Dématérialisation des factures : le guide ultime

La digitalisation est de plus en plus prenante dans notre quotidien, tant personnel que professionnel : le courrier est remplacé par l’e-mail, le shopping par le e-commerce, les livres par les e-books… L’essor du numérique a ainsi conduit à la dématérialisation de nombreuses pratiques, et les factures n’échappent pas à la règle. Plus pratique, plus économique, plus écologique, la dématérialisation des factures offre en effet de nombreux avantages.

Au-delà de ces aspects positifs, la dématérialisation des factures répondra bientôt à une obligation légale : toutes les entreprises sont donc concernées. Cette digitalisation s’accompagne d’un certain nombre de spécificités et de contraintes qu’il convient de connaître pour entamer une transition réussie.

Quels sont les types de factures dématérialisées qui existent ? Quelle valeur légale ont-ils ? Comment réussir son passage aux factures dématérialisées ? Ce guide regroupe toutes les informations à connaître sur la dématérialisation des factures.

Dématérialisation des factures : qu’est-ce que c’est ?

Il existe en fait deux sortes de dématérialisation des factures. Aussi, il ne faut pas confondre facture numérisée et facture électronique. Ces différents procédés de dématérialisation des factures n’ont en effet pas les mêmes caractéristiques mais surtout : pas la même valeur légale.

Facture numérisée

La facture numérisée est le mode de dématérialisation le plus élémentaire. Comme son nom l’indique, elle consiste à numériser une facture papier afin de pouvoir l’envoyer ou la stocker au format numérique. Si elle facilite l’accès aux factures en interne et raccourcit les délais d’envoi, cette solution de dématérialisation des factures n’a aucune valeur légale. En cas de contrôle, c’est bien la facture au format papier qu’il faudra présenter. La facture numérisée présente donc un certain avantage organisationnel, mais elle n’allège pas pour autant les processus de stockage des factures, voire les redouble : la facture papier doit nécessairement coexister avec la facture numérisée.

Facture électronique

La facture électronique est le mode de dématérialisation le plus abouti. Elle consiste à digitaliser entièrement le processus de facturation. De la création à l’archivage en passant par l’envoi, toutes les étapes de la facturation électronique sont ainsi dématérialisées. Et encore, cela ne suffit pas en soi. Pour assurer la valeur légale de ces factures, vous devez être en mesure de garantir : l’authenticité de l’émetteur, l’intégrité du contenu et la lisibilité du document. Ce n’est qu’à cette condition que la facture est considérée comme facture électronique, conformément à l’article 289 du Code Général des Impôts (CGI).

Aussi, les informations présentes sur une facture électronique doivent être strictement les mêmes que sur une facture papier, dont les mentions obligatoires sont :

• date d’émission de la facture ;
• numéro de facture ;
• date de la vente ou de la prestation de service ;
• identité de l’acheteur ;
• identité du vendeur ou du prestataire ;
• numéro du bon de commande, s’il a été préalablement établi ;
• numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel ;
• désignation du produit ou du service ;
• décompte détaillé de chaque produit ou prestation ;
• prix catalogue et majoration éventuelle de prix ;
• taux de TVA légalement applicable et montant correspondant ;
• réduction de prix si elle a lieu ;
• sommes HT et TTC ;
• date à laquelle le règlement doit intervenir.

La facture électronique est alors considérée comme facture d’origine : il s’agit-là de l’unique solution de dématérialisation des factures qui permet à l’entreprise de s’affranchir entièrement du papier. Le but de ce mode de dématérialisation est donc de traiter des factures électroniques qui soient conformes aux réglementations et aient, par conséquent, une valeur juridique reconnue. Dès lors, la facture électronique remplace la facture papier.

Lire aussi : Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Dématérialisation des documents vs dématérialisation fiscale

Ces 2 distinctions relèvent en fait de la différence entre dématérialisation de documents et dématérialisation fiscale. Tandis que la dématérialisation de documents désigne la numérisation de factures papier grâce, par exemple, à une solution de Lecture Automatisée des Données (LAD), la dématérialisation fiscale concerne la création et l’échange de fichiers structurés ou non,  respectant les principes de l’EDI (échange de données informatisé), de la signature électronique ou de la piste d’audit fiable. Dans le premier cas, la facture papier reste le document de référence ; dans le second, les normes garantissent l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de la facture dématérialisée. Vous l’aurez compris : seule la facture électronique relève de la dématérialisation fiscale et est garantie conforme à la législation.

