Traitement des factures fournisseurs : comment mieux maîtriser les coûts et les risques ?

Le traitement des factures provenant des fournisseurs reste une tâche administrative fastidieuse. Les factures envoyées sous format papier sont encore nombreuses, malgré ce que l’on pourrait croire. Or, une facture papier nécessite de réaliser une saisie manuelle sur le logiciel de comptabilité, ce qui augmente le risque d’erreurs sans parler du risque d’égarer certaines factures au passage.

Au final, beaucoup d’entreprises ont saisi tout l’enjeu de digitaliser leur processus de production, mais des progrès sont encore à réaliser dans la gestion et le paiement des factures des fournisseurs. Pourtant, des solutions existent pour faciliter le traitement de ces factures dans les meilleurs délais. Voici lesquelles…

Traitement des factures fournisseurs : un coût important et des risques substantiels

Aujourd’hui, dans les services comptables, des personnes sont exclusivement dédiées à la réception et la saisie des factures. Analyse, suivi du paiement, gestion de la relation fournisseur… Au lieu d’être en charge de missions stratégiques, une partie du service comptable se retrouve à assurer des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, faute d’être suffisamment équipée.

De plus, les délais de traitement sont allongés pour les factures papier par rapport au traitement de factures électroniques. Le service comptable devra :

• Réceptionner, trier et saisir manuellement les données inscrites sur la facture dans le logiciel de comptabilité ;
• identifier le fournisseur qui a émis la facture ;
• vérifier que la facture soit bien conforme aux fournitures livrées ;
• procéder au paiement de la facture ;
• suivre le bon paiement de ladite facture ;
• archiver la facture.

Au final, le traitement d’une facture peut prendre plusieurs heures. Autant d’heures de travail que votre entreprise devra rémunérer à son service comptable.

Les études statistiques sont parlantes sur ce point. Selon un rapport de la Direction Générale des Finances datant de 2020, le coût complet d’émission d’une facture papier est estimé à plus de 10 €, contre quelques centimes en moyenne pour la gestion d’une facture électronique.

Outre le coût que représente le traitement d’une facture, d’autres frais sont à prendre en compte. En effet, une entreprise n’est pas à l’abri de perdre une facture papier. Un retard de paiement peut entraîner des pénalités de retard à la charge de l’entreprise.

Pour rappel, les délais de paiement entre professionnels sont fixés en principe à 30 jours suivant la réception des fournitures. Un fournisseur peut néanmoins appliquer un délai de paiement plus long, sans jamais toutefois dépasser les 60 jours ou les 45 jours à compter de la fin du mois. Au-delà de ces délais, des pénalités de retard peuvent être appliquées.

Or, 30 jours ou même 60 jours représentent un délai relativement court, si le service comptable d’une entreprise tarde à traiter les factures sur papier. En cas de factures impayées, une entreprise s’expose :

• au paiement d’une indemnité pour frais de recouvrement de 40 € ;
• au paiement de pénalités de retard, dont le mode de calcul est précisé dans les conditions générales de vente (CGV) du fournisseur ;
• à des sanctions financières de la part de DGCCRF.

Le traitement non optimisé des factures provenant de fournisseurs peut s’avérer coûteux. Pour réduire le temps de traitement et éviter tout retard de paiement, l’utilisation d’un logiciel de traitement des factures est indispensable.

Traitement des factures fournisseurs : quelle solution pour gagner en efficacité ?

L‘automatisation du processus

L’erreur est humaine et aucun comptable n’est à l’abri d’une erreur de saisie au moment de traiter une facture. Pour gagner en efficacité, digitaliser les processus d’enregistrement, de paiement et d’archivage des factures permet de réduire considérablement le risque d’erreurs dans le traitement des factures fournisseurs.

De plus, des erreurs peuvent également provenir des fournisseurs eux-mêmes lorsqu’ils éditent leur facture. Certaines factures envoyées au service comptable de votre entreprise peuvent ainsi être considérées comme non conformes. Dans ce cas, le fournisseur à l’origine d’une facture non conforme devra apporter les modifications nécessaires. Cet aller-retour entre le service comptable de l’entreprise et le fournisseur rallonge d’autant plus la durée de traitement des factures.

