Freedz x Mindee : quand le traitement des factures devient un jeu d’enfant

Neovacom, éditeur de la solution Freedz, fait appel aux APIs de Mindee pour booster les capacités de sa plateforme de facturation électronique.

Partenariat Freedz et Mindee

La facture, un document central souvent négligé

Imaginez… Vous êtes en 2020, au sein de la direction financière d’une entreprise recevant plus de 50 000 factures par an. La totalité ou presque de ces factures sont reçues au format papier et encore, quand elles arrivent… À cause de cela, au service comptabilité, une équipe de 4 personnes est dédiée exclusivement au scan des factures et à la saisie des données dans l’ERP de l’entreprise.

Difficile à croire ? Surtout quand on sait que le coût de traitement d’une facture fournisseur reçue en papier est de 15€. Et pourtant, en 2019 plus de 80% des échanges de factures se faisaient encore en papier !

Le parcours d’une facture fournisseur papier est souvent chaotique. Ce qui engendre des coûts importants pour les entreprises, des tâches chronophages pour les employés et des conflits réguliers avec les fournisseurs…

Freedz, le premier pas vers une comptabilité fournisseurs 100% factures électroniques

C’est pour résoudre ce problème, et donc fluidifier les relations clients-fournisseurs, qu’est née la plateforme Freedz. Cette solution permet à une entreprise de collecter l’intégralité de ses factures fournisseurs dans un format nativement électronique. Peu importe le mode de fonctionnement des fournisseurs, Freedz propose une solution adaptée pour collecter leurs factures. Et le tout dans un format directement intégrable dans l’ERP. C’est là que Freedz se distingue des autres solutions : les fournisseurs sont responsables de leurs données de facturation et le client peut automatiser le traitement des factures dès leur réception, allant ainsi plus loin que les solutions de LAD/RAD traditionnelles.

« Pour offrir un ROI intéressant et rapide à nos utilisateurs, nous avons d’abord choisi de proposer des solutions qui leur permettaient de recevoir les factures de leurs fournisseurs envoyant de gros volumes » raconte Marc VIDAL, Product manager de Freedz chez Neovacom. C’est pourquoi la plateforme Freedz concentre différents modes de réception automatisés (EDI, API) et de nombreux formats de factures électroniques. « Globalement, la loi de Pareto peut s’appliquer au sein des comptabilités fournisseurs : 80% des factures reçues sont émises par 20% des fournisseurs. Notre but était donc de proposer à ces fournisseurs des modes de dépôts de factures automatisés pour qu’ils ne soient plus obligés d’envoyer toutes ces factures en papier et qu’eux aussi économisent des ressources. »

La situation des « petits » fournisseurs (en termes de volume) a été adressée différemment. Pour de faibles volumes, le développement d’une connexion automatisée n’est pas intéressant pour le fournisseur. C’est pour cela que Freedz dispose de la capacité de recevoir des factures en PDF. « Mais pour que Freedz constitue le format électronique intégrable automatiquement par le client, le fournisseur devait ressaisir manuellement quelques informations » explique Marc. « Le dépôt d’une facture pouvait donc prendre 30 secondes à 1 minute. Quand on s’est aperçu que certains fournisseurs l’utilisaient pour saisir plus de 100 factures/mois, on s’est dit qu’il fallait absolument améliorer l’expérience de ces utilisateurs ! » Neovacom s’est donc mis en recherche d’une solution pour automatiser la lecture des informations contenues dans les factures. Ce qui permettrait de préremplir les champs qui étaient saisis manuellement par les fournisseurs

 

Avec Mindee, c’est l’IA qui s’ajoute aux fonctionnalités de Freedz

« Freedz a été développée en SaaS avec des technologies et une architecture de toute dernière génération. Il était donc important pour nous de faire appel à une société innovante de la nouvelle scène IA française. » C’est là qu’intervient Mindee.

« Mindee a retenu notre attention car plusieurs acteurs que nous connaissions bien faisaient déjà appel à leur technologie. C’est leur approche qui nous a séduits. Basée sur des technologies de Deep learning, leur API de lecture de factures est radicalement différente de ce qui existe sur le marché. Les performances de leur IA en termes de lecture des données sont impressionnantes. C’est du temps réel avec un retour d’information dans la seconde et un taux de succès de 95% ! Ceci améliore considérablement l’expérience des fournisseurs sur notre plateforme. » Grâce à l’ajout de cette technologie, le dépôt d’une facture sur Freedz ne prend plus que quelques secondes !

