Dématérialisation des factures : le guide ultime

La digitalisation est de plus en plus prenante dans notre quotidien, tant personnel que professionnel : le courrier est remplacé par l’e-mail, le shopping par le e-commerce, les livres par les e-books… L’essor du numérique a ainsi conduit à la dématérialisation de nombreuses pratiques, et les factures n’échappent pas à la règle. Plus pratique, plus économique, plus écologique, la dématérialisation des factures offre en effet de nombreux avantages.

Au-delà de ces aspects positifs, la dématérialisation des factures répondra bientôt à une obligation légale : toutes les entreprises sont donc concernées. Cette digitalisation s’accompagne d’un certain nombre de spécificités et de contraintes qu’il convient de connaître pour entamer une transition réussie.

Quels sont les types de factures dématérialisées qui existent ? Quelle valeur légale ont-ils ? Comment réussir son passage aux factures dématérialisées ? Ce guide — régulièrement mis à jour par nos soins — regroupe toutes les informations à connaître sur la dématérialisation des factures.

Dématérialisation des factures : qu’est-ce que c’est ?

Il existe en fait deux modes de dématérialisation des factures :

• la facture numérisée,
• la facture électronique.

Ces différents procédés de dématérialisation des factures n’ont en effet pas les mêmes caractéristiques, mais surtout pas la même valeur légale.

 

Facture numérisée

La facture numérisée est le mode de dématérialisation le plus élémentaire.

Comme son nom l’indique, elle consiste à numériser une facture papier afin de pouvoir l’envoyer ou la stocker au format numérique. Si elle facilite l’accès aux factures en interne et raccourcit les délais d’envoi, cette solution de dématérialisation des factures n’a aucune valeur légale.

En cas de contrôle, c’est bien la facture au format papier qu’il faudra présenter. La facture numérisée présente donc un certain avantage organisationnel, mais elle n’allège pas pour autant les processus de stockage des factures, voire les redouble : la facture papier doit nécessairement coexister avec la facture numérisée.

Comment numériser et stocker des anciennes factures papier ?

En plus de la dématérialisation des nouvelles factures, les entreprises doivent ainsi également penser à la numérisation de leurs anciennes factures papier.

Cela permet non seulement de centraliser l’ensemble de la facturation sur un seul support électronique, mais aussi de faciliter l’accès aux documents pour les besoins internes ou lors de contrôles fiscaux. Voici quelques étapes à suivre :

1. Scanner les factures existantes: la numérisation permet de conserver une copie électronique des factures papier.
2. Stocker dans un système d’archivage sécurisé: une fois numérisées, les factures doivent être stockées dans un système sécurisé garantissant leur intégrité et leur lisibilité.
3. Établir une stratégie de migration: si vous passez à la facture électronique, il est essentiel de mettre en place une stratégie pour traiter les factures papier déjà émises ou reçues avant la transition.

À retenir : ces factures n’ont pas la même valeur légale que les factures électroniques, mais elles peuvent servir à des fins d’archivage interne.

 

Facture électronique

La facture électronique est le mode de dématérialisation le plus abouti. Elle consiste à digitaliser entièrement le processus de facturation.

De la création à l’archivage en passant par l’envoi, toutes les étapes de la facturation électronique sont ainsi dématérialisées. Et encore, cela ne suffit pas en soi. Pour assurer la valeur légale de ces factures, vous devez être en mesure de garantir :

• l’authenticité de l’émetteur,
• l’intégrité du contenu,
• et la lisibilité du document.

Ce n’est qu’à cette condition que la facture est considérée comme facture électronique, conformément à l’article 289 du Code général des Impôts (CGI). Cela peut être réalisé par des moyens comme la signature électronique, l’échange de données informatisé (EDI), ou la mise en place d’une piste d’audit fiable.

Comment conserver et sécuriser les factures électroniques ?

La conservation des factures électroniques est une obligation légale. Ces factures doivent être conservées pendant une période de 10 ans pour le droit commercial et 6 ans pour le droit fiscal.

