bout en bout. C’est-à-dire qu’à aucun moment la facture n’est imprimée.

Une facture papier qui est scannée via un outil de LAD/RAD n’est donc pas considérée comme électronique : c’est l’exemplaire papier qui conserve la valeur légale dans ce cas.

Cette définition est toujours valable telle quelle pour l’instant. Même si on s’attend à ce qu’elle évolue un peu d’ici 2023, notamment avec des précisions sur les formats de factures et les mentions obligatoires. Nous vous tiendrons informés 😉

Facture électronique : assurer sa valeur légale

Comme nous avons déjà eu l’occasion d’en parler lors d’un précédent article, dématérialiser le processus de bout en bout ne suffit pas à garantir la valeur légale de vos factures électroniques.

En effet, afin de pouvoir vraiment vous débarrasser des encombrantes factures papiers, vous devez être en mesure de respecter certains critères. Toujours selon l’article 289 du CGI, vous devez être capable de garantir :

Z

L’authenticité de l’émetteur de la facture :

C’est-à-dire de connaître l’émetteur et de pouvoir garantir qu’il est bien celui qu’il dit être.

~

L’intégrité du contenu de la facture :

Vous devez pouvoir garantir que la facture (et les données qu’elle contient) est inaltérable tout le long de son traitement.

h

La lisibilité de la facture :

A tout moment la facture doit pouvoir être lisible par un être humain. Cela peut paraître aberrant mais nous verrons que ce n’est pas toujours si évident.

Comprendre et anticiper la généralisation de la facture électronique en 2023

Facture électronique : les différents types

Nous le disions plus haut, la définition de ce qu’est une facture électronique est finalement assez vague. De fait, elle ne s’attarde pas sur des formats de facture et laisse ainsi la porte ouverte à différentes pratiques. Voici les principaux types de factures électroniques que vous pourrez rencontrer.

La facture électronique PDF « simple »

Pas besoin de faire de long discours ici, j’imagine que vous avez déjà vu à quoi ressemble un fichier PDF. A condition donc que vous puissiez garantir les 3 critères ci-dessus (que ce soit grâce à la méthode de la signature électronique ou à celle la piste d’audit fiable), le format PDF classique peut constituer une facture électronique. Une facture créée par votre fournisseur en PDF, envoyée par mail (ou déposée sur un portail) et traitée de façon électronique, est tout à fait valable pour l’instant.

Cependant, suite à la loi de finances 2020 et à la généralisation attendue pour 2023, ce format devrait disparaître. En effet, afin d’améliorer la transmission de l’information et d’affiner les contrôles qui peuvent être réalisés de façon automatique, l’Etat a acté la fin du format PDF pour la transmission des factures élctroniques. Ainsi, cette nouvelle loi et le mode fonctionnement retenu par l’Etat vont faire la part belle aux formats structurés et mixtes décrits ci-dessous.

La facture électronique structurée

Fichier structuré

Comme vous pouvez le voir sur l’image ci-contre, il s’agit d’un fichier illisible pour l’homme. Mais les données sont organisées d’une certaine façon pour que ce soit lisible automatiquement par des logiciels. La facture contient des balises, en bleu sur l’image, qui vont dire au logiciel « sur cette ligne se trouve tel type d’information ».

Grâce à ces formats (il en existe plusieurs : UBL, CII…), il est possible d’automatiser la saisie des informations, de faire des contrôles automatiques sur la présence des données obligatoires, des numéros de commande et plus encore.

S’il est plus facile pour l’homme de lire une facture PDF, la facture électronique structurée répond à des enjeux d’efficacité. Elle va permettre par exemple aux logiciels de détecter automatiquement les doublons, l’absence de certaines données et ainsi éviter les erreurs de traitement ou de saisie.

De plus, certaines solutions de collecte de factures sont capables de traduire une facture structurée dans une version lisible par l’homme, alliant ainsi le meilleur des 2 mondes. C’est ce que fait Freedz par exemple. 

La facture électronique mixte

Comme son nom l’indique, la facture mixte est un mélange des deux types de formats présentés ci-dessus.

Il s’agit d’une facture électronique qui en apparence ressemble à un PDF, donc lisible par l’humain, mais qui contient également des données structurées. Le meilleur exemple de cela est le format Factur-X. Ce format de facture, qui est en train de se développer et qui devrait faire partie des nouveaux standards en 2023, est une norme franco-allemande de format de facture qui allie un fichier PDF et un XML.

Facture électronique : quoi en espérer ?

Je ne vais pas vous faire ici une liste à la Prévert des avantages de la facture électronique, car ils sont nombreux. Comme je l’ai évoqué plus haut, la facture électronique, surtout structurée, permet d’automatiser une partie du traitement et d’effectuer tout une batterie de contrôles pour éviter les erreurs. Fini les factures en doublon, les mentions manquantes, les erreurs d’adressage, les fautes de saisie…

Ernst & Young, célèbre cabinet d’expertise comptable, a estimé le coût de traitement d’une facture électronique à 5€ contre 15€ pour sa cousine papier. Tout cela en accélérant les temps de traitement. Ce qui limite évidemment les risques de sanctions, les sollicitations de la part de vos fournisseurs et peut éventuellement vous permettre de bénéficier d’escomptes pour paiement anticipé… Plutôt tentant non ?

Pour conclure

Nous l’avons vu, la définition de ce qu’est une facture électronique est à la fois précise et vague. Cependant, la généralisation de la facture électronique en 2023 devrait venir détailler tout cela. Dans tous les cas, si vous deviez choisir aujourd’hui entre les différents types de factures électroniques, la facture structurée ou mixte apporte des bénéfices plus nombreux et porte en elle une solution d’avenir.

Mais pour assurer une transition en douceur, autant choisir une solution capable de traiter du PDF et des formats structurés. C’est ce que fait Freedz, en vous permettant d’anticiper le mode de fonctionnement souhaité pour 2023, basé sur la facture structurée, tout en étant capable de recevoir des PDF en attendant que vos fournisseurs s’adaptent également.

Et quand on voit la liste des bénéfices possibles, il serait dommage d’attendre 2023 non ?

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