Les coûts cachés du traitement des factures

Toutes les entreprises doivent payer des factures. Cela semble tellement évident que l’on ne prête plus attention aux coûts que cela peut représenter pour une entreprise.

Le plus souvent, les processus de traitement des factures fournisseurs sont en place depuis des années et tout fonctionne… (plus ou moins bien). Alors pourquoi les remettre en question ? Le fait est que la modernisation du processus de traitement des factures est rarement une priorité pour les directions financières. Des personnes sont en poste pour ces missions et l’on ne perçoit pas vraiment ce qui pourrait être amélioré.

Pourtant, de nombreuses études le soulignent : le coût de gestion des factures n’a rien d’anodin. On estime à 14€ le coût de traitement d’une facture papier. La faute à de nombreuses manipulations qui viennent alourdir le traitement. Et quand on sait qu’environ 80% des factures circulent encore en papier en France…

Passons en revue les principaux coûts cachés liés au traitement des factures.

Les coûts du traitement des factures

Traitement des factures : le calvaire de la réception

La première étape du traitement des factures n’est pas la moindre en termes de coût. Sur les 14€ mentionnés plus haut, la réception, le tri et la saisie des factures représentent 2,30€.

Comme nous le disions, de nombreuses entreprises traitent encore énormément de factures papiers. Et même quand les factures sont reçues sous format PDF, de nombreuses manipulations restent nécessaires (LAD, scan, impression, saisie/correction des données). C’est d’ailleurs ce que soulignait Fabrice Pellerin, responsable comptable et financier d’Un Toit pour Tous, dans son témoignage sur notre site : “nous passions énormément de temps à faire des manipulations pour scanner les factures avec notre LAD pour les intégrer dans notre logiciel de gestion. Nous avions deux personnes consacrées exclusivement au tri et au scan des factures fournisseurs. ». 2 ETP exclusivement consacrés à ces missions à faible valeur ajoutée. La faute à de trop nombreuses étapes manuelles qui alourdissent le traitement. Voilà un centre de coût important pour un service financier.

Et imaginez que vienne s’ajouter une pandémie mondiale qui provoquerait le confinement de la population et paralyserait une partie des services postaux… C’est ce qui est arrivé à beaucoup d’entreprises avec la Covid-19. Des entreprises qui ont subi la crise et ont dû s’adapter en catastrophe pour continuer à traiter les factures papiers, quand elles arrivaient…

Voilà une étape qui demande clairement à être optimisée. C’est d’ailleurs le sens de l’histoire avec la nouvelle réglementation qui va contraindre toutes les entreprises françaises à passer à la facture électronique d’ici 2024-26.

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La validation des factures : un point clé sous-estimé

Vous vous êtes enfin sorti du calvaire de la réception et du tri des factures fournisseurs. Voici désormais le plus gros morceau du traitement des factures, la validation. 5,40€ sur les 14€ du coût de traitement y sont dûs.

“Avec le confinement, certains fournisseurs doublaient l’envoi de la facture papier par un envoi de la facture en PDF”. C’est ce que confiait Isabelle Devaux, responsable comptable chez Sodineuf lors d’un webinar sur le sujet. Malheureusement, dans beaucoup de PME et même d’ETI, une facture reçue est une facture traitée.

Trop peu de contrôles sont réalisés lors du traitement d’une facture. Que ce soit sur la présence des mentions obligatoires, les doublons ou la réalité du service fait. Ce qui ouvre la voie à des paiements de facture en double, des fraudes ou simplement des erreurs qui devront être rectifiées par la suite.

Une problématique à laquelle s’ajoutent éventuellement des coûts d’impression pour faire circuler le document de bureaux en bureaux quand un processus existe.

Bref, un circuit complexe, qui prend du temps et qui ralentit le traitement des factures. Avec le risque de ne pas maîtriser ses délais de paiement et donc de s’exposer à des sanctions.

L’archivage laborieux des factures

L’archivage est généralement un centre de coût beaucoup plus évident pour les entreprises. Soit parce que l’archivage est externalisé et que le coût est donc très concret. Soit parce que les boîtes s’empilent dans une pièce dédiée et que les documents sont donc sous nos yeux. Ainsi, l’archivage a un coût similaire à la réception, avec 1,5€ qui lui sont consacrés sur les 14€.

A cela s’ajoute une étude réalisée par le cabinet Coleman Parkes qui souligne qu’un employé passe 20 à 40% de son temps à rechercher manuellement des documents. Il est effectivement souvent laborieux d’aller récupérer des documents stockés aux archives. Un temps qui pourrait certainement être utilisé d’une meilleure façon.

Gestion des fournisseurs : les fraudes se multiplient

Dernier point que nous voulions aborder ici : les relations fournisseurs. Nous aurions pu aussi parler du paiement des factures… Mais comme il s’agit pour nous d’un point stratégique pour nombre d’entreprises, nous préférons faire un focus sur ces relations-clés.

Une étude réalisée par Euler Hermès avance qu’une entreprise sur quatre a été victime de fraudes en 2019. Dans la moitié des cas, il s’agit d’une fraude aux faux fournisseurs. C’est-à-dire une falsification des coordonnées bancaires, soit sur les factures, soit par une demande de mise à jour par courrier. 

La gestion des risques et des éventuels litiges (délai de paiement, suivi du traitement, problèmes sur les marchandises/prestations) autour des factures sont donc des sujets importants qu’il ne faut pas négliger.

D’autant que les relations fournisseurs peuvent être un point stratégique pour certaines entreprises. Dans l’immobilier par exemple, un mauvais contrôle sur les délais de paiement peut entraîner des conflits avec certains fournisseurs qui pourraient ralentir des travaux, couper un service, etc.

Traitement des factures : des solutions existent

Heureusement, avec la digitalisation des processus, des solutions existent. D’abord, nous en parlions rapidement, l’Etat français prévoit la généralisation de la facture électronique pour tous les échanges B2B en France. La dématérialisation des factures devrait apporter des gains d’efficacité importants sur les sujets abordés dans cet article.

Freedz, plateforme de gestion des factures fournisseurs 100% électronique peut vous y aider. La plateforme vous propose de nombreux moyens pour collecter l’intégralité de vos factures de façon dématérialisée. Ensuite, elle applique une série de contrôles (mentions obligatoires, doublons, numéro de commande, etc) pour être certain qu’une facture reçue est une facture à traiter. Enfin, en plus de proposer un archivage électronique à valeur légale sur 10 ans des factures, l’intégration automatique des factures dans votre ERP, Freedz vous propose également de mettre en place un workflow de validation pour permettre à vos équipes de donner leur bon à payer.

Bref, Freedz vous propose tout ce qu’il vous faut pour réduire les coûts cachés du traitement de vos factures et réaliser d’importantes économies !

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