Gestion des factures fournisseurs étrangères : ce qu’il faut savoir

La gestion des transactions à l’international

Lorsque vous recevez une facture d’un fournisseur étranger, vous devez respecter certaines obligations déclaratives auprès de l’administration fiscale. Ces obligations varient selon le pays d’origine du fournisseur, le type de prestation fournie et le régime de TVA applicable.

Le e-reporting s’applique aux transactions internationales en B to B, c’est-à-dire entre assujettis à la TVA. Il s’agit d’un dispositif qui permet de transmettre les données relatives aux factures électroniques à l’administration fiscale, via un portail dédié. Le e-reporting vise à simplifier les démarches des entreprises, à lutter contre la fraude à la TVA et à favoriser le contrôle fiscal.

Le e-reporting sera rendu obligatoire pour les factures émises ou reçues d’ici 2026. Avec ce dispositif, il incombe au fournisseur de transmettre les données à l’administration, dans un délai de 5 jours ouvrés suivant l’émission ou la réception de la facture. Le client n’a pas d’obligation déclarative, sauf s’il est solidairement responsable du paiement de la TVA.

Les données attendues sur la période sont déterminées facture par facture, et sont identiques dans leur forme à celles transmises dans le cadre du e-invoicing. Elles comprennent notamment :

• Le numéro et la date de la facture ;
• Le nom et l’adresse du fournisseur et du client ;
• Le numéro d’identification à la TVA du fournisseur et du client ;
• Le montant hors taxe et la devise de la facture ;
• Le taux et le montant de la TVA applicable ;
• La nature de l’opération (livraison de biens ou prestation de services) ;
• Le pays d’origine et le pays de destination de l’opération ;
• Le régime de TVA applicable.

À noter que le numéro SIREN de l’assujetti non établi en France pourra être remplacé par le n° TVA intracommunautaire ou par un numéro étranger.

Quelles sont les options pour payer un fournisseur hors France ?

Lorsque vous faites affaire avec des fournisseurs basés à l’étranger, le paiement de leurs factures peut représenter un défi. Plusieurs méthodes peuvent alors être utilisées, chacune ayant ses propres avantages et inconvénients.

• Virement bancaire international : c’est une méthode rapide et généralement peu coûteuse. Cependant, les frais associés sont souvent à la charge de celui qui effectue le virement.
• Chèque : bien que cette méthode puisse sembler démodée, elle est toujours utilisée. L’entreprise débitrice envoie un chèque au fournisseur, qui doit ensuite le déposer à sa banque pour recevoir le paiement. Cependant, les règles concernant les chèques peuvent varier d’un pays à l’autre.
• Crédit documentaire : dans ce cas de figure, votre banque s’engage par écrit à payer vos fournisseurs à une date spécifique, en échange de documents conformes.
• Effet de commerce : Il peut s’agir d’une lettre de change (un document écrit par l’exportateur ordonnant à son client de payer un certain montant à une date spécifique) ou bien d’un billet à ordre, c’est-à-dire une reconnaissance de dette émise et signée par l’entreprise débitrice.
• Prélèvement bancaire : avec cette méthode, le débiteur donne son accord pour que les sommes dues soient prélevées automatiquement. Il existe deux types de prélèvements : le prélèvement Core et le prélèvement B2B (SDD B2B).

Il existe également des systèmes spécifiques pour effectuer des virements bancaires internationaux. Le système SEPA (Single Euro Payments Area) est utilisé pour les paiements dans la zone euro, tandis que le système SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) est utilisé pour les transactions internationales hors zone euro.

• Lire aussi : Bien gérer sa trésorerie en 3 étapes

Comment comptabiliser une facture en devise étrangère ?

Comptabilisation d’une facture fournisseur étrangère

Lorsque vous travaillez avec des fournisseurs étrangers, la comptabilisation des factures peut présenter des défis uniques. L’un des principaux défis est la conversion de la devise de la facture en euros pour l’enregistrement comptable. Cette conversion se fait généralement au taux de change du jour de l’opération.

Par exemple, si vous recevez une facture de 500 dollars américains et que le taux de change du jour est de 1 euro pour 1,12 dollar, vous convertirez le montant en euros en divisant 500 par 1,12, ce qui donne environ 446,43 euros. Ce montant en euros est celui qui sera enregistré dans votre comptabilité.

Cependant, il est important de noter que le taux de change peut fluctuer entre le moment où vous recevez la facture et le moment où vous effectuez le paiement. Si le taux de change a évolué lorsque vous payez la facture, cela peut entraîner un gain ou une perte de change. Par exemple, si le taux de change est passé à 1 euro pour 1,15 dollar, lorsque vous payerez la facture, le montant réel débité sera inférieur à 446,43 € . La différence doit alors être enregistrée dans vos comptes comme un gain ou une perte de change.

Procéder à l’autoliquidation de la TVA sur les factures fournisseurs étrangères

Lorsque vous recevez des factures de fournisseurs situés hors de France, vous devez appliquer l’autoliquidation de la TVA. Cela signifie que vous devez déclarer et payer la TVA française à la place du fournisseur. Vous pouvez également récupérer cette TVA si vous remplissez les conditions de déductibilité. Le fournisseur étranger vous envoie une facture sans TVA, sur laquelle figure le prix hors taxe et les numéros de TVA intracommunautaire du fournisseur et de l’acquéreur. Vous enregistrez la facture hors taxes, en débitant le compte d’achat et en créditant le compte fournisseur. Puis, vous enregistrez également la TVA déductible et la TVA due intracommunautaire, qui s’annulent.

L’autoliquidation concerne les factures de fournisseurs établis dans l’Union européenne (factures intracommunautaires) ou hors de l’Union européenne (factures extracommunautaires). La principale différence figure au niveau des mentions : les factures intracommunautaires indiquent “Autoliquidation” et les factures extracommunautaires indiquent “TVA non applicable”- art. 259-1 du CGI”. L’autoliquidation vise à éviter les fraudes et à simplifier les démarches des entreprises. Elle doit être effectuée dans les 15 jours suivant la livraison du bien ou la date de la facture, si celle-ci est antérieure. En cas d’oubli ou d’erreur, une pénalité de 5 % des sommes non déclarées peut être appliquée.

Simplifiez votre gestion des factures fournisseurs étrangères grâce à Freedz !

Naviguer dans le monde des transactions internationales peut être un défi pour certaines entreprises. Entre les différentes options de paiement, la comptabilisation des factures en devise étrangère et l’autoliquidation de la TVA, il y a beaucoup de paramètres à prendre en compte. C’est ici que Freedz entre en jeu. En tant que plateforme collaborative, Freedz facilite la gestion dématérialisée des factures clients et fournisseurs, optimise la gestion de la trésorerie et simplifie les transactions internationales. De plus, cette solution répond à l’obligation du passage à la facturation électronique imposée par l’Etat d’ici 2026.

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