*Bon à savoir : les principes de l’EDI, de la signature électronique et de la piste d’audit fiable sont chacun définis précisément dans un bulletin officiel des impôts (BOI), consultable sur internet. Il est donc facile de savoir si vos pratiques rentrent dans les clous de la réglementation concernant la facture électronique.

Les conditions de validité légale d’une facture dématérialisée

Pour qu’une facture électronique soit reconnue conforme par la Loi, l’authenticité de l’émetteur, la bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu doivent être garanties. Pour ce faire, 3 solutions :

• La signature électronique ;
• La piste d’audit fiable ;
• L’EDI, échange de données informatisé.

A noter : les factures électroniques doivent être conservées 6 ans pour le droit fiscal et 10 ans pour le droit commercial. Il est donc impératif de les conserver sur la durée la plus longue : 10 ans.

Dématérialisation des factures : que dit la Loi ?

Où en est la législation actuelle ?

Depuis plusieurs années déjà, le gouvernement français s’inscrit dans une démarche de généralisation de la facturation électronique. Sous l’impulsion de réformes internationales de contrôles périodiques et continus des transactions (CTCs), l’Etat cherche ainsi à lutter contre la fraude à la TVA. Dans ce contexte, le gouvernement adopte progressivement des mesures visant à établir la facture électronique comme nouvelle norme de facturation.

Depuis 2017, la facture électronique est obligatoire pour le B2G (Business to Government), et uniquement pour ce type de marché. Dans le cadre d’une relation commerciale entre une entreprise privée et une entité publique, la facturation électronique est donc devenue peu à peu obligatoire : d’abord pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) le 1er janvier 2017, puis pour les entreprises de taille intermédiaire (de 250 à 5 000 salariés) en 2018, pour les petites et moyennes entreprises (de 10 à 250 salariés) en 2019 et enfin, pour les très petites entreprises (moins de 10 salariés) le 1er janvier 2020. Toutes les entreprises françaises sont donc aujourd’hui dans l’obligation de déployer un dispositif de facturation électronique dans le cadre de leurs échanges commerciaux avec l’Etat et ses collectivités. Cette facturation électronique se fait via le portail Chorus Pro, mis en place par l’AIFE (l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat).

Sur un mode de fonctionnement un peu différent de celui du B2G, la facturation électronique va être rendue obligatoire progressivement pour les relations interentreprises sur le territoire national. Ainsi, le processus de dématérialisation des factures B2B s’étendra du 1er septembre 2026 au 1er septembre 2027 (report de la réforme prévue initialement en 2024 : en savoir plus ) en rendant la facture électronique obligatoire pour toutes les transactions entre les entreprises françaises.

Facturation électronique : la règlementation de la réforme

L’article 26 de la loi de finances 2020 prévoit que toutes les factures des transactions entre assujettis à la TVA soient émises sous format électronique d’ici 2026. Les données présentes sur les factures seront alors transmises à l’administration en vue d’être contrôlées. Ces dispositions s’appliqueront à compter de 2026 pour l’ensemble des entreprises françaises.

Le calendrier

Initialement prévue pour 2024, la généralisation de la facture électronique a été repoussée à 2026.

Le nouveau calendrier prévu se déploie en plusieurs dates :

1. 2024 : une phase de tests;
2. 2025 : une phase pilote plus large sur la base du volontariat, et sur l’ensemble de l’année;
3. À compter du 1er septembre 2026 : obligation de recevoir des factures électroniques pour l’ensemble des entreprises françaises. Obligation d’émettre des factures électroniques pour les grandes entreprises et les ETI.
4. À compter du 1er septembre 2027 : obligation d’émettre des factures électroniques pour les TPE et PME.

Dématérialisation des factures : quels objectifs ?

La généralisation de la facturation électronique poursuit plusieurs objectifs, dont certains bénéficieront aux entreprises et d’autres à l’administration fiscale :

• Assurer la compétitivité des entreprises. La dématérialisation des factures permet d’alléger la charge administrative, de diminuer les délais de paiement et de gagner en productivité. Le tout, en réduisant ses coûts de traitement. Le coût d’une facture électronique est en effet inférieur à celui d’un timbre poste, tandis que celui d’une facture papier est plutôt supérieur à 10 euros.
• Faciliter les obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA. A terme, la généralisation de la facturation électronique vise à simplifier ces obligations, grâce à un pré-remplissage des déclarations. Le futur fonctionnement entend également offrir de nouveaux services administratifs aux petites entreprises.
• Améliorer la détection de la fraude, en recoupant les données, au bénéfice des opérateurs économiques de bonne foi.
• Mieux connaître en temps réel l’activité des entreprises, grâce à la collecte des données de facturation et de paiement, afin d’assurer un pilotage de la politique économique au plus près de la réalité économique.