Afin de garantir leur valeur légale, elles doivent donc être archivées de manière à assurer l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité des données. Voici quelques bonnes pratiques :

• Utiliser un archivage électronique à valeur probante: cela permet d’assurer la conservation légale et sécurisée des factures électroniques. Ce type d’archivage protège également les documents contre la perte ou la dégradation.
• Sécuriser l’accès aux factures: les entreprises doivent s’assurer que l’accès aux factures électroniques est restreint aux personnes autorisées. Cela inclut l’utilisation de systèmes de sécurité comme les mots de passe, les certificats électroniques ou l’authentification à deux facteurs.
• Plan de sauvegarde: assurez-vous de mettre en place une politique de sauvegarde régulière des factures pour éviter toute perte en cas de panne informatique ou d’incident technique.

Les mentions obligatoires d’une facture électronique

Aussi, les informations présentes sur une facture électronique doivent être strictement les mêmes que sur une facture papier, dont les mentions obligatoires sont :

• la date d’émission de la facture,
• le numéro unique de facture,
• la date de la vente ou de la prestation de service,
• l’identité de l’acheteur,
• l’identité du vendeur ou du prestataire,
• le numéro du bon de commande, s’il a été préalablement établi,
• le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel,
• la désignation du produit ou du service,
• le décompte détaillé de chaque produit ou prestation,
• le prix catalogue et majoration éventuelle de prix,
• le taux de TVA applicable et montant correspondant,
• les réductions ou remises éventuelles,
• les sommes HT et TTC,
• la date limite de paiement.

Nouvelles mentions (2024)

À partir du 1^er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI), puis au 1^er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les micro-entreprises, de nouvelles mentions légales devront être ajoutées sur les factures :

• le numéro SIREN,
• l’adresse de livraison des biens, si elle est différente de l’adresse du client,
• l’information précisant si la facture concerne exclusivement des livraisons de biens, des prestations de services, ou un mélange des deux,
• le mode de paiement de la TVA d’après les débits, lorsque le prestataire a opté pour ce régime.

La facture électronique est alors considérée comme facture d’origine : il s’agit -là de l’unique solution de dématérialisation des factures qui permet à l’entreprise de s’affranchir entièrement du papier.

Le but de ce mode de dématérialisation est donc de traiter des factures électroniques qui soient conformes aux réglementations et aient, par conséquent, une valeur juridique reconnue. Dès lors, la facture électronique remplace la facture papier.

• Lire aussi : Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Bon à savoir : il ne suffit pas d’envoyer et de recevoir des factures PDF par mail pour pouvoir se targuer de faire de la facturation électronique ! Le respect du principe de la piste d’audit fiable ou l’utilisation de la signature électronique sont cruciaux. De même, stocker une facture PDF sur un Drive ne permet pas de garantir la valeur légale de l’archivage.

Les différents formats de factures électroniques

Il existe plusieurs types de formats pour les factures électroniques, chacun ayant ses spécificités et son utilité :

• Factures PDF simples: c’est le format le plus courant, utilisé par beaucoup d’entreprises. Cependant, une facture PDF ne devient une véritable facture électronique que lorsqu’elle respecte les critères de conformité légale, tels que la signature électronique ou l’intégration à une piste d’audit fiable.
• Factures structurées: ces factures sont créées dans un format lisible par des logiciels spécifiques, comme l’EDI. Contrairement aux factures PDF, elles permettent une automatisation totale du traitement des données grâce à la structuration du fichier.
• Factures mixtes (Factur-X): ce format combine le meilleur des deux mondes, c’est-à-dire une partie PDF lisible par les humains et une partie structurée contenant les données interprétables par les logiciels. Ce format est de plus en plus utilisé dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique.

Dématérialisation des documents vs dématérialisation fiscale

Ces deux distinctions relèvent en fait de la différence entre dématérialisation de documents et dématérialisation fiscale.

