Situation de travaux : automatisez le traitement de vos projets

Quelles sont les spécificités d’une facture de situation de travaux ?

Contrairement à une facture classique, la facture de situation de travaux s’apparente à une facture intermédiaire. Essentielle pour la survie des entreprises du BTP, elle permet de facturer une partie de la prestation avant la livraison finale du chantier.

Si elle se rapproche de la facture d’acompte pour générer de la trésorerie, elle s’en éloigne dans son utilisation : alors que la facture d’acompte est éditée une seule fois avant la livraison, les factures de situation sont émises au fur et à mesure de l’avancement des travaux – en fonction du contrat établi en amont entre l’entreprise et son client (une fois par mois ou par trimestre) – et calculées selon un pourcentage.

Lire aussi : Le rapprochement de facture : comment s’y prendre ?

L’avantage de la facture de situation est de permettre d’échelonner les règlements afin de préserver la bonne santé de son entreprise. C’est aussi un moyen d’avoir un roulement pour financer les matériaux et payer ses salariés en temps et en heure.

Les défis du traitement manuel des situations de travaux

Établir une facture de situation de travaux ou une facture intermédiaire est un exercice complexe. Il faut prendre en compte l’avancement du chantier ou des prestations divisées par lot ou marché. Un certain nombre d’éléments doivent également apparaître pour être en règle, comme le détail de la prestation, les modalités de paiement, le numéro de la facture d’avancement, la désignation des lots ou marchés, le degré d’avancement des travaux ou encore le montant qu’il reste à payer. Autant d’informations qui peuvent être source d’erreurs, de fraude ou de retard lorsque la facture de situation de travaux est éditée manuellement.

Pour faire face à ces difficultés, il est recommandé d’opter pour l’automatisation du traitement des situations de travaux. L’objectif étant de limiter les tâches chronophages, lutter contre les retards de paiement dus à un manque de visibilité et faciliter l’accès à l’information via une diversité de formats

Situation de travaux : automatisez vos processus et regagnez en efficacité

Pensée pour éditer et valider en quelques clics les situations de travaux, la solution Freedz présente de nombreuses fonctionnalités qui font gagner un temps précieux. Plateforme commune pour toutes les parties prenantes afin de diffuser rapidement l’information, elle offre notamment :

• Un workflow de validation par le MOE avec suivi du traitement par le bailleur ;
• Des documents de situation de travaux dématérialisés;
• La création et la mise à jour en temps réel des informations portant sur les marchés et les lots par le MOA.

Freedz : mise en place et marche à suivre

La solution Freedz permet de diminuer considérablement les temps d’échange pour que chaque acteur puisse se concentrer sur son cœur de métier. Concrètement, elle s’articule autour :

• D’une partie fournisseur présentant la même configuration que pour déposer une facture, avec la possibilité d’importer une situation de travaux pour le titulaire de marché et le co-traitant.
• D’une partie MOE permettant à ce dernier de recevoir une alerte de situation, de valider ou de rejeter l’avis de situation, d’ajouter l’état d’acompte et d’accéder au suivi détaillé des évènements.
• D’une partie client avec un tableau de bord offrant la possibilité de visualiser en temps réel les situations de travaux MOA selon 4 statuts distincts (validation MOE / à valider MOA / à intégrer / en litige), d’accéder au suivi des événements, ainsi qu’à toutes les informations détaillées à chaque étape du workflow.

Il est également possible de générer une facture reprenant toutes les informations nécessaires, avant de la télécharger en format PDF ou pivot (fichier XML pouvant être lu par l’ensemble des outils de gestion).

Quels bénéfices ?

Adopter un logiciel de facturation, même pour les petites entreprises du bâtiment, s’avère particulièrement avantageux. En gagnant du temps dans l’émission de vos factures selon l’avancement de vos projets et en accédant en temps réel aux informations, vous êtes indéniablement plus efficace dans vos missions au quotidien. Les relations et échanges entre l’ensemble des interlocuteurs – fournisseurs et sous-traitants – sont également améliorés : la réduction du risque d’erreurs, la visualisation optimale des états d’avancement, ainsi que la traçabilité et l’historisation des échanges viennent renforcer la confiance entre les parties prenantes. Du côté de la gestion des budgets, vous avez une meilleure vision sur le long terme et vous pouvez mieux optimiser les ressources.

Lire aussi : Traitement des factures fournisseurs : comment mieux maîtriser les coûts et les risques ?

Pour aller encore plus loin, la solution Freedz dédiée aux situations de travaux déploie des fonctionnalités uniques. Depuis l’interface, vous pouvez :

• Réaliser l’intégration des marchés en masse rapidement grâce à l’API (avec un fichier CSV qui contient l’ensemble des données des marchés) ;
• Envoyer des données vers l’ERP d’un client MOA avec l’API;
• Éditer des marchés (mise à jour de l’opération, du numéro du marché et du nom du lot si existant… par le MOA) ;
• Améliorer la gestion de l’archivage des fichiers et optimiser le stockage des données.

Idéale pour générer vos factures de situation de travaux, la solution Freedz facilite grandement la gestion de votre comptabilité, tout en offrant plus de visibilité à l’ensemble des acteurs. Résultat, tout le monde a plus de temps à consacrer à son cœur de métier et les sources de tension disparaissent.  

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