Dématérialisation des factures : l’essor de nouveaux acteurs

Désormais, la réglementation institue qu’une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée, et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, conformément au nouvel article 289 bis du Code général des impôts. C’est la présence de ces données structurées qui vient différencier la facture électronique des factures papiers ou des simples PDF.

A partir de 2026, les entreprises devront nécessairement adresser leurs factures à leurs clients en passant par une plateforme de dématérialisation intermédiaire. Il pourra s’agir soit :

• Du portail public de facturation (PPF)
• D’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)

Dématérialisation des factures : le choix d’un schéma en Y

Pour accompagner la généralisation de la facturation électronique, l’Etat a fait le choix de laisser le choix, en optant pour un schéma en Y, tel qu’adopté au Mexique. Avec ce mode de fonctionnement, les factures électroniques sont préalablement validées par le fournisseur, avant d’être déclarées par la suite auprès de l’administration fiscale. L’objectif : concilier la liberté des entreprises de choisir leur prestataire technologique de facturation électronique, avec l’obligation de communiquer à l’administration fiscale les différentes données relatives à la facturation.

Ainsi, que les entreprises choisissent de recourir au PPF ou à une PDP, – empruntant ainsi l’une ou l’autre branche du Y -, l’ensemble des flux est ensuite rerouté vers l’administration fiscale. En tant qu’entreprise, vous recevrez les factures de vos fournisseurs au format électronique, via le biais de la plateforme que vous aurez choisie. Cette plateforme peut-être la même que celle de votre fournisseur, une autre PDP ou encore le portail public de facturation (PPF). Il en sera de même lors de l’émission de vos factures à vos clients : vous devrez nécessairement passer par une plateforme.

Par ailleurs, le Ministère de l’Economie et des Finances a prévu de créer un annuaire visant à assurer le bon cheminement des factures électroniques, quel que soit le flux retenu par l’entreprise (PPF ou PDP). Ce répertoire centralisé permettra d’identifier les entreprises destinataires de factures associées à la plateforme de dématérialisation retenue, pour assurer la bonne réception des dites factures.

Dématérialisation des factures : le rôle du PPF

Le PPF est le portail public de facturation depuis lequel les entreprises pourront saisir, déposer, transmettre et recevoir leurs factures. Le fonctionnement du PPF s’appuiera sur celui de Chorus Pro qui a fait ses preuves dans la dématérialisation B2G. Véritable tiers de confiance public, le PPF vise à concentrer l’ensemble des factures et données de facturation transmises par les entreprises, afin de les transmettre à l’administration fiscale. Par défaut, les entreprises seront inscrites sur le PPF, qui offre un service minimum gratuit.

« Le portail public mis à disposition des entreprises tiendra compte de leur degré de maturité numérique et permettra notamment aux plus petites d’entre elles un passage à la facturation électronique à coût réduit en offrant un socle minimum de services », précise ainsi le Ministère de l’Economie et des Finances dans un communiqué en date du 17 août 2022. Le PPF sera également garant du bon fonctionnement du dispositif d’ensemble, en permettant aux plateformes partenaires de développer et d’offrir aux entreprises qui le souhaitent une gamme de services de facturation dématérialisée plus complète.

Dématérialisation des factures : le rôle des PDP

A horizon 2024, des opérateurs privés seront reconnus comme plateformes de dématérialisation partenaires. Le rôle des PDP sera de transformer, valider et transmettre les factures aux autorités fiscales, en effectuant une série de contrôles conformément aux exigences de la DGFiP. A l’issue de ce processus, les PDP enverront les factures électroniques à leurs destinataires. Ensuite, elles transmettront au Gouvernement les informations fiscales requises dans le cadre du e-reporting.

Payantes, ces plateformes proposeront donc une gamme de services de dématérialisation plus complète que le PPF. Pour devenir une PDP, les opérateurs devront répondre à un certain nombre de conditions, qui seront fixées prochainement par un Décret du Conseil d’Etat. L’immatriculation en tant que PDP sera valable pour une durée de trois ans renouvelables. Seules les plateformes immatriculées pourront transmettre les factures à leurs destinataires et envoyer les données de facturation et de transactions à l’administration fiscale.

