Archivage à valeur probante : définition et enjeux

En comptabilité, le papier est un support qui tend à disparaitre au profit du format digital. La dématérialisation concerne également l’archivage des documents. Elle offre de multiples avantages : gain de temps, d’espaces et réduction des coûts. Cela est d’autant plus vrai pour les factures, les contrats et les correspondances commerciales qui doivent être conservées au minimum 10 ans.

Afin que le stockage numérique réponde aux exigences de l’administration fiscale, il doit se conformer à un certain nombre de règles. Dans cet article, découvrez les règles de l’archivage à valeur probante ainsi que les enjeux et les bénéfices pour les entreprises.

Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?

L’archivage à valeur probante a été introduit par l’arrêté du 22 mars 2017. Il s’agit d’un processus technique qui permet l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques. C’est aussi un procédé qui garantit l’intégrité des données dans le temps et confère une valeur légale aux documents dématérialisés.

L’archivage numérique offre également la possibilité de stocker une importante quantité d’informations sur le long terme.

Un archivage à valeur probante signifie que les pièces conservées de cette manière peuvent faire office de preuves. Les renseignements contenus dans les documents sont considérés comme vrais et ont donc une valeur légale. Attention cependant à ne pas confondre avec le terme « probatoire ». En droit, il désigne tout ce qui permet de fournir une preuve.

Archivage à valeur probante : quelle utilité ?

Le but de l’archivage à valeur probante est d’assurer la pérennité de l’information ainsi que la restitution des documents en cas de contrôle.

3 règles essentielles sont à respecter pour que l’archivage soit considéré comme valide par l’administration fiscale :

• Authenticité: la provenance du document doit être clairement déterminée. Chaque document doit être attribué à un auteur identifiable et doit comporter une signature ou une empreinte électronique unique. L’horodatage joue également un rôle clé en enregistrant la date et l’heure exactes de la création ou de la réception du document. Ces caractéristiques garantissent l’origine du fichier ; l’utilisateur s’assure ainsi que le document provient bien de la source revendiquée et n’a pas été créé de manière frauduleuse. Par conséquent, le recours à des technologies comme les certificats numériques et les infrastructures de gestion des clés (PKI) renforce encore un peu plus la fiabilité de l’authenticité des documents archivés.
• Intégrité: L’intégrité d’un document signifie qu’il doit rester inchangé et intact depuis sa création ou sa réception jusqu’à sa consultation ou son utilisation ultérieure. Là encore, la signature ou l’empreinte numérique associée à l’horodatage permettent de garantir la non-altération ou modification des informations contenues dans le document. Les systèmes d’archivage utilisent des mesures de sécurité avancées pour repérer toute tentative de modification non autorisée. Parmi ces mesures, l’utilisation de sommes de contrôle (hash) permet de vérifier que le contenu du document reste inchangé. Toute modification, même minime, serait immédiatement détectée.
• Intelligibilité: le fichier doit pouvoir être lisible et compréhensible par tous, quel que soit son format, PDF ou XML. Les logiciels d’archivage doivent donc rendre le document lisible sur écran pour un être humain. Garantir cette accessibilité n’est possible que si l’outil utilise des standards ouverts et largement supportés. Par ailleurs, une interface utilisateur intuitive facilite la navigation et la lecture des documents archivés, même pour ceux qui ne sont pas experts en technologie. L’objectif est de s’assurer que chaque utilisateur puisse accéder aux informations sans obstacle, afin d’en garantir la pérennité et l’utilité des archives.

Bénéfices de l’archivage à valeur probante

L’archivage à valeur probante offre de très nombreux avantages par rapport au stockage papier :

• Se prémunir contre les contentieux: il y a beaucoup moins de risques d’erreurs ou de perte de documents. En effet, les justificatifs numérisés, tels que les factures, contrats et notes de frais, bénéficient d’une reconnaissance légale en cas de contrôle par des autorités comme les services fiscaux ou l’URSSAF. Conformément à l’article L. 243-16 du Code de la Sécurité sociale, les documents numérisés sont considérés comme des originaux à part entière.
• Répondre aux enjeux réglementaires : à l’horizon 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises.
• Gagner en sécurité : les documents ne peuvent pas subir de modification. L’exactitude des données est ainsi garantie. Les métadonnées de l’archivage à valeur probante facilitent un suivi précis et détaillé des documents.
• Maîtriser les risques: le stockage numérique permet une meilleure conservation des documents comptables et administratifs qui sont stockés sur un cloud sécurisé. Pas de risque de perte, d’altération ou de destruction des documents.
• Assurer la souplesse dans la consultation des documents: les documents sont consultables n’importe où et à n’importe quel moment. Les collaborateurs adoptent facilement les applications mobiles professionnelles sur smartphone. Il suffit de constater le temps gagné sur la numérisation et l’archivage instantané des reçus de notes de frais. Plus que la qualité intrinsèque des productions de la numérisation, l’archivage à valeur probante s’inscrit généralement dans un programme de transformation digitale et d’efficience organisationnelle, notamment grâce à l’instantanéité d’accès à l’information.

L’archivage à valeur probante des contenus numériques : un enjeu de conformité

Les transactions 100 % numériques sont en progression constante. L’évolution des lois participe à cet essor de la digitalisation des processus.

