Réforme 2024 : quel sera le rôle des opérateurs de dématérialisation ?

Initialement prévue à compter du 1er juillet 2024 et finalement décalée en 2026 (lire l’article : Report de la réforme facturation électronique : que faut-il savoir ?), l’obligation de facturation électronique génère toujours de la confusion. Cela s’explique notamment par le changement du dispositif de transmission et de réception des factures électroniques qui l’accompagne : les entreprises devront désormais passer par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation. Ce qui implique l’arrivée de nouveaux acteurs dans le circuit de dématérialisation – voire une redistribution des rôles. En effet, après la réforme, seuls le portail public de facturation (PPF) et les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) seront habilités à adresser directement les factures. Et les opérateurs de dématérialisation dans tout ça ? Parlons-en.

Facturation électronique : plusieurs acteurs mais des rôles (et atouts) différents

Tout, ou presque, a commencé avec l’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022. Avec une entrée en vigueur prévue en 2024 mais décalée en 2026 (en savoir plus), l’article prévoit une obligation de facturation électronique (e-invoicing) et la transmission à l’administration fiscale des données de facturation pour les entreprises assujetties à la TVA (e-reporting). L’un des objectifs de cette mesure est la lutte contre la fraude en assurant la confidentialité des données de bout en bout.

C’est pourquoi la transmission de toutes les données de facturation devra s’appuyer sur un dispositif précis, que l’on appelle aussi dispositif en Y.

Le dispositif en Y, de quoi s’agit-il ?

Le club très restreint du circuit de dématérialisation comprend trois acteurs principaux pour assurer la transmission des factures et des données entre les entreprises : les PDP, le PPF et les OD. La répartition des rôles s’illustre par un schéma en forme de Y avec, à chaque bout des branches supérieures, le fournisseur et l’acheteur, reliés entre eux par le PPF qui gère la transmission à l’administration fiscale. Les entreprises auront le choix de la plateforme pour l’émission/réception des factures, et c’est pourquoi elles pourront également opter pour une PDP, un opérateur privé et immatriculé au même titre que le PPF, mais qui offre de nombreuses fonctionnalités supplémentaires.

Lire aussi : Réforme 2024 : comment choisir sa plateforme de facturation électronique ?

L’OD, un intermédiaire potentiel entre les entreprises, les PDP et le PPF

L’OD, quant à lui, peut se greffer au dispositif en tant que prestataire de service. Intégré au système d’une entreprise, il sert alors d’intermédiaire entre l’entreprise et la plateforme de dématérialisation retenue (PDP ou PPF), et offre un accompagnement dans la mise en conformité aux nouvelles obligations réglementaires. Plus précisément, et en gardant en tête le schéma en Y, on pourra le retrouver en amont et/ou en aval des PDP ou du PPF, où il interviendra comme une aide supplémentaire à la mise en conformité avec les nouvelles obligations réglementaires. En proposant, par exemple, une fonctionnalité de gestion des ventes et de suivi des factures.

Mais son rôle restera limité car, contrairement aux PDP et au PPF, l’OD ne sera pas autorisé à transmettre directement les factures électroniques, les données de facturation, de transactions et de paiement pour l’administration.

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Quand recourir à un opérateur de dématérialisation ?

C’est là toute la différence entre les PDP et les OD : on appelle opérateur de dématérialisation toute plateforme privée non certifiée, c’est-à-dire qui n’a pas été reconnue comme PDP par l’administration fiscale. Les OD n’en restent pas moins des acteurs dans le circuit de dématérialisation, mais en tant que facilitateurs. Ils vont apporter des services complémentaires par rapport aux PDP et/ou au PPF.

Des fonctionnalités différentes pour répondre à des besoins spécifiques

L’intérêt d’un opérateur de dématérialisation réside dans les fonctionnalités additionnelles qu’il propose, d’autant qu’ils sont tous différents. Dans le cadre de la réforme, un OD peut fournir un accompagnement à l’entreprise pour le traitement des factures reçues, aider à la gestion jusqu’au suivi des règlements et, dans l’ensemble, apporter une valeur ajoutée en amont ou en aval de la transmission des factures.

Il peut aussi proposer un service de conversion des factures, dans au moins un des trois formats du socle minimal homologués pour la dématérialisation (UBL, Factur-X et CII). Un OD peut en effet être en mesure d’émettre des factures sous formats tiers à destination de l’entreprise cliente ou de les réceptionner de la part du fournisseur, puis de les convertir avant de transmettre aux acteurs suivants : la PDP, qui extraira les données de la facture pour les déposer sur le PPF.

Bien connaître ses options avant la réforme

Toutefois, la plupart des PDP offriront les mêmes fonctionnalités. Le recours à un OD sera pertinent pour une entreprise si elle choisit en 2026 (report de l’entrée en vigueur prévue en 2024) de passer par le PPF, qui pourra assurer un service d’émission et de réception gratuit, mais limité. Au besoin, l’entreprise aura tout loisir d’y intégrer un outil de gestion compatible avec le PPF, apte à répondre à ses éventuelles spécificités et à automatiser les processus. Celui-ci sera dès lors considéré comme un OD.

En somme, une solution moins vaste et automatisée qu’une PDP, mais adaptée à une pratique standard. Pour des exigences plus élevées, cependant, l’option payante mais optimisée de la PDP apportera l’accompagnement nécessaire.

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