Dématérialisation des factures : qu’est-ce que le e-reporting ?

Montant de l’opération, montant de la TVA facturée… Le terme de « e-reporting » désigne la transmission à l’administration fiscale de certaines informations relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique. Cela concerne les opérations de vente ou de prestation de services B2C ou les transactions réalisées auprès d’opérateurs établis à l’étranger. Complémentaire à la facturation électronique, le e-reporting vise à reconstituer l’activité économique d’une entreprise. C’est également le e-reporting qui permettra à terme de proposer aux entreprises un pré-remplissage de leurs déclarations de TVA.

Dématérialisation des factures : quels avantages pour les entreprises ?

Réduire les coûts

Le premier avantage de la dématérialisation des factures (et pas des moindres…), est la réduction des coûts qui en découle. Si le coût de traitement d’une facture papier est de 15 euros (selon le cabinet Ernst & Young), celui d’une facture électronique est de 5 euros. Grâce à la facture électronique : plus de papier, plus d’impressions, plus de courriers, plus d’archivage. Le coût de gestion des factures est ainsi divisé par 3 !

Gagner en rapidité

La dématérialisation des factures permet ensuite de gagner en rapidité : la saisie et le contrôle sont automatisés, le processus d’approbation est plus fluide, les litiges sont traités plus rapidement, les fournisseurs sont payés dans un délai plus court… Vos collaborateurs consacrent ainsi moins de temps aux tâches administratives répétitives à faible valeur ajoutée et peuvent se concentrer sur des missions plus stratégiques. Des études estiment ainsi que la dématérialisation des factures permet d’envisager une réduction du temps de traitement de 75%.

Sécuriser le processus

Qui dit papier, dit impression, scan, tri, archivage… Toutes ces étapes manuelles peuvent être sources d’erreurs, voire de perte ou de dégradation de documents. A ce titre, la dématérialisation des factures permet de sécuriser le processus de facturation en automatisant les opérations et en fiabilisant le stockage. De plus, la dématérialisation des factures améliore la traçabilité : des circuits de validation et des contrôles automatiques sont mis en place et garantissent l’authenticité et la fiabilité de la facture électronique.

Améliorer les relations clients-fournisseurs

Autre avantage de la dématérialisation des factures : la facture électronique permet d’améliorer la relation entre clients et fournisseurs. 70% des Directeurs financiers constatent en effet une réduction des délais de traitement. Plusieurs explications à cela :

• La facture électronique est transmise instantanément, plus de délai d’envoi et plus de perte dans le courrier ;
• Certaines étapes de traitement sont supprimées (tri du courrier, saisie, contrôle…) ;
• La circulation interservices est accélérée ;
• La traçabilité des factures électroniques permet le suivi de l’état de traitement des factures.

Grâce à ces avantages, les sources de litige entre clients et fournisseurs sont minimisées et les délais de paiements sont optimisés. Tout le monde est donc satisfait !

Agir pour l’environnement

Enfin, la dématérialisation des factures permet de réduire l’empreinte carbone : fini le papier, l’encre d’impression, le transport du courrier… A ce titre, la facture électronique peut être partie prenante de votre politique RSE : la planète vous en remerciera !

Dématérialisation des factures : comment choisir son outil ?

Il existe de nombreuses solutions disponibles sur le marché et toutes ne se valent pas, notamment d’un point de vue juridique. Voici une liste de critères à prendre en compte afin de choisir votre outil de dématérialisation de factures.

Une solution de dématérialisation conforme à la réglementation

Afin de pouvoir tirer un trait sur le papier, la solution de dématérialisation des factures pour laquelle vous optez doit vous permettre de traiter des factures électroniques conformes à la réglementation. A ce titre, il convient d’être vigilant sur un point spécifique : les solutions uniquement basées sur la technologie LAD ne répondent pas aux réglementations fixées par le gouvernement dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique. Si les détails de la réglementation à venir ne sont pas encore clairement définis, le principe général donne déjà quelques certitudes. Ce qui est sûr, c’est que, contrairement à la technologie LAD, votre solution de facturation électronique devra notamment permettre de :

• Recevoir et traiter des factures électroniques dans un format structuré ;
• Contrôler la cohérence des données à l’entrée des factures sur la plateforme ;
• Garantir l’authenticité de l’émetteur, l’intégrité et la lisibilité des données pour assurer la valeur légale des factures.