L’article 16 de la loi de finance rectificative du 29 décembre 2016 assouplit les règles fiscales en matière de conservation de documents comptables et de leurs pièces justificatives. Cette disposition permet aux entreprises de garder sous forme numérique leurs factures établies ou reçues.

« Sans préjudice du premier alinéa du présent I, lorsque les documents et pièces sont établis ou reçus sur support papier, ils peuvent être conservés sur support informatique ou sur support papier, pendant une durée égale au délai prévu au même premier alinéa. Les modalités de numérisation des factures papier sont fixées par arrêté du ministre chargé du budget. »

Lors d’un contrôle fiscal, si les modalités de numérisation posées par l’arrêté ont été respectées, il n’est plus obligatoire de présenter les originaux papiers des fichiers électroniques.

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination du secteur public sous format électronique (via la plateforme Chorus). La loi Finances 2020 a également introduit l’obligation d’employer la facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France. L’ordonnance du 15 septembre 2021 (Journal officiel du 16 septembre 2021) définit le cadre juridique nécessaire à la généralisation de la facturation électronique pour ces transactions.

L’archivage à valeur probante : un pilier de la transformation numérique des entreprises

Le stockage et l’archivage électronique sont actuellement un marché en très forte croissance. Il est aussi l’un des piliers de la digitalisation des processus en entreprise.

L’archivage à valeur probante est particulièrement utile pour les documents relatifs à la gestion du personnel, les contrats commerciaux, les états comptables et les factures. C’est l’étape finale et à la fois incontournable de la vie d’un document. C’est aussi une phase clé dans la transformation numérique des entreprises.

Avant de choisir une solution d’archivage électronique, il est important de se focaliser sur la législation et les contraintes réglementaires en matière de conservation des documents. La sécurité est également un facteur essentiel pour la sélection d’un logiciel d’archivage.

Quels sont les défis de la dématérialisation dans les entreprises ?

La dématérialisation transforme les entreprises, mais elle n’est pas sans obstacles. Comprendre ces défis est essentiel pour réussir sa transition et pour tirer pleinement parti des avantages du numérique. L’archivage électronique n’y échappe pas. Aussi, il est important de garder en tête ce qui peut freiner son déploiement dans l’entreprise. Parmi les principaux, on retrouve :

• La formation des employés: toute nouvelle technologie ou tout nouveau processus numérique sera accepté par le personnel s’il bénéficie de la formation adéquate. C’est l’un des seuls moyens de garantir une transition en douceur et d’éviter les erreurs.
• La sécurité des données: la protection des données d’une entreprise est primordiale, c’est un fait. Aussi, les entreprises doivent s’assurer que leurs systèmes de stockage numérique sont à l’épreuve des cyberattaques et des failles de sécurité qui peuvent survenir à tout moment.
• La gestion des changements: adopter de nouvelles pratiques numériques nécessite la politique d’une gestion du changement efficace pour minimiser la résistance et maximiser l’adhésion des employés.

Quelles solutions logicielles proposent l’archivage électronique ?

Il existe plusieurs solutions logicielles qui facilitent l’archivage électronique à valeur probante :

• Les systèmes de gestion documentaire (DMS): ces systèmes permettent de gérer, stocker et retrouver facilement les documents électroniques.
• Les logiciels de comptabilité intégrés: ils offrent des outils pour archiver et gérer les documents financiers. Ainsi, la conformité et la gestion des preuves fiscales n’en deviennent que plus simples.
• Les plateformes de collaboration: elles permettent aux équipes de partager et de collaborer sur des documents en temps réel tout en garantissant l’intégrité et l’authenticité des fichiers.

Quels sont les bénéfices pour les entreprises de s’équiper d’un outil d’archivage à valeur probante ?

L’archivage électronique à valeur probante offre des avantages significatifs pour les entreprises de tous secteurs :

• Amélioration de l’efficacité opérationnelle: Les documents sont facilement accessibles et consultables. Les collaborateurs ne perdent pas de temps à chercher des informations et peuvent se concentrer sur leurs tâches principales.
• Réduction des coûts: Moins de papier et de stockage physique signifient des économies substantielles. La réduction de l’empreinte carbone grâce à l’utilisation de moins de papier s’aligne avec les initiatives de responsabilité sociale des entreprises.
• Conformité accrue: La capacité à fournir des documents conformes aux exigences légales et fiscales lors des audits et des contrôles. Les entreprises peuvent éviter des pénalités coûteuses en démontrant une conformité rigoureuse.
• Amélioration de la collaboration: Les équipes peuvent collaborer plus efficacement en ayant accès aux mêmes documents en temps réel. Les délais de communication sont réduits. Chacun peut suivre en temps réel si des modifications ont été faites.

Freedz est une plateforme collaborative qui permet aux clients de recevoir, de traiter et de conserver les factures électroniques de leurs fournisseurs. La solution propose ainsi l’archivage électronique à valeur légale et permet de supprimer les freins liés au papier et aux nombreuses manipulations.

Les factures électroniques générées sur Freedz sont totalement conformes aux attentes de l’administration fiscale pour 2026. C’est aussi la garantie de relations simplifiées et fluidifiées entre clients et fournisseurs. N’attendez plus, adoptez Freedz dès aujourd’hui pour sécuriser vos transactions et optimiser vos échanges commerciaux.