Traitement des factures fournisseurs : comment mieux maîtriser les coûts et les risques ?

Le traitement des factures provenant des fournisseurs reste une tâche administrative fastidieuse. Les factures envoyées sous format papier sont encore nombreuses, malgré ce que l’on pourrait croire. Or, une facture papier nécessite de réaliser une saisie manuelle sur le logiciel de comptabilité, ce qui augmente le risque d’erreurs sans parler du risque d’égarer certaines factures au passage.

Au final, beaucoup d’entreprises ont saisi tout l’enjeu de digitaliser leur processus de production, mais des progrès sont encore à réaliser dans la gestion et le paiement des factures des fournisseurs. Pourtant, des solutions existent pour faciliter le traitement de ces factures dans les meilleurs délais. Voici lesquelles…

Traitement des factures fournisseurs : un coût important et des risques substantiels

Aujourd’hui, dans les services comptables, des personnes sont exclusivement dédiées à la réception et la saisie des factures. Analyse, suivi du paiement, gestion de la relation fournisseur… Au lieu d’être en charge de missions stratégiques, une partie du service comptable se retrouve à assurer des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, faute d’être suffisamment équipée.

De plus, les délais de traitement sont allongés pour les factures papier par rapport au traitement de factures électroniques. Le service comptable devra :

• Réceptionner, trier et saisir manuellement les données inscrites sur la facture dans le logiciel de comptabilité ;
• identifier le fournisseur qui a émis la facture ;
• vérifier que la facture soit bien conforme aux fournitures livrées ;
• procéder au paiement de la facture ;
• suivre le bon paiement de ladite facture ;
• archiver la facture.

Au final, le traitement d’une facture peut prendre plusieurs heures. Autant d’heures de travail que votre entreprise devra rémunérer à son service comptable.

Les études statistiques sont parlantes sur ce point. Le traitement d’une facture papier est estimé à 15 €, contre 5 € en moyenne pour la gestion d’une facture électronique.

Outre le coût que représente le traitement d’une facture, d’autres frais sont à prendre en compte. En effet, une entreprise n’est pas à l’abri de perdre une facture papier. Un retard de paiement peut entraîner des pénalités de retard à la charge de l’entreprise.

Pour rappel, les délais de paiement entre professionnels sont fixés en principe à 30 jours suivant la réception des fournitures. Un fournisseur peut néanmoins appliquer un délai de paiement plus long, sans jamais toutefois dépasser les 60 jours ou les 45 jours à compter de la fin du mois. Au-delà de ces délais, des pénalités de retard peuvent être appliquées.

Or, 30 jours ou même 60 jours représentent un délai relativement court, si le service comptable d’une entreprise tarde à traiter les factures sur papier. En cas de factures impayées, une entreprise s’expose :

• au paiement d’une indemnité pour frais de recouvrement de 40 € ;
• au paiement de pénalités de retard, dont le mode de calcul est précisé dans les conditions générales de vente (CGV) du fournisseur ;
• à des sanctions financières de la part de DGCCRF.

Le traitement non optimisé des factures provenant de fournisseurs peut s’avérer coûteux. Pour réduire le temps de traitement et éviter tout retard de paiement, l’utilisation d’un logiciel de traitement des factures est indispensable.

Traitement des factures fournisseurs : quelles solutions pour gagner en efficacité ?

L’erreur est humaine et aucun comptable n’est à l’abri d’une erreur de saisie au moment de traiter une facture. Pour gagner en efficacité, digitaliser les processus d’enregistrement, de paiement et d’archivage des factures permet de réduire considérablement le risque d’erreurs dans le traitement des factures fournisseurs.

De plus, des erreurs peuvent également provenir des fournisseurs eux-mêmes lorsqu’ils éditent leur facture. Certaines factures envoyées au service comptable de votre entreprise peuvent ainsi être considérées comme non conformes. Dans ce cas, le fournisseur à l’origine d’une facture non conforme devra apporter les modifications nécessaires. Cet aller-retour entre le service comptable de l’entreprise et le fournisseur rallonge d’autant plus la durée de traitement des factures.

Un logiciel de traitement des factures fournisseurs, basé sur l’utilisation de factures électroniques échangées via les technologies EDI (échanges de données informatisées) ou API, peut détecter automatiquement une facture non conforme.

Ainsi, ce logiciel opérera un contrôle automatique concernant les données présentées sur une facture pour détecter une éventuelle incohérence ou des doublons de factures. En cas de non-conformité d’une facture, celle-ci ne sera pas envoyée pour traitement au service comptable de l’entreprise. Une notification de non-conformité sera directement envoyée au fournisseur à l’origine de l’envoi de cette facture afin que ce dernier puisse corriger l’erreur détectée. C’est ce que nous faisons sur Freedz par exemple.

Traitement des factures fournisseurs sous format électronique : une future obligation légale

En plus d’être coûteuse et chronophage, la gestion de factures sous format papier facilite de nombreuses fraudes, notamment la fraude à la TVA. Pour lutter contre ces fraudes, l’État prévoit de rendre obligatoire l’usage de la facture électronique pour les échanges B2B entre 2024 – 2026. L’objectif principal pour l’État est bien évidemment de faciliter la détection des fraudes à la TVA. La dématérialisation des factures va dans ce sens, en permettant à l’administration fiscale d’automatiser certains contrôles sur les données de facturation.

2024, c’est demain. Par conséquent, il est plus qu’essentiel pour les entreprises de se tourner dès à présent vers une solution de digitalisation pour la réception et le traitement de leurs factures.

Pour conclure

Pour choisir votre solution de digitalisation du traitement des factures fournisseurs, nous vous conseillons d’établir des critères qui répondent à vos besoins concernant :

• La collecte des factures multicanale ;
• les contrôles de conformité des factures ;
• le classement des factures (ex : par montant, par fournisseur, par date, etc.) ;
• les circuits de validation d’une facture (ex : validation par équipe, par montant, etc.) ;
• l’archivage électronique des factures ;
• l’accès facilité et sécurisé à ces factures (ex : plateforme SaaS avec recherche multicritères) ;

Avec la plateforme Freedz, vous pouvez bénéficier d’une solution de digitalisation du traitement des factures fournisseurs conforme à la future réglementation de 2024. De plus, Freedz propose :

• La centralisation de l’intégralité de vos factures fournisseurs via un dépôt de factures sous un format multicanal (API, EDI, portail PDF, mail) ;
• l’archivage légal des factures sous un format électronique standardisé ;
• la validation des factures en équipes (avec des autorisations par service et par montant) ;
• un paiement simplifié
• des tableaux de bords de suivi de votre facturation
• une gestion multicompte et multistructures ; des contrôles de conformité des factures reçues.

En utilisant la plateforme collaborative Freedz, vous choisissez une solution de simplification et de sécurisation concernant la réception et le paiement de vos factures fournisseurs. Vous pourrez ainsi maîtriser vos coûts de gestion pour réinvestir dans votre entreprise sur des postes à plus forte valeur ajoutée.