Comment ça marche ?

Alors comment atteindre de telles performances ? Pour dépasser les limites des technologies historiques, les chercheurs en deep learning de Mindee ont travaillé sur des algorithmes en cherchant à se rapprocher du comportement humain. « Ce que nous faisons, c’est de la vision par ordinateur grâce à des algorithmes de deep learning et non de l’OCR. Croyez-le ou non, les solutions OCR traditionnelles lisent tous les mots d’une facture avant de chercher lesquels pourraient correspondre à telle ou telle information » raconte Victor Briançon-Marjollet, Head of Operations chez Mindee. « Ce que nous avons cherché à faire, c’est nous rapprocher d’un comportement humain. Quand vous lisez une facture, vous allez instinctivement porter votre attention vers différentes zones selon que vous souhaitez lire le montant TTC ou le nom du fournisseur par exemple. Vous puisez dans les signaux visuels comme la typologie, la couleur et la disposition des mots les indices nécessaires pour inconsciemment réaliser cette tâche. C’est ce que fait également notre IA. Elle va rechercher des zones d’intérêts où se trouve probablement l’information voulue, puis la lire. Changer le paradigme de compréhension d’un document en inversant les étapes de lecture et de localisation de l’information nous a permis d’atteindre des performances inégalées en termes de rapidité et de taux de succès. »

De plus, cette technologie est basée sur un réseau de neurones, qui présente certains autres avantages. « Une fois passé un certain nombre d’exemples (40-50 000 factures), l’IA réussi à “généraliser”, c’est à dire à construire des “règles” qui lui sont propres et qui lui permettent de s’adapter toute seule à des nouveaux cas. C’est une des grandes forces de ces réseaux de neurones : une fois en production, ils fonctionnent également sur des documents dont le fournisseur, la devise ou même la langue lui sont inconnus. Sur les technologies traditionnelles, chaque nouveau cas demandait un nouveau paramétrage de l’OCR pour fonctionner avec les mêmes performances, ce qui est extrêmement lourd » souligne Victor.

Au contraire, Mindee cherchait à fournir une technologie qui soit accessible et simple à intégrer pour les développeurs souhaitant en équiper leur plateforme. Ce que confirme Marc : « L’intégration de Mindee à Freedz a été très rapide car nos deux solutions ont été pensées en SaaS, pour être ouvertes et avec des API variées. En plus, leurs équipes se sont montrées super réactives. »

Une évolution qui en appelle d’autres

« Nous sommes très contents de cette collaboration avec Mindee », déclare Dominique Fenain, Président de Neovacom. « Déjà parce que les relations avec les équipes de Mindee sont très bonnes, mais surtout car c’est un atout fonctionnel de plus apporté par leur technologie à notre plateforme Freedz. L’ajout de cette IA à notre portail de dépôt de factures améliore l’expérience utilisateur des fournisseurs. C’est une évolution qui était également attendue par nos clients pour faciliter la vie de leurs fournisseurs. Car tout l’objectif de Freedz est là, améliorer les relations entre les deux parties en fluidifiant les échanges d’informations. D’autres évolutions arriveront d’ailleurs très vite ! »

 

De son côté, Jonathan Grandperrin, CEO de Mindee salue l’alignement des visions entre les deux sociétés. « Notre objectif est de pouvoir fournir à tous les développeurs qui souhaitent construire les logiciels de demain des capacités de lecture de documents performantes, robustes et facilement intégrables dans leurs produits. Freedz partage cette vision d’un écosystème ouvert dans lequel les éditeurs de logiciel cohabitent avec les fournisseurs technologiques au travers d’APIs standardisées afin de tirer le meilleur des expertises de chacun. Nous avons pris le temps de capitaliser sur nos précédents produits notamment dédiés aux tickets et notes de frais afin de fournir un moteur de lecture de facture en rupture avec les 30 ans d’OCR que le marché a derrière lui. Nous sommes ravis qu’un éditeur comme Freedz puisse montrer toute l’étendue de ce qu’on peut construire en intégrant nos moteurs ».

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