Tandis que la dématérialisation de documents désigne la numérisation de factures papier grâce, par exemple, à une solution de Lecture Automatisée des Données (LAD), la dématérialisation fiscale concerne la création et l’échange de fichiers structurés ou non, respectant les principes de l’EDI, de la signature électronique ou de la piste d’audit fiable.

Dans le premier cas, la facture papier reste le document de référence ; dans le second, les normes garantissent l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de la facture dématérialisée. Vous l’aurez compris : seule la facture électronique relève de la dématérialisation fiscale et est garantie conforme à la législation.

Bon à savoir : les principes de l’EDI, de la signature électronique et de la piste d’audit fiable sont chacun définis précisément dans un bulletin officiel des impôts (BOI), consultable sur internet. Il est donc facile de savoir si vos pratiques rentrent dans les clous de la réglementation concernant la facture électronique.

Les conditions de validité légale d’une facture dématérialisée

Pour qu’une facture électronique soit reconnue conforme par la Loi, l’authenticité de l’émetteur, la bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu doivent être garanties.

Pour ce faire, trois solutions :

• la signature électronique,
• la piste d’audit fiable,
• l’EDI, échange de données informatisé.

Dématérialisation des factures : que dit la Loi ?

Où en est la législation actuelle ?

Depuis plusieurs années déjà, le gouvernement français s’inscrit dans une démarche de généralisation de la facturation électronique. Sous l’impulsion de réformes internationales de contrôles périodiques et continus des transactions (CTCs), l’État cherche ainsi à lutter contre la fraude à la TVA. Dans ce contexte, le gouvernement adopte progressivement des mesures visant à établir la facture électronique comme nouvelle norme de facturation.

Depuis 2017, la facture électronique est obligatoire pour le B2G (Business to Government), et uniquement pour ce type de marché. Dans le cadre d’une relation commerciale entre une entreprise privée et une entité publique, la facturation électronique est donc devenue peu à peu obligatoire :

• d’abord pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) le 1^erjanvier 2017,
• puis pour les entreprises de taille intermédiaire (de 250 à 5 000 salariés) en 2018,
• pour les petites et moyennes entreprises (de 10 à 250 salariés) en 2019,
• et enfin, pour les très petites entreprises (moins de 10 salariés) le 1^erjanvier 2020.

Toutes les entreprises françaises sont donc aujourd’hui dans l’obligation de déployer un dispositif de facturation électronique dans le cadre de leurs échanges commerciaux avec l’État et ses collectivités. Cette facturation électronique se fait via le portail Chorus Pro, mis en place par l’AIFE (l’Agence pour l’informatique financière de l’État).

Sur un mode de fonctionnement un peu différent de celui du B2G, la facturation électronique va être rendue obligatoire progressivement pour les relations interentreprises sur le territoire national.

Ainsi, le processus de dématérialisation des factures B2B s’étendra du 1^er septembre 2026 au 1^er septembre 2027 en rendant la facture électronique obligatoire pour toutes les transactions entre les entreprises françaises.

Bon à savoir : cette réforme était initialement prévue pour 2024, mais a fait l’objet de plusieurs reports. Pour en savoir plus, rendez-vous ici.

 

Facturation électronique : la règlementation de la réforme

L’article 26 de la loi de finances 2020 avait prévu que toutes les factures des transactions entre assujettis à la TVA soient émises sous format électronique d’ici 2026.

Toutefois, la loi de finances pour 2024 a confirmé le report de la généralisation de la facture électronique, avec un nouveau calendrier qui s’applique désormais.

En outre, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques à partir du 1^er septembre 2026

Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA en France. Plus précisément, elle s’applique progressivement à toutes les tailles d’entreprises, selon un calendrier défini par le gouvernement.

L’obligation ne se limite pas aux entreprises qui émettent des factures. En effet, même celles qui ne reçoivent que des factures de la part de leurs fournisseurs devront être équipées pour accepter des factures électroniques.

