Archivage à valeur probante : définition et enjeux

En comptabilité, le papier est un support qui tend à disparaitre au profit du format digital. La dématérialisation concerne également l’archivage des documents. Elle offre de multiples avantages : gain de temps, d’espaces et réduction des coûts. Cela est d’autant plus vrai pour les factures, les contrats et les correspondances commerciales qui doivent être conservées au minimum 10 ans.

Afin que le stockage numérique réponde aux exigences de l’administration fiscale, il doit se conformer à un certain nombre de règles. Dans cet article, découvrez les règles de l’archivage à valeur probante ainsi que les enjeux et les bénéfices pour les entreprises.

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Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?

L’archivage à valeur probante a été introduit par l’arrêté du 22 mars 2017. Il s’agit d’un processus technique qui permet l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques. C’est aussi un procédé qui garantit l’intégrité des données dans le temps et confère une valeur légale aux documents dématérialisés.

L’archivage numérique offre également la possibilité de stocker une importante quantité d’informations sur le long terme.

Un archivage à valeur probante signifie que les pièces conservées de cette manière peuvent faire office de preuves. Les renseignements contenus dans les documents sont considérés comme vraies et ont donc une valeur légale. Attention cependant à ne pas confondre avec le terme « probatoire ». En droit, il désigne tout ce qui permet de fournir une preuve.

Archivage à valeur probante : quelle utilité ?

Le but de l’archivage à valeur probante est d’assurer la pérennité de l’information ainsi que la restitution des documents en cas de contrôle.

3 règles essentielles sont à respecter pour que l’archivage soit considéré comme valide par l’administration fiscale :

  • Authenticité : la provenance du document doit être clairement déterminée. Il dispose donc d’un auteur, d’une signature ou d’une empreinte électronique et est horodaté. Ces caractéristiques garantissent ainsi l’origine du fichier.
  • Intégrité : là encore, la signature ou l’empreinte numérique ainsi que l’horodatage permettent de garantir la non-altération ou modification des informations contenues dans le document.
  • Intelligibilité : le fichier doit pouvoir être lisible et compréhensible par tous, quel que soit son format, PDF ou XML. Les logiciels d’archivage doivent donc rendre le document lisible sur écran pour un être humain.
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Bénéfices de l’archivage à valeur probante

L’archivage à valeur probante offre de très nombreux avantages par rapport au stockage papier :

  • Se prémunir contre les contentieux : il y a beaucoup moins de risques d’erreurs ou de perte de documents.
  • Répondre aux enjeux réglementaires : à l’horizon 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises.
  • Gagner en sécurité : les documents ne peuvent pas subir de modification. L’exactitude des données est ainsi garantie.
  • Maîtriser les risques : le stockage numérique permet une meilleure conservation des documents comptables et administratifs qui sont stockés sur un cloud sécurisé. Pas de risque de perte, d’altération ou de destruction des documents.
  • Assurer la souplesse dans la consultation des documents : les documents sont consultables n’importe où et à n’importe quel moment.

L’archivage à valeur probante des contenus numériques : un enjeu de conformité

Les transactions 100% numériques sont en progression constante. L’évolution des lois participe à cet essor de la digitalisation des processus.

L’article 16 de la loi de finance rectificative du 29 décembre 2016 assouplit les règles fiscales en matière de conservation de documents comptables et de leurs pièces justificatives. Cette disposition permet aux entreprises de garder sous forme numérique leurs factures établies ou reçues.

« Sans préjudice du premier alinéa du présent I, lorsque les documents et pièces sont établis ou reçus sur support papier, ils peuvent être conservés sur support informatique ou sur support papier, pendant une durée égale au délai prévu au même premier alinéa. Les modalités de numérisation des factures papier sont fixées par arrêté du ministre chargé du budget. »

Lors d’un contrôle fiscal, si les modalités de numérisation posées par l’arrêté ont été respectées, il n’est plus obligatoire de présenter les originaux papiers des fichiers électroniques.

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination du secteur public sous format électronique (via la plateforme Chorus). La loi Finances 2020 a également introduit l’obligation d’employer la facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France. L’ordonnance du 15 septembre 2021 (Journal officiel du 16 septembre 2021) définit le cadre juridique nécessaire à la généralisation de la facturation électronique pour ces transactions.

L’archivage à valeur probante : un pilier de la transformation numérique des entreprises

Le stockage et l’archivage électronique est actuellement un marché en très forte croissance. Il est aussi l’un des piliers de la digitalisation des processus en entreprise.

L’archivage à valeur probante est particulièrement utile pour les documents relatifs à la gestion du personnel, les contrats commerciaux, les états comptables et les factures. C’est l’étape finale et à la fois incontournable de la vie d’un document. C’est aussi une phase clé dans la transformation numérique des entreprises.

 

Avant de choisir une solution d’archivage électronique, il est important de se focaliser sur la législation et les contraintes réglementaires en matière de conservation des documents. La sécurité est également un facteur essentiel pour la sélection d’un logiciel d’archivage.

Freedz est une plateforme collaborative qui permet aux clients de recevoir, de traiter et de conserver les factures électroniques de leurs fournisseurs. La solution propose ainsi l’archivage électronique à valeur légale et permet de supprimer les freins liés au papier et aux nombreuses manipulations.

Les factures électroniques générées sur Freedz sont totalement conformes aux attentes de l’administration fiscale pour 2024. C’est aussi la garantie de relations simplifiées et fluidifiées entre clients et fournisseurs.

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