Comptabilité fournisseur : plaidoyer pour en finir avec la gestion manuelle des factures

Le traitement des données de la comptabilité est un travail chronophage, quelle que soit la taille de l’entreprise. L’une des missions les plus fastidieuses est, sans aucun doute, la saisie des factures fournisseurs.

Entre le temps alloué, la gestion des aléas, les pertes d’infos, les transferts et les demandes d’approbation, le temps passé sur la gestion de la facturation est colossal. En tant que professionnel de la comptabilité, vous êtes, sans doute, déjà convaincu que la technologie peut vous aider à réduire le temps perdu sur ces tâches. Mais qu’en est-il de votre direction ?

Responsable comptable, voici l’ensemble des arguments pour convaincre votre direction et lui prouver que la comptabilité est aussi un service qui peut se digitaliser efficacement.

Comptabilité fournisseur plaidoyer

1 – Une collecte automatique des factures fournisseurs et des data

Malgré les nombreux outils de gestion de la comptabilité, nombreuses sont les entreprises qui peinent à se passer du papier. Quand ces dernières réussissent à digitaliser leur facturation, c’est souvent du côté de la collecte et de la validation qu’elles perdent encore le plus de temps. Finalement, dans de nombreux cas, la gestion manuelle des factures est souvent indispensable.

En effet, sans outil de gestion pour le traitement ou l’extraction automatique des données de facturation, l’intérêt de la dématérialisation est moindre.

Plusieurs solutions sont néanmoins possibles afin d’aller plus loin :

  • La lecture automatique de document : également appelée LAD ou OCR, cette solution est très répandue et permet d’extraire quasi-automatiquement les informations clés d’une facture ou d’une pièce comptable telles que les montants, la date, la TVA, etc. Néanmoins, elle présente un point faible : l’extraction de ces données nécessite obligatoirement une validation humaine.
  • Outil de facturation électronique : il s’agit ici d’un document généré électroniquement et répondant à toutes les règles légales en matière de facturation. Enregistré dans un format que l’on dit « structuré », le document est automatiquement lu par les logiciels de gestion des factures qui peuvent ainsi extraire les informations, les trier et les filtrer sans aucune intervention manuelle. C’est la solution la plus aboutie en matière d’automatisation.
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2 – Comptabilité fournisseur : et si on réduisait les coûts ?

L’automatisation de la gestion représente également un gain financier important. En effet, même si l’achat ou l’abonnement à la solution peut représenter, à court terme, un investissement important pour l’entreprise, cette dernière pourra constater un rapide retour sur investissement.

Selon une étude Ernst & Young datant de 2020, le traitement d’une facture papier coûte en moyenne 15 euros, tandis que celle d’une facture dématérialisée s’élève à environ 5 euros. En choisissant de digitaliser la comptabilité fournisseur, vous pouvez donc diviser par trois les coûts liés à la gestion des factures. Il est donc facile d’imaginer le gain financier que cela peut représenter à grande échelle.

 

3 – Comptabilité fournisseur : dématérialiser pour gagner en rapidité

De nombreuses études ont montré que la dématérialisation des factures permettait de réduire en moyenne le temps de traitement de 75%. Cette gestion du temps et des tâches chronophages est un argument de poids à avancer auprès d’un dirigeant. Mais ce n’est pas le seul. La saisie et le contrôle automatisé, la fluidification du processus de validation, la réduction du temps de traitement des litiges et du temps de paiement des fournisseurs font aussi partie des nombreux avantages de l’automatisation.

De nombreuses entreprises se sont lancées dans la transformation digitale mais certaines n’ont pas encore réussi à optimiser tous leurs processus. En effet, le principal objectif de la transformation digitale est d’améliorer la performance des entreprises en automatisant les tâches les plus chronophages et à faible valeur ajoutée. La gestion manuelle des factures constitue ainsi un axe d’amélioration considérable. L’automatisation permet aux collaborateurs de se recentrer sur leur cœur d’activité afin d’accomplir des missions demandant une réelle expertise.

En outre, le règlement des factures fournisseurs en temps et en heure est particulièrement important puisqu’il pourra vous éviter d’éventuelles pénalités de retard voire vous permettre de négocier des remises en cas de paiement anticipé.

 

4 – Plus de sécurité dans les processus

Ce n’est plus à prouver. Le traitement papier des factures fournisseurs impose de nombreuses étapes (impression, scan, tri, archivage, etc.) au cours desquelles le taux d’erreur, de perte et de dégradation des documents peut également s’avérer important.

La dématérialisation des factures et l’automatisation permettent d’apporter une sécurité supplémentaire pour plusieurs raisons :

  • Réduction des étapes entre la collecte et le règlement de la facture,
  • Automatisation de la collecte et de l’extraction des données,
  • Fluidification des circuits de validation,
  • Contrôles automatiques pour garantir l’authenticité et la fiabilité de la facture,
  • Fiabilisation du stockage et de l’archivage

Les risques de fraudes et de litiges ainsi que les coûts liés à ces derniers sont ainsi considérablement réduits.

Pour conclure

En conclusion, la dématérialisation des factures apparaît plus que jamais essentielle, notamment face aux obligations imposées aux entreprises à l’horizon 2023-2025. Parallèlement, le passage à une solution de dématérialisation des factures est souvent impulsé par les services comptables. Ces derniers sont demandeurs d’outils qui permettent de libérer du temps pour s’atteler à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.

En somme, si vous ne deviez retenir que 4 arguments pour convaincre votre direction, ce seraient  :

  • Plus de temps libéré pour les tâches à valeur ajoutée,
  • Moins d’erreurs, de risques de litiges ou de fraudes,
  • Moins de pertes de documents et de données,
  • Plus de marge de négociation avec vos interlocuteurs

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