Le calendrier et les entreprises concernées par la réforme

Initialement prévue pour 2024, la généralisation de la facture électronique a été repoussée à septembre 2026. Le nouveau calendrier prévu se déploie en plusieurs dates :

 

 

Date	Type d’entreprise	Obligation
1er septembre 2026	Toutes les entreprises	Capacité de recevoir des factures électroniques (obligation pour toutes les entreprises assujetties à la TVA).
1er septembre 2026	Grandes entreprises (GE) et ETI	Obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques.
1er septembre 2027	Petites et moyennes entreprises (PME) et micro-entreprises	Obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques.

Dématérialisation des factures : quels objectifs ?

La généralisation de la facturation électronique poursuit plusieurs objectifs, dont certains bénéficieront aux entreprises et d’autres à l’administration fiscale :

• Assurer la compétitivité des entreprises. La dématérialisation des factures permet d’alléger la charge administrative, de diminuer les délais de paiement et de gagner en productivité. Le tout, en réduisant ses coûts de traitement. Le coût d’une facture électronique est en effet inférieur à celui d’un timbre poste, tandis que celui d’une facture papier est plutôt supérieur à 10 euros.
• Faciliter les obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA. A terme, la généralisation de la facturation électronique vise à simplifier ces obligations, grâce à un pré-remplissage des déclarations. Le futur fonctionnement entend également offrir de nouveaux services administratifs aux petites entreprises.
• Améliorer la détection de la fraude, en recoupant les données, au bénéfice des opérateurs économiques de bonne foi.
• Mieux connaître en temps réel l’activité des entreprises, grâce à la collecte des données de facturation et de paiement, afin d’assurer un pilotage de la politique économique au plus près de la réalité économique.

 

Dématérialisation des factures : l’essor de nouveaux acteurs

Désormais, la réglementation institue qu’une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée, et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, conformément au nouvel article 289 bis du Code général des impôts. C’est la présence de ces données structurées qui vient différencier la facture électronique des factures papier ou des simples PDF.

À partir de 2026, les entreprises devront nécessairement adresser leurs factures à leurs clients en passant par une plateforme de dématérialisation intermédiaire. Il pourra s’agir soit :

• du portail public de facturation (PPF),
• ou d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).

Dématérialisation des factures : le choix d’un schéma en Y

Pour accompagner la généralisation de la facturation électronique, l’État a fait le choix de laisser le choix, en optant pour un schéma en Y, tel qu’adopté au Mexique.

Avec ce mode de fonctionnement, les factures électroniques sont préalablement validées par le fournisseur, avant d’être déclarées par la suite auprès de l’administration fiscale. L’objectif : concilier la liberté des entreprises de choisir leur prestataire technologique de facturation électronique, avec l’obligation de communiquer à l’administration fiscale les différentes données relatives à la facturation.

Ainsi, que les entreprises choisissent de recourir au PPF ou à une PDP, — empruntant ainsi l’une ou l’autre branche du Y —, l’ensemble des flux est ensuite rerouté vers l’administration fiscale.

En tant qu’entreprise, vous recevrez les factures de vos fournisseurs au format électronique, via le biais de la plateforme que vous aurez choisie. Cette plateforme peut-être la même que celle de votre fournisseur, une autre PDP ou encore le portail public de facturation (PPF). Il en sera de même lors de l’émission de vos factures à vos clients : vous devrez nécessairement passer par une plateforme.

Par ailleurs, le ministère de l’Économie et des Finances a prévu de créer un annuaire visant à assurer le bon cheminement des factures électroniques, quel que soit le flux retenu par l’entreprise (PPF ou PDP). Ce répertoire centralisé permettra d’identifier les entreprises destinataires de factures associées à la plateforme de dématérialisation retenue, pour assurer la bonne réception des dites factures.

Dématérialisation des factures : le rôle du PPF

Le PPF est le portail public de facturation depuis lequel les entreprises pourront saisir, déposer, transmettre et recevoir leurs factures. Le fonctionnement du PPF s’appuiera sur celui de Chorus Pro qui a fait ses preuves dans la dématérialisation B2G. Véritable tiers de confiance public, le PPF vise à concentrer l’ensemble des factures et données de facturation transmises par les entreprises, afin de les transmettre à l’administration fiscale. Par défaut, les entreprises seront inscrites sur le PPF, qui offre un service minimum gratuit.

