Dématérialisation des factures : le guide ultime

La digitalisation est de plus en plus prenante dans notre quotidien, tant personnel que professionnel : le courrier est remplacé par l’e-mail, le shopping par le e-commerce, les livres par les e-books… L’essor du numérique a ainsi conduit à la dématérialisation de nombreuses pratiques, et les factures n’échappent pas à la règle. Plus pratique, plus économique, plus écologique, la dématérialisation des factures offre en effet de nombreux avantages.

Au-delà de ces aspects positifs, la dématérialisation des factures répondra bientôt à une obligation légale : toutes les entreprises sont donc concernées. Cette digitalisation s’accompagne d’un certain nombre de spécificités et de contraintes qu’il convient de connaître pour entamer une transition réussie.

Quels sont les types de factures dématérialisées qui existent ? Quelle valeur légale ont-ils ? Comment réussir son passage aux factures dématérialisées ? Ce guide regroupe toutes les informations à connaître sur la dématérialisation des factures.

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Dématérialisation des factures : qu’est-ce que c’est ?

Il existe en fait deux sortes de dématérialisation des factures. Aussi, il ne faut pas confondre facture numérisée et facture électronique. Ces différents procédés de dématérialisation des factures n’ont en effet pas les mêmes caractéristiques mais surtout : pas la même valeur légale.

 

Facture numérisée

La facture numérisée est le mode de dématérialisation le plus élémentaire. Comme son nom l’indique, elle consiste à numériser une facture papier afin de pouvoir l’envoyer ou la stocker au format numérique. Si elle facilite l’accès aux factures en interne et raccourcit les délais d’envoi, cette solution de dématérialisation des factures n’a aucune valeur légale. En cas de contrôle, c’est bien la facture au format papier qu’il faudra présenter. La facture numérisée présente donc un certain avantage organisationnel mais elle n’allège pas pour autant les processus de stockage des factures, voire les redouble : la facture papier doit nécessairement coexister avec la facture numérisée.

 

Facture électronique

La facture électronique est le mode de dématérialisation le plus abouti. Elle consiste à digitaliser entièrement le processus de facturation. De la création à l’archivage en passant par l’envoi, toutes les étapes de la facturation électronique sont ainsi dématérialisées. Et encore, cela ne suffit pas en soi. Pour assurer la valeur légale de ces factures, vous devez être en mesure de garantir : l’authenticité de l’émetteur, l’intégrité du contenu et la lisibilité du document. Ce n’est qu’à cette condition que la facture est considérée comme facture électronique, conformément à l’article 289 du Code Général des Impôts (CGI).

Comprendre et anticiper la généralisation de la facture électronique en 2023

Aussi, les informations présentes sur une facture électronique doivent être strictement les mêmes que sur une facture papier, dont les mentions obligatoires sont:

  • date d’émission de la facture ;
  • numéro de facture ;
  • date de la vente ou de la prestation de service ;
  • identité de l’acheteur ;
  • identité du vendeur ou du prestataire ;
  • numéro du bon de commande, s’il a été préalablement établi ;
  • numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel ;
  • désignation du produit ou du service ;
  • décompte détaillé de chaque produit ou prestation ;
  • prix catalogue et majoration éventuelle de prix ;
  • taux de TVA légalement applicable et montant correspondant ;
  • réduction de prix si elle a lieu ;
  • sommes HT et TTC ;
  • date à laquelle le règlement doit intervenir.

La facture électronique est alors considérée comme facture d’origine : il s’agit-là de l’unique solution de dématérialisation des factures qui permet à l’entreprise de s’affranchir entièrement du papier. Le but de ce mode de dématérialisation est donc de traiter des factures électroniques qui soient conformes aux réglementations et aient, par conséquent, une valeur juridique reconnue. Dès lors, la facture électronique remplace la facture papier.

Lire aussi : Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

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Attention : il ne suffit pas d’envoyer et de recevoir des factures PDF par mail pour pouvoir se targuer de faire de la facturation électronique ! Le respect du principe de la piste d’audit fiable ou l’utilisation de la signature électronique sont cruciaux. De même, stocker une facture PDF sur un Drive ne permet pas de garantir la valeur légale de l’archivage.