Dans ce cas, il devient urgent de passer d’un traitement manuel des factures à une automatisation avec un traitement électronique.

Pour quelles raisons ?

• Raison n°1 : la fiabilité. L’automatisation réduit le risque d’erreurs humaines classiques (erreurs de frappe ou saisie d’un avoir fournisseur à l’envers, par exemple) qui pourraient s’installer et retarder le règlement de la facture. Dès qu’elle est reçue, la facture est traitée automatiquement et intégrée à votre comptabilité. Une solution d’automatisation permet de repérer les doublons, et vous empêche ainsi de payer deux fois une même facture !
• Raison n°2 : la récurrence. Fini l’aspect chronophage que peut prendre le traitement des factures fournisseurs, encore plus lorsqu’elles arrivent de façon récurrente (tous les mois, trimestre ou semestre par exemple) avec le même objet et le même montant (exemple : un abonnement). Grâce à l’automatisation, vous pouvez paramétrer et enregistrer cette récurrence dans votre logiciel de traitement des factures fournisseurs. La machine s’occupe de tout !
• Raison n°3 : la conformité. Le traitement digitalisé vous aidera à réduire les risques de redressement fiscal. Ainsi, un bon outil d’automatisation effectue les contrôles de TVA et repère les mentions manquantes ou incorrects, dans une démarche de piste d’audit fiable.
• Raison n°4 : la traçabilité. Une entreprise doit savoir où se trouvent leurs factures fournisseurs dans le processus de traitement. Un outil d’automatisation garantit une visibilité en temps réel de la facture ce qui permet d’alerter les services comptables en cas de retard de paiement par exemple. Par ailleurs, dans un contexte de fraude à la facture fournisseur, cette automatisation vous évite de mauvaises surprises.
• Raison n°5 : la productivité. Fini le traitement des factures papier qu’il faut scanner et dont il faut extraire les données à la main. Les outils d’automatisation utilisent généralement l’océrisation pour reconnaitre instantanément les mentions obligatoires.
• Raison n°6 : les économies. Vous réalisez ainsi autour de 50 à 70 % d’économies par rapport à un traitement papier, et passez de 5 € à 10 € pour une facture fournisseur contre quelques dizaines de centimes selon l’éditeur de la solution.

Lire aussi : Emission de factures clients/fournisseurs : les avantages de l’automatisation

Un logiciel de traitement des factures fournisseurs, basé sur l’utilisation de factures électroniques échangées via les technologies EDI (échanges de données informatisées) ou API, peut détecter automatiquement une facture non conforme.

Ainsi, ce logiciel opérera un contrôle automatique concernant les données présentées sur une facture pour détecter une éventuelle incohérence ou des doublons de factures. En cas de non-conformité d’une facture, celle-ci ne sera pas envoyée pour traitement au service comptable de l’entreprise. Une notification de non-conformité sera directement envoyée au fournisseur à l’origine de l’envoi de cette facture afin que ce dernier puisse corriger l’erreur détectée. C’est ce que nous faisons sur Freedz par exemple.

La création d’un portail fournisseurs en ligne

Sans qu’il ne s’agisse d’une solution alternative à l’automatisation, la mise en place d’un portail en ligne ou d’une plateforme comme Freedz, où les fournisseurs peuvent soumettre leurs factures directement, est un bon moyen pour gagner en efficacité. Cela permet de réduire le temps et les erreurs liés à la saisie manuelle des données puisqu’ils n’ont qu’à déposer leurs factures sur le portail (pas de pli, ni d’affranchissement à faire). Les fournisseurs peuvent également suivre l’état de leurs factures et recevoir des notifications en temps réel. En cas de retard de paiement, ils ne rencontreront aucune difficulté à alerter leurs clients.

Archiver et stocker les factures électroniquement

Une facture papier volante, mise malencontreusement dans des dossiers qui ne la concernent pas ou tout simplement perdue, est vite arrivée. Laissez de côté les placards d’archives au profit d’un espace dématérialisé pour conserver vos factures. Au-delà du confort physique (votre bureau gagne de la place), vous n’aurez pas de mal à retrouver à tout moment une facture d’un fournisseur si un contrôle devait être réalisé… Ou de n’importe où, si vous êtes en télétravail.