« Le portail public mis à disposition des entreprises tiendra compte de leur degré de maturité numérique et permettra notamment aux plus petites d’entre elles un passage à la facturation électronique à coût réduit en offrant un socle minimum de services », précise ainsi le ministère de l’Économie et des Finances dans un communiqué en date du 17 août 2022.

Le PPF sera également garant du bon fonctionnement du dispositif d’ensemble, en permettant aux plateformes partenaires de développer et d’offrir aux entreprises qui le souhaitent une gamme de services de facturation dématérialisée plus complète.

Dématérialisation des factures : le rôle des PDP

Le rôle des PDP est de transformer, valider, et transmettre les factures électroniques aux autorités fiscales, conformément aux exigences de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).

Ces plateformes doivent effectuer une série de contrôles pour garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures électroniques, avant de les transmettre à leurs destinataires. Elles envoient ensuite les données fiscales requises à l’administration dans le cadre du e-reporting.

Ces plateformes sont payantes et offrent des services de dématérialisation plus complets que le Portail Public de Facturation (PPF). Pour devenir PDP, les opérateurs doivent remplir des conditions strictes définies par décret, notamment en matière de sécurité et de conformité.

Une fois immatriculées, les PDP ont une autorisation valable pour trois ans, renouvelable, et seules les plateformes immatriculées peuvent transmettre des factures et des données à l’administration fiscale, conformément aux nouvelles obligations légales.

• Lire aussi : Neovacom officiellement immatriculée comme plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)

 

Dématérialisation des factures : qu’est-ce que le e-reporting ?

Montant de l’opération, montant de la TVA facturée… Le terme de « e-reporting » désigne la transmission à l’administration fiscale de certaines informations relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique. Cela concerne les opérations de vente ou de prestation de services B2C ou les transactions réalisées auprès d’opérateurs établis à l’étranger.

Complémentaire à la facturation électronique, le e-reporting vise à reconstituer l’activité économique d’une entreprise. De même, l’e-reporting permettra à terme de proposer aux entreprises un pré-remplissage de leurs déclarations de TVA.

Dématérialisation des factures : quels avantages pour les entreprises ?

Réduire les coûts

Le premier avantage de la dématérialisation des factures (et pas des moindres…), est la réduction des coûts qui en découle.

Si le coût de traitement d’une facture papier est de 15 € (selon le cabinet Ernst & Young), celui d’une facture électronique est de 5 €. Grâce à la facture électronique : plus de papier, plus d’impressions, plus de courriers, plus d’archivage. Le coût de gestion des factures est ainsi divisé par 3 !

Gagner en rapidité

La dématérialisation des factures permet ensuite de gagner en rapidité : la saisie et le contrôle sont automatisés, le processus d’approbation est plus fluide, les litiges sont traités plus rapidement, les fournisseurs sont payés dans un délai plus court…

Vos collaborateurs consacrent ainsi moins de temps aux tâches administratives répétitives à faible valeur ajoutée et peuvent se concentrer sur des missions plus stratégiques.

Des études estiment ainsi que la dématérialisation des factures permet d’envisager une réduction du temps de traitement de 75 %.

Sécuriser le processus

Qui dit papier, dit impression, scan, tri, archivage… Toutes ces étapes manuelles peuvent être source d’erreurs, voire de perte ou de dégradation de documents. À ce titre, la dématérialisation des factures permet de sécuriser le processus de facturation en automatisant les opérations et en fiabilisant le stockage.

De plus, la dématérialisation des factures améliore la traçabilité : des circuits de validation et des contrôles automatiques sont mis en place et garantissent l’authenticité et la fiabilité de la facture électronique.