Dématérialisation des documents vs dématérialisation fiscale

Ces 2 distinctions relèvent en fait de la différence entre dématérialisation de documents et dématérialisation fiscale. Tandis que la dématérialisation de documents désigne la numérisation de factures papier grâce, par exemple, à une solution de Lecture Automatisée des Données (LAD), la dématérialisation fiscale concerne la création et l’échange de fichiers structurés ou non,  respectant les principes de l’EDI (échange de données informatisé), de la signature électronique ou de la piste d’audit fiable. Dans le premier cas, la facture papier reste le document de référence ; dans le second, les normes garantissent l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de la facture dématérialisée. Vous l’aurez compris : seule la facture électronique relève de la dématérialisation fiscale et est garantie conforme à la législation.

*Bon à savoir : les principes de l’EDI, de la signature électronique et de la piste qu’audit fiable sont chacun définis précisément dans un bulletin officiel des impôts (BOI), consultable sur internet. Il est donc facile de savoir si vos pratiques rentrent dans les clous de la réglementation concernant la facture électronique.

Les conditions de validité légale d’une facture dématérialisée

Pour qu’une facture électronique soit reconnue conforme par la Loi, l’authenticité de l’émetteur, la bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu doivent être garanties. Pour ce faire, 3 solutions :

  • La signature électronique ;
  • La piste d’audit fiable ;
  • L’EDI, échange de données informatisé.

A noter : les factures électroniques doivent être conservées 6 ans pour le droit fiscal et 10 ans pour le droit commercial. Il est donc impératif de les conserver sur la durée la plus longue : 10 ans.

Dématérialisation des factures : que dit la Loi ?

 

Où en est la législation actuelle ?

Depuis plusieurs années déjà, le gouvernement français s’inscrit dans une démarche de généralisation de la facturation électronique. Sous l’impulsion de réformes internationales de contrôles périodiques et continus des transactions (CTCs), l’Etat cherche ainsi à lutter contre la fraude à la TVA. Dans ce contexte, le gouvernement adopte progressivement des mesures visant à établir la facture électronique comme nouvelle norme de facturation.

Depuis 2017, la facture électronique est obligatoire pour le B2G (Business to Government), et uniquement pour ce type de marché. Dans le cadre d’une relation commerciale entre une entreprise privée et une entité publique, la facturation électronique est donc devenue peu à peu obligatoire : d’abord pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) le 1er janvier 2017, puis pour les entreprises de taille intermédiaire (de 250 à 5 000 salariés) en 2018, pour les petites et moyennes entreprises (de 10 à 250 salariés) en 2019 et enfin, pour les très petites entreprises (moins de 10 salariés) le 1er janvier 2020. Toutes les entreprises françaises sont donc aujourd’hui dans l’obligation de déployer un dispositif de facturation électronique dans le cadre de leurs échanges commerciaux avec l’Etat et ses collectivités. Cette facturation électronique se fait via le portail Chorus Pro, mis en place par l’AIFE (l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat).

Sur un mode de fonctionnement un peu différent de celui du le B2G, la facturation électronique va être rendue obligatoire progressivement pour les relations interentreprises sur le territoire national. Ainsi, le processus de dématérialisation des factures B2B s’étendra du 1er janvier 2023 au 1er janvier 2025 en rendant la facture électronique obligatoire pour toutes les transactions entre les entreprises françaises.

 

Facturation électronique : la règlementation de 2023

La loi de finances 2020 prévoit que toutes les factures des transactions entre assujettis à la TVA soient émises sous format électronique d’ici 2025. Les données présentes sur les factures seront alors transmises à l’administration en vue d’être contrôlées. Ces dispositions s’appliqueront de façon progressive, du 1er janvier 2023 au 1er janvier 2025, notamment en fonction de la taille et du secteur d’activité des entreprises.

Le calendrier

Comme pour les échanges B2G, l’obligation de la facturation électronique pour le B2B sera progressive, selon le calendrier suivant :

  • En 2023 pour toutes les entreprises : obligation d’être en capacité de recevoir des factures électroniques
  • En 2023 : obligation d’émettre des factures électroniques pour les Grandes entreprises
  • En 2024: obligation d’émettre des factures électroniques pour les ETI
  • En 2025: obligation d’émettre des factures électroniques pour les PME et TPE
Comprendre et anticiper la généralisation de la facture électronique en 2023

Dématérialisation des factures : quels avantages pour les entreprises ?

