Cas client

Un Toit pour Tous :

Automatiser les tâches chronophages pour gagner en productivité

Créé en 1968, Un Toit pour Tous est le premier acteur privé du logement social en Languedoc-Roussillon. Construire, réhabiliter, attribuer des logements, assurer un cadre de vie agréable, participer à la vie des quartiers… Les domaines d’intervention d’Un Toit pour Tous sont nombreux. Acteur majeur du logement social, son action vise à la fois à contribuer au développement de l’offre de logements sociaux, à offrir une meilleure qualité de services à ses locataires et à encourager le parcours résidentiel.

Pour atteindre ces objectifs, Un Toit pour Tous est dans une démarche d’amélioration continue de ses process. C’est dans ce cadre que la Direction a entamé de nombreux projets lui permettant de gagner en efficacité, notamment dans la gestion de la comptabilité fournisseurs avec la plateforme Freedz.

Entretien avec Fabrice Pellerin, Responsable comptable et financier chez Un Toit pour Tous.

 

Le contexte

 

Pourquoi avez-vous mis en place ce projet ?

Ce projet s’inscrit dans notre projet d’entreprise. Nous sommes dans une démarche d’efficacité où nous regardons tous les projets qui pourraient nous permettre de gagner en efficacité.

La mise en place de Freedz répondait à trois problématiques importantes pour nous :

  • Tout d’abord, au moment où nous avons envisagé ce projet, nous passions énormément de temps à faire des manipulations manuelles pour scanner les factures avec notre outil de LAD pour les intégrer dans notre logiciel de gestion. Nous avions deux personnes consacrées exclusivement au tri et au scan des factures fournisseurs. Nous souhaitons supprimer ces tâches chronophages et réinvestir le temps dans des tâches plus qualitatives.
  • Ensuite, nous recevions beaucoup de factures par mail adressées à des personnes non rattachées à la comptabilité. Ce système engendrait une perdition de factures entre le fournisseur et notre service comptabilité. Nous avons donc choisi de centraliser la réception des factures dans un seul et même endroit, Freedz.
  • Ce qui me permet d’aborder notre dernier objectif : nous souhaitions sécuriser nos délais de paiement car c’est une problématique importante pour nous.

 

Pourquoi avoir choisi Freedz et Neovacom ?

Nous avons listé plusieurs acteurs du marché qui travaillaient sur le sujet. Freedz nous semblait être la solution la plus adaptée en termes de rapport qualité/prix par rapport à ce que nous souhaitions.

Le fait que Freedz s’inspire très fortement de Chorus a été un argument très important. Nous avons en effet un certain nombre de nos fournisseurs qui utilisent très régulièrement Chorus.

De plus, nous sommes convaincus que la dématérialisation sera la norme dans un avenir très proche (et les évènements récents tendent à nous donner raison). Nous souhaitions donc une solution nous permettant de passer à terme au 100% électronique, en respectant les normes fiscales.

 

Le projet

 

Comment s’est déroulée la mise en place du projet ?

La mise en place s’est bien passée mais a été assez longue pour plusieurs raisons. Nous avons démarré les phases de test en septembre-octobre 2019. Nous étions opérationnels et prêts à passer en production en décembre. Malheureusement une personne de notre équipe est partie en pleine période de clôture comptable ce qui nous a poussé à mettre en stand-by le projet.

Nous avons véritablement repris le projet courant avril 2020, pendant le confinement. Pendant toute la phase de paramétrage, puis de lancement, les contacts ont été bons et plutôt réactifs avec les équipes techniques de Neovacom.

 

Et comment cela se passe depuis ?

Nous avons vraiment relancé le projet fin avril. Nous avons souhaité faire quelques tests avec les premiers fournisseurs pour valider le process et nous adapter en interne avant de monter en puissance. Nous avons ciblé les fournisseurs qui font les plus gros volumes, pour avoir le gain de productivité le plus rapide possible.

Depuis, plusieurs centaines de factures sont passées par Freedz et cela fonctionne très bien. Nous cherchons donc à rattacher l’ensemble de nos fournisseurs sur la plateforme.

Nous sommes également en train de faire quelques évolutions de notre SI interne pour améliorer encore le traitement et tirer le plein potentiel de Freedz, notamment pour les factures de fluides.

 

 

Les bénéfices perçus

 

Quels bénéfices percevez-vous de l’utilisation de Freedz ?

Nous sommes contents car nous commençons à percevoir les premiers bénéfices que nous attendions, même si nous espérons encore monter en puissance progressivement.

Premièrement, Freedz nous permet de centraliser l’intégralité de nos factures fournisseurs.

Deuxièmement, Freedz nous a déjà permis un gain de productivité. Nous avons déjà reçu plusieurs centaines de factures par la plateforme pour lesquelles nous avons supprimé complètement les tâches manuelles et chronophages. Nous percevons bien les gains potentiels qui nous attendent encore, qui demandent à l’heure actuelle une adaptation de notre système d’information interne.

L’autre point très positif est que nous avons établi une traçabilité avec nos fournisseurs via la plateforme (information du statut de la facture : Mise à disposition/comptabilisée/payée), ce qui limite aussi les sollicitations liées à l’échange d’informations sur l’état du traitement des factures. Nous avons donc moins de relances à gérer.

Enfin, nous sommes très satisfaits de l’après-vente. L’accompagnement est vraiment professionnel car les équipes sont joignables et disponibles pour nous aider, nous et nos fournisseurs.

 

Justement, pour vos fournisseurs, comment s’est passée l’adaptation ?

Les fournisseurs sont contents car ils apprécient la traçabilité, sur la transmission des factures comme sur les paiements. Cela leur demande un peu de travail au début mais ils en perçoivent bien les bénéfices.

Fabrice Pellerin

Responsable comptable et financier, Un Toit pour Tous

Un Toit pour Tous en bref :

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19 000 factures/an

800 fournisseurs

Acteur majeur du logement social depuis 1968

22 000 personnes logées

9 531 logements gérés répartis sur 100 communes, 2 régions, 4 départements

150 collaborateurs

40,76 M€ de chiffre d'affaires en 2018