Améliorer les relations clients-fournisseurs

Autre avantage de la dématérialisation des factures : la facture électronique permet d’améliorer la relation entre clients et fournisseurs. 70 % des Directeurs financiers constatent en effet une réduction des délais de traitement. Plusieurs explications à cela :

• La facture électronique est transmise instantanément, plus de délai d’envoi et plus de perte dans le courrier.
• Certaines étapes de traitement sont supprimées (tri du courrier, saisie, contrôle…).
• La circulation interservices est accélérée.
• La traçabilité des factures électroniques permet le suivi de l’état de traitement des factures.

Grâce à ces avantages, les sources de litige entre clients et fournisseurs sont minimisées et les délais de paiement sont optimisés. Tout le monde est donc satisfait !

Bon à savoir : la facturation électronique peut améliorer le DPO (Days Payable Outstanding, délai moyen de paiement) en facilitant le traitement des factures et en réduisant les erreurs, ce qui permet souvent de mieux respecter les délais de paiement.

Elle peut également avoir un impact positif sur le DSO (Days Sales Outstanding, délai moyen de recouvrement des créances) en améliorant la traçabilité des factures et en automatisant les relances, accélérant ainsi les paiements reçus. Bien entendu, les résultats peuvent varier selon les entreprises et leur mise en œuvre.

 

Agir pour l’environnement

Enfin, la dématérialisation des factures permet de réduire l’empreinte carbone : fini le papier, l’encre d’impression, le transport du courrier… À ce titre, la facture électronique peut être partie prenante de votre politique RSE : la planète vous en remerciera !

Dématérialisation des factures : quels avantages pour les entreprises ?

Réduire les coûts

Le premier avantage de la dématérialisation des factures (et pas des moindres…), est la réduction des coûts qui en découle.

Si le coût de traitement d’une facture papier est de 15 € (selon le cabinet Ernst & Young), celui d’une facture électronique est de 5 €. Grâce à la facture électronique : plus de papier, plus d’impressions, plus de courriers, plus d’archivage. Le coût de gestion des factures est ainsi divisé par 3 !

Gagner en rapidité

La dématérialisation des factures permet ensuite de gagner en rapidité : la saisie et le contrôle sont automatisés, le processus d’approbation est plus fluide, les litiges sont traités plus rapidement, les fournisseurs sont payés dans un délai plus court…

Vos collaborateurs consacrent ainsi moins de temps aux tâches administratives répétitives à faible valeur ajoutée et peuvent se concentrer sur des missions plus stratégiques.

Des études estiment ainsi que la dématérialisation des factures permet d’envisager une réduction du temps de traitement de 75 %.

Sécuriser le processus

Qui dit papier, dit impression, scan, tri, archivage… Toutes ces étapes manuelles peuvent être source d’erreurs, voire de perte ou de dégradation de documents. À ce titre, la dématérialisation des factures permet de sécuriser le processus de facturation en automatisant les opérations et en fiabilisant le stockage.

De plus, la dématérialisation des factures améliore la traçabilité : des circuits de validation et des contrôles automatiques sont mis en place et garantissent l’authenticité et la fiabilité de la facture électronique.

Améliorer les relations clients-fournisseurs

Autre avantage de la dématérialisation des factures : la facture électronique permet d’améliorer la relation entre clients et fournisseurs. 70 % des Directeurs financiers constatent en effet une réduction des délais de traitement. Plusieurs explications à cela :

• La facture électronique est transmise instantanément, plus de délai d’envoi et plus de perte dans le courrier.
• Certaines étapes de traitement sont supprimées (tri du courrier, saisie, contrôle…).
• La circulation interservices est accélérée.
• La traçabilité des factures électroniques permet le suivi de l’état de traitement des factures.

Grâce à ces avantages, les sources de litige entre clients et fournisseurs sont minimisées et les délais de paiement sont optimisés. Tout le monde est donc satisfait !

Bon à savoir : la facturation électronique peut améliorer le DPO (Days Payable Outstanding, délai moyen de paiement) en facilitant le traitement des factures et en réduisant les erreurs, ce qui permet souvent de mieux respecter les délais de paiement.