 

Réduire les coûts

Le premier avantage de la dématérialisation des factures (et pas des moindres…), est la réduction des coûts qui en découle. Si le coût de traitement d’une facture papier est de 15 euros (selon le cabinet Ernst & Young), celui d’une facture électronique est de 5 euros. Grâce à la facture électronique : plus de papier, plus d’impressions, plus de courriers, plus d’archivage. Le coût de gestion des factures est ainsi divisé par 3 !

 

Gagner en rapidité

La dématérialisation des factures permet ensuite de gagner en rapidité : la saisie et le contrôle sont automatisés, le processus d’approbation est plus fluide, les litiges sont traités plus rapidement, les fournisseurs sont payés dans un délai plus court… Vos collaborateurs consacrent ainsi moins de temps aux tâches administratives répétitives à faible valeur ajoutée et peuvent se concentrer sur des missions plus stratégiques. Des études estiment ainsi que la dématérialisation des factures permet d’envisager une réduction du temps de traitement de 75%.

 

Sécuriser le processus

Qui dit papier, dit impression, scan, tri, archivage… Toutes ces étapes manuelles peuvent être sources d’erreurs, voire de perte ou de dégradation de documents. A ce titre, la dématérialisation des factures permet de sécuriser le processus de facturation en automatisant les opérations et en fiabilisant le stockage. De plus, la dématérialisation des factures améliore la traçabilité : des circuits de validation et des contrôles automatiques sont mis en place et garantissent l’authenticité et la fiabilité de la facture électronique.

 

Améliorer les relations clients-fournisseurs

Autre avantage de la dématérialisation des factures : la facture électronique permet d’améliorer la relation entre clients et fournisseurs. 70% des Directeurs financiers constatent en effet une réduction des délais de traitement. Plusieurs explications à cela :

  • La facture électronique est transmise instantanément, plus de délai d’envoi et plus de perte dans le courrier ;
  • Certaines étapes de traitement sont supprimées (tri du courrier, saisie, contrôle…) ;
  • La circulation interservices est accélérée ;
  • La traçabilité des factures électroniques permet le suivi de l’état de traitement des factures.

Grâce à ces avantages, les sources de litige entre clients et fournisseurs sont minimisées et les délais de paiements sont optimisés. Tout le monde est donc satisfait !

 

Agir pour l’environnement

Enfin, la dématérialisation des factures permet de réduire l’empreinte carbone : fini le papier, l’encre d’impression, le transport du courrier… A ce titre, la facture électronique peut être partie prenante de votre politique RSE : la planète vous en remerciera !

 

Dématérialisation des factures : comment choisir son outil ?

Il existe de nombreuses solutions disponibles sur le marché et toutes ne se valent pas, notamment d’un point de vue juridique. Voici une liste de critères à prendre en compte afin de choisir votre outil de dématérialisation de factures.

 

Une solution de dématérialisation conforme à la réglementation

Afin de pouvoir tirer un trait sur le papier, la solution de dématérialisation des factures pour laquelle vous optez doit vous permettre de traiter des factures électroniques conformes à la réglementation. A ce titre, il convient d’être vigilant sur un point spécifique : les solutions uniquement basées sur la technologie LAD ne répondent pas aux réglementations fixées par le gouvernement pour 2023. Si les détails de la réglementation à venir ne sont pas encore clairement définis, le principe général donne déjà quelques certitudes. Ce qui est sûr, c’est que, contrairement à la technologie LAD, votre solution de facturation électronique devra notamment permettre de :

  • Recevoir et traiter des factures électroniques dans un format structuré ;
  • Contrôler la cohérence des données à l’entrée des factures sur la plateforme ;
  • Garantir l’authenticité de l’émetteur, l’intégrité et la lisibilité des données pour assurer la valeur légale des factures.