Traitement des factures fournisseurs sous format électronique : une future obligation légale

En plus d’être coûteuse et chronophage, la gestion de factures sous format papier facilite de nombreuses fraudes, notamment la fraude à la TVA. Pour lutter contre ces fraudes, l’État rend obligatoire l’usage de la facture électronique pour les échanges B2B dès le 1^er juillet 2024 (report de l’entrée en vigueur prévue en 2024) avec l’obligation de réception des factures puis progressivement (selon la taille de l’entreprise) avec leur émission. L’objectif principal pour l’État est bien évidemment de faciliter la détection des fraudes à la TVA mais aussi de simplifier la vie des entreprises. La dématérialisation des factures va dans ce sens, en permettant à l’administration fiscale d’automatiser certains processus et certains contrôles sur les données de facturation.

2024, c’est demain. Par conséquent, il est plus qu’essentiel pour les entreprises de se tourner dès à présent vers une solution de digitalisation pour la réception et le traitement de leurs factures. D’ailleurs, plusieurs acteurs entrent en scène pour gérer ces processus : le portail public de facturation (PPF), les plateformes partenaires de dématérialisation (PDP) et les opérateurs de dématérialisation (OD).

Pour rappel, le PPF est un portail étatique gratuit présentant des fonctionnalités de base (émission et réception des factures). Les PDP telles que Freedz sont plus complètes que le PPF, en ajoutant des services plus diversifiés comme des workflows de validation, des contrôles sur référentiel ou la création de factures au format Factur-X. Enfin, vous retrouverez les opérateurs de dématérialisation, qui joueront le rôle d’intermédiaire entre les entreprises et les plateformes retenues.

Pour conclure

Pour choisir votre solution de digitalisation du traitement des factures fournisseurs, nous vous conseillons d’établir des critères qui répondent à vos besoins concernant :

• La collecte des factures multicanale ;
• les contrôles de conformité des factures ;
• le classement des factures (ex : par montant, par fournisseur, par date, etc.) ;
• les circuits de validation d’une facture (ex : validation par équipe, par montant, etc.) ;
• l’archivage électronique des factures ;
• l’accès facilité et sécurisé à ces factures (ex : plateforme SaaS avec recherche multicritères) ;

Avec la plateforme Freedz, vous pouvez bénéficier d’une solution de digitalisation du traitement des factures fournisseurs, comme des factures clients, conforme à la future réglementation de 2024. De plus, Freedz propose :

• La centralisation de l’intégralité de vos factures fournisseurs via un dépôt de factures sous un format multicanal (API, EDI, portail PDF, mail) ;
• l’archivage légal des factures sous un format électronique standardisé ;
• la validation des factures en équipes (avec des autorisations par service et par montant) ;
• un paiement simplifié ;
• des tableaux de bords de suivi de votre facturation pour limiter les goulots d’étranglement, optimiser les processus et prendre des décisions éclairées pour améliorer l’efficacité. ;
• une gestion multicompte et multistructures si l’entreprise est un grand groupe ;
• des contrôles de conformité des factures reçues.

Les points positifs de la plateforme Freedz :

• un meilleur contrôle des factures fournisseurs puisque chaque service sait où en est la facture et ce qu’il doit en faire (la valider, la contrôler ou encore la payer) ;
• une accélération du temps de traitement grâce à une vision en temps réel de l’avancement de chaque facture ;
• une meilleure gestion de la trésorerie grâce au respect des délais de paiement. Vous évitez d’éventuelles pénalités de retard ;
• un relation plus saine avec vos fournisseurs grâce à la traçabilité des échanges.

En utilisant la plateforme collaborative Freedz, vous choisissez une solution de simplification et de sécurisation concernant la réception et le paiement de vos factures fournisseurs. Vous pourrez ainsi maîtriser vos coûts de gestion pour réinvestir dans votre entreprise sur des postes à plus forte valeur ajoutée. Testez dès à présent votre future PDP Freedz !