Elle peut également avoir un impact positif sur le DSO (Days Sales Outstanding, délai moyen de recouvrement des créances) en améliorant la traçabilité des factures et en automatisant les relances, accélérant ainsi les paiements reçus. Bien entendu, les résultats peuvent varier selon les entreprises et leur mise en œuvre.

 

Agir pour l’environnement

Enfin, la dématérialisation des factures permet de réduire l’empreinte carbone : fini le papier, l’encre d’impression, le transport du courrier… À ce titre, la facture électronique peut être partie prenante de votre politique RSE : la planète vous en remerciera !

 

Comment choisir son outil de dématérialisation des factures ?

Il existe de nombreuses solutions disponibles sur le marché et toutes ne se valent pas, notamment d’un point de vue juridique. Voici une liste de critères à prendre en compte afin de choisir votre outil de dématérialisation de factures.

Une solution de dématérialisation conforme à la réglementation

Afin de pouvoir tirer un trait sur le papier, la solution de dématérialisation des factures pour laquelle vous optez doit vous permettre de traiter des factures électroniques conformes à la réglementation.

À ce titre, il convient d’être vigilant sur un point spécifique : les solutions uniquement basées sur la technologie LAD ne répondent pas aux réglementations fixées par le gouvernement dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique. Si les détails de la réglementation à venir ne sont pas encore clairement définis, le principe général donne déjà quelques certitudes.

Ce qui est sûr, c’est que, contrairement à la technologie LAD, votre solution de facturation électronique devra notamment permettre de :

• recevoir et traiter des factures électroniques dans un format structuré,
• contrôler la cohérence des données à l’entrée des factures sur la plateforme,
• garantir l’authenticité de l’émetteur, l’intégrité et la lisibilité des données pour assurer la valeur légale des factures.

Une solution qui permet d’automatiser les processus de saisie et de validation des factures

Afin de profiter pleinement des avantages de la facture électronique (réduction des coûts, gain de temps, sécurisation…), veillez à adopter une solution qui vous permette d’automatiser les processus de saisie et de validation des factures.

Pour cela, trois points essentiels :

• La collecte: privilégiez une plateforme centralisatrice prenant en compte de nombreux formats et modes de dépôt.
• Le contrôle: la solution doit vous permettre de contrôler la cohérence et la présence des données (mentions obligatoires notamment), ainsi que les éventuels doublons en prenant en compte les numéros de factures.
• La standardisation: la solution doit pouvoir mettre à votre disposition des factures dans un format standardisé pour vous faire gagner du temps grâce à une intégration automatique par l’ERP, ou vous permettre de les gérer directement sur la plateforme.

Une solution de dématérialisation des factures sécurisée

Critère essentiel dans le choix de votre solution de dématérialisation des factures : la sécurisation du processus. Privilégiez en effet une solution sécurisée, conforme avec la PAF (piste d’audit fiable) afin de garantir légalement l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture électronique.

Vous gagnerez ensuite à opter pour un dispositif qui refuse automatiquement les factures non conformes : en envoyant une alerte à l’émetteur de la facture non conforme, un tel dispositif vous assurera une fiabilité optimale.

Enfin, prêtez attention à ce que votre future solution de dématérialisation des factures garantisse l’archivage légal de vos factures électroniques. Ce dispositif est en effet primordial dans la mesure où c’est lui qui garantit l’authenticité d’un document afin que celui-ci puisse avoir le statut de preuve en cas de nécessité juridique.

Une solution qui permet d’améliorer la gestion des fournisseurs

Afin d’améliorer la gestion de vos fournisseurs, préférez une solution qui regroupe les fonctionnalités suivantes :

• Tableaux de bord des factures payées et à venir, afin d’avoir à tout instant une parfaite visibilité sur les encours
• Top fournisseurs en montant, et en volume de factures, afin de pouvoir identifier rapidement les risques et de bénéficier d’une aide à la décision
• Statuts de traitement des factures, afin de garder un œil sur l’évolution du traitement de vos factures
• Interface fournisseurs pour le suivi des factures, afin de rendre service à vos partenaires et de limiter les appels au service compta pour connaître l’état d’avancement du traitement de leurs factures
• Utilisation gratuite pour les fournisseurs, afin de faire de votre plateforme un espace communautaire
• Une traçabilité à chaque étape de traitement, pour limiter les litiges.