 

Une solution qui permette d’automatiser les processus de saisie et de validation des factures

Afin de profiter pleinement des avantages de la facture électronique (réduction des coûts, gain de temps, sécurisation…), veillez à adopter une solution qui vous permette d’automatiser les processus de saisie et de validation des factures. Pour cela, trois points essentiels :

  • La collecte: privilégiez une plateforme centralisatrice prenant en compte de nombreux formats et modes de dépôt.
  • Le contrôle: la solution doit vous permettre de contrôler la cohérence et la présence des données (mentions obligatoires notamment), ainsi que les éventuels doublons en prenant en compte les numéros de factures.
  • La standardisation: la solution doit pouvoir mettre à votre disposition des factures dans un format standardisé pour vous faire gagner du temps grâce à une intégration automatique par l’ERP, ou vous permettre de les gérer directement sur la plateforme.

 

Une solution de dématérialisation des factures sécurisée

Critère essentiel dans le choix de votre solution de dématérialisation des factures : la sécurisation du processus. Privilégiez en effet une solution sécurisée, conforme avec la PAF (piste d’audit fiable) afin de garantir légalement l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture électronique. Vous gagnerez ensuite à opter pour un dispositif qui refuse automatiquement les factures non conformes : en envoyant une alerte à l’émetteur de la facture non conforme, un tel dispositif vous assurera une fiabilité optimale. Enfin, prêtez attention à ce que votre future solution de dématérialisation des factures garantisse l’archivage légal de vos factures électroniques. Ce dispositif est en effet primordial dans la mesure où c’est lui qui garantit l’authenticité d’un document afin que celui-ci puisse avoir le statut de preuve en cas de nécessité juridique.

 

Une solution qui permette d’améliorer la gestion des fournisseurs

Afin d’améliorer la gestion de vos fournisseurs, préférez une solution qui regroupe les fonctionnalités suivantes :

  • Tableaux de bords des factures payées et à venir, afin d’avoir à tout instant une parfaite visibilité sur les encours
  • Top fournisseurs en montant, et en volume de factures, afin de pouvoir identifier rapidement les risques et d’aider à la décision
  • Statuts de traitement des factures, afin de garder un œil sur l’évolution du traitement de vos factures
  • Interface fournisseurs pour le suivi des factures, afin de rendre service à vos partenaires et de limiter les appels au service compta pour connaître l’état d’avancement du traitement de leurs factures
  • Utilisation gratuite pour les fournisseurs, afin de faire de votre plateforme un espace communautaire
  • Une traçabilité à chaque étape de traitement, pour limiter les litiges.

 

Une solution technologique adaptée au télétravail

Enfin, dans un contexte de télétravail généralisé, il est important de pouvoir accéder de n’importe où au logiciel de dématérialisation de vos factures. Pour cela, privilégiez une solution SaaS basée sur les dernières technologies cloud. Adaptée au télétravail, une telle solution vous assurera scalabilité et robustesse. En choisissant en outre une solution « many-to-many », vous bénéficierez d’un effet de communauté important pour les fournisseurs comme pour les clients : pas de facturation supplémentaire pour vous en cas de raccordement à de nouveaux fournisseurs et pas de coût supplémentaire pour le fournisseur. Dans tous les cas, préférez une solution iso-fonctionnelle avec Chorus Pro, tant sur les formats que sur les protocoles attendus par l’Etat pour les factures et les statuts. C’est un point essentiel pour assurer la pérennité de votre solution.

 

Pour conclure

La dématérialisation des factures via la facture électronique tend à devenir la nouvelle norme de facturation, notamment d’un point de vue juridique. Afin de ne pas se faire surprendre par les réglementations à venir, il convient de se préparer dès aujourd’hui aux obligations de facturation électronique, en adoptant sans plus tarder un outil de dématérialisation des factures. Pas de précipitation cependant : il est primordial de prendre le temps de choisir le bon outil de dématérialisation des factures.

Solution de dématérialisation des factures fournisseurs, Freedz est une plateforme collaborative qui réunit les clients et leurs fournisseurs autour des factures électroniques qu’ils échangent. De plus, la facturation électronique mise en place par Freedz se situe dans la droite ligne de ce qu’attend l’Etat pour 2023.

Ce n’est pas pour rien que nous participons aux ateliers de travail de la DGFiP sur le sujet 😉 En alliant sécurité, efficacité et accessibilité, Freedz vous permet d’anticiper les réglementations à venir tout en simplifiant dès à présent votre processus de facturation !

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