Une solution qui permette d’automatiser les processus de saisie et de validation des factures

Afin de profiter pleinement des avantages de la facture électronique (réduction des coûts, gain de temps, sécurisation…), veillez à adopter une solution qui vous permette d’automatiser les processus de saisie et de validation des factures. Pour cela, trois points essentiels :

• La collecte : privilégiez une plateforme centralisatrice prenant en compte de nombreux formats et modes de dépôt.
• Le contrôle : la solution doit vous permettre de contrôler la cohérence et la présence des données (mentions obligatoires notamment), ainsi que les éventuels doublons en prenant en compte les numéros de factures.
• La standardisation : la solution doit pouvoir mettre à votre disposition des factures dans un format standardisé pour vous faire gagner du temps grâce à une intégration automatique par l’ERP, ou vous permettre de les gérer directement sur la plateforme.

Une solution de dématérialisation des factures sécurisée

Critère essentiel dans le choix de votre solution de dématérialisation des factures : la sécurisation du processus. Privilégiez en effet une solution sécurisée, conforme avec la PAF (piste d’audit fiable) afin de garantir légalement l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture électronique. Vous gagnerez ensuite à opter pour un dispositif qui refuse automatiquement les factures non conformes : en envoyant une alerte à l’émetteur de la facture non conforme, un tel dispositif vous assurera une fiabilité optimale. Enfin, prêtez attention à ce que votre future solution de dématérialisation des factures garantisse l’archivage légal de vos factures électroniques. Ce dispositif est en effet primordial dans la mesure où c’est lui qui garantit l’authenticité d’un document afin que celui-ci puisse avoir le statut de preuve en cas de nécessité juridique.

Une solution qui permette d’améliorer la gestion des fournisseurs

Afin d’améliorer la gestion de vos fournisseurs, préférez une solution qui regroupe les fonctionnalités suivantes :

• Tableaux de bords des factures payées et à venir, afin d’avoir à tout instant une parfaite visibilité sur les encours
• Top fournisseurs en montant, et en volume de factures, afin de pouvoir identifier rapidement les risques et de bénéficier d’une aide à la décision
• Statuts de traitement des factures, afin de garder un œil sur l’évolution du traitement de vos factures
• Interface fournisseurs pour le suivi des factures, afin de rendre service à vos partenaires et de limiter les appels au service compta pour connaître l’état d’avancement du traitement de leurs factures
• Utilisation gratuite pour les fournisseurs, afin de faire de votre plateforme un espace communautaire
• Une traçabilité à chaque étape de traitement, pour limiter les litiges.

Une solution technologique adaptée au télétravail

Enfin, dans un contexte où le télétravail s’est démocratisé, il est important de pouvoir accéder de n’importe où au logiciel de dématérialisation de vos factures. Pour cela, privilégiez une solution SaaS basée sur les dernières technologies cloud. Adaptée au télétravail, une telle solution vous assurera scalabilité et robustesse. En choisissant en outre une solution « many-to-many », vous bénéficierez d’un effet de communauté important pour les fournisseurs comme pour les clients : pas de facturation supplémentaire pour vous en cas de raccordement à de nouveaux fournisseurs et pas de coût supplémentaire pour le fournisseur. Dans tous les cas, préférez une solution iso-fonctionnelle avec Chorus Pro, tant sur les formats que sur les protocoles attendus par l’Etat pour les factures et les statuts. C’est un point essentiel pour assurer la pérennité de votre solution.

Pour conclure

La dématérialisation des factures via la facture électronique tend à devenir la nouvelle norme de facturation, notamment d’un point de vue juridique. Afin de ne pas se faire surprendre par les réglementations à venir, il convient de se préparer dès aujourd’hui aux obligations de facturation électronique, en adoptant sans plus tarder un outil de dématérialisation des factures. Pas de précipitation cependant : il est primordial de prendre le temps de choisir le bon outil de dématérialisation des factures.

Solution de dématérialisation des factures fournisseurs, Freedz est une plateforme collaborative qui réunit les clients et leurs fournisseurs autour des factures électroniques qu’ils échangent. De plus, la facturation électronique mise en place par Freedz se situe dans la droite ligne de ce qu’attend l’Etat, concernant les futures plateformes de dématérialisation partenaires (PDP).

Ce n’est pas pour rien que nous participons aux ateliers de travail de la DGFiP sur le sujet 😉 En alliant sécurité, efficacité et accessibilité, Freedz vous permet d’anticiper les réglementations à venir tout en simplifiant dès à présent votre processus de facturation !