Une solution technologique adaptée au télétravail

Enfin, dans un contexte où le télétravail s’est démocratisé, il est important de pouvoir accéder de n’importe où au logiciel de dématérialisation de vos factures. Pour cela, privilégiez une solution SaaS basée sur les dernières technologies cloud.

Adaptée au télétravail, une telle solution vous assurera scalabilité et robustesse. En choisissant en outre une solution many-to-many, vous bénéficierez d’un effet de communauté important pour les fournisseurs comme pour les clients : pas de facturation supplémentaire pour vous en cas de raccordement à de nouveaux fournisseurs et pas de coût supplémentaire pour le fournisseur.

Dans tous les cas, préférez une solution iso-fonctionnelle avec Chorus Pro, tant sur les formats que sur les protocoles attendus par l’État pour les factures et les statuts. C’est un point essentiel pour assurer la pérennité de votre solution.

 

Pour conclure

La dématérialisation des factures via la facture électronique tend à devenir la nouvelle norme de facturation, notamment d’un point de vue juridique. Afin de ne pas se faire surprendre par les réglementations à venir, il convient de se préparer dès aujourd’hui aux obligations de facturation électronique, en adoptant sans plus tarder un outil de dématérialisation des factures.

Pas de précipitation cependant : il est primordial de prendre le temps de choisir le bon outil de dématérialisation des factures.

Solution de dématérialisation des factures fournisseurs, Freedz est une plateforme collaborative qui réunit les clients et leurs fournisseurs autour des factures électroniques qu’ils échangent.

De plus, la facturation électronique mise en place par Freedz se situe dans la droite ligne de ce qu’attend l’État, concernant les futures plateformes de dématérialisation partenaires (PDP).

Ce n’est pas pour rien que nous participons aux ateliers de travail de la DGFiP sur le sujet. 😉 En alliant sécurité, efficacité et accessibilité, Freedz vous permet d’anticiper les réglementations à venir tout en simplifiant dès à présent votre processus de facturation !

 

FAQ

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique est une facture entièrement dématérialisée, émise, envoyée et reçue sous format électronique. Elle doit garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité pour être légale.

Quelle est la différence entre une facture numérisée et une facture électronique ?

Une facture numérisée est une copie électronique d’une facture papier, mais elle n’a pas de valeur légale. La facture électronique, en revanche, est créée directement sous format numérique avec une valeur probante.

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

La facturation électronique permet de réduire les coûts, d’accélérer les paiements, d’améliorer la traçabilité, de sécuriser le processus et d’optimiser les relations clients-fournisseurs.

Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?

Toutes les entreprises assujetties à la TVA en France seront progressivement obligées de passer à la facturation électronique d’ici 2027.

Comment conserver une facture électronique ?

Les factures électroniques doivent être archivées de manière sécurisée pendant 10 ans pour le droit commercial et 6 ans pour le droit fiscal, afin d’assurer leur valeur légale.

Est-ce que je peux numériser mes anciennes factures papier ?

Oui, vous pouvez numériser vos factures papier pour faciliter leur stockage, mais elles ne disposeront pas de la même valeur légale qu’une facture électronique.

Qu’est-ce qu’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ?

Les PDP sont des plateformes certifiées qui valident, transmettent et sécurisent les factures électroniques entre entreprises et l’administration fiscale.

Quelle est la date limite pour passer à la facture électronique ?

Les grandes entreprises doivent passer à la facturation électronique dès septembre 2026, tandis que les TPE et PME auront jusqu’en septembre 2027.

Quelle solution choisir pour la dématérialisation des factures ?

Il est conseillé d’opter pour une solution conforme à la réglementation, offrant la sécurisation des données et l’automatisation des processus de facturation, comme Freedz.