5 pièges à éviter lors du choix de votre solution de dématérialisation des factures

Pour répondre aux exigences de traçabilité, et anticiper la réglementation 2023 qui signera la généralisation de la facture électronique, de plus en plus d’entreprises cherchent à s’équiper de solutions de dématérialisation des factures fournisseurs. En plus de se conformer à une obligation légale, ces outils permettent de réduire les délais de traitement, et de consolider les relations avec les fournisseurs. Il existe cependant de nombreux types de solutions et il n’est pas toujours facile de s’y retrouver parmi la multitude d’offres disponibles sur le marché.

Quels sont les pièges à éviter ? Quels critères appliquer pour trouver LA bonne solution ? Suivez le guide !

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Piège n°1 : Choisir une solution de LAD qui sera obsolète en 2023

A partir du 1er janvier 2023, la loi de finances 2020 obligera toutes les entreprises à accepter la facture électronique. Elle permettra ainsi de généraliser ce mode de fonctionnement à tous les paiements inter-entreprises d’ici 2025. Objectif principal : lutter contre la fraude à la TVA. La mise en place de la facture électronique permettra ainsi à l’Etat de récupérer automatiquement les données liées à la facturation des entreprises et d’affiner ses contrôles.

Il est indispensable de se conformer dès à présent à cette nouvelle réglementation pour éviter de devoir changer de système de facturation d’ici 2023. D’autant que cela peut d’ores et déjà être une source d’économies importante pour votre entreprise.

De nombreuses entreprises choisissent aujourd’hui des outils de Lecture Automatique de Documents (LAD) pour dématérialiser leur facturation. Or, les documents générés par ces solutions ne sont pas considérés comme des factures électroniques. Et l’exemplaire papier doit être conservé. Et même si vous utilisez la LAD pour scanner des factures PDF, ce mode de fonctionnement ne sera bientôt plus accepté.

 

Quelle est la différence entre une facture électronique et une facture dématérialisée ?

Même si en apparence, une facture dématérialisée et une facture électronique peuvent sembler similaires, il existe en réalité une différence notable sur la fiabilité des données et leurs valeurs auprès de l’administration fiscale.

La facture dématérialisée est une facture papier qui a été scannée afin de simplifier le stockage, l’archivage ou l’envoi. La solution LAD analyse la facture scannée, l’enregistre dans un format PDF simple, et en extrait les informations nécessaires. Un contrôle humain est cependant indispensable pour corriger les erreurs éventuelles. Il est aussi nécessaire de conserver la facture papier, considérée comme le document d’origine.

La facture électronique est, quant à elle, directement générée au format électronique. L’entreprise doit pouvoir en garantir l’authenticité de l’émetteur, la lisibilité et l’intégrité du contenu. Pour cela, elle peut employer l’une des méthodes suivantes :

  • Signature électronique
  • Télétransmission des factures au format EDI
  • Utilisation d’une solution technique conforme à la méthode de la piste d’audit fiable.

De fait, la facturation papier n’étant plus acceptée de même que le format PDF simple, les solutions de dématérialisation des factures basées sur la LAD seront obligatoirement obsolètes dès 2023.

Comprendre et anticiper la généralisation de la facture électronique en 2023

Piège n°2 : Confondre « conservation » et « archivage légal »

Beaucoup de professionnels confondent encore “conservation” et “archivage”. Or, ces deux opérations sont bien différentes.

La conservation, ou la sauvegarde, consiste à dupliquer des données afin de pouvoir les restaurer en cas de perte partielle ou totale. La sauvegarde est régulièrement renouvelée tandis que le stockage n’excède pas un an.

L’archivage, en revanche, ne consiste pas uniquement à stocker des factures sur un cloud ou un disque. Il permet de conserver sur la durée des documents tout en garantissant leur inaltérabilité, contrairement à une « simple » conservation. A l’issue de la procédure d’archivage, le fichier original est supprimé.

 

Qu’est-ce que l’archivage légal ?

Afin d’être considéré comme légal et donc valable en cas de contrôle par l’administration fiscale, l’archivage doit avoir une valeur probante, c’est-à-dire qu’il doit se conformer à trois grands principes : 

Authenticité

Il doit être possible de prouver que le document et les informations qu’il contient sont authentiques. L’entreprise doit ainsi pouvoir prouver l’authenticité de la source, la date d’émission et les informations contenues.

Lisibilité

La facture doit pouvoir être facilement consultable par l’administration fiscale durant toute la durée obligatoire de conservation, soit 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.

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Intégrité

Afin de garantir la non-modification des éléments de la facture, l’archivage doit uniquement concerner les données figées, scellées ou signées électroniquement. L’outil de stockage doit également utiliser des technologies “non réinscriptibles”, garantir une sécurité d’accès et fournir l’historique des actions et consultations.

A noter qu’une facture électronique archivée ne peut pas être modifiée. Il est donc indispensable que le document soit conforme à la réglementation avant d’être archivé.

 

Piège n° 3 : Opter pour une solution faussement autonome

Autre piège : adopter une solution qui demande un effort supplémentaire au personnel responsable de la comptabilité. Rien n’est moins pertinent qu’une solution censée faciliter les procédures mais qui, au final, alourdit la liste des tâches de vos collaborateurs. Dans le cas d’une solution LAD, en plus de la procédure de dématérialisation, un contrôle humain est souvent nécessaire pour vérifier les données.

Ainsi, en optant pour une solution “faussement” autonome, vous risquez :

  • De faire perdre du temps à vos collaborateurs,
  • D’augmenter le risque d’erreur en cas de re-saisie,
  • D’allonger le délai de traitement et donc de ne pas respecter les délais de paiement des factures de vos fournisseurs.

 

Piège n° 4 : Faire l’impasse sur le SaaS

Même si le fait d’héberger vos propres données et outils vous rassurent, se passer d’une solution Saas pour la dématérialisation de vos factures peut vous faire perdre de nombreux avantages. En outre, l’hébergement de la solution par le fournisseur de service permet de :

  • Mettre rapidement à disposition les services au sein de votre structure,
  • Décharger le service SI de l’entreprise sur la gestion de l’outil,
  • Bénéficier des nouvelles fonctionnalités et des mises à jour déployées par le fournisseur,
  • Supprimer les coûts d’infrastructure et de maintenance,
  • Gérer votre processus de facturation en distanciel

Prenez donc le temps de réfléchir à cet aspect qui peut avoir un impact essentiel en termes de coût et de productivité.

 

Piège n°5 : Négliger l’interfaçage avec l’existant

Fini le temps où les outils étaient indépendants les uns des autres. L’interfaçage entre les outils du SI est désormais un axe de productivité essentiel pour une entreprise.

Cet aspect permet à la fois de faciliter l’appropriation de l’outil par les collaborateurs mais aussi de gagner un temps considérable grâce à la mise en place de liaisons entre les outils. Ce critère doit donc entrer en compte dans le choix de votre solution de dématérialisation. Vérifiez, par exemple, que l’outil choisi puisse s’interfacer avec votre ERP (Sage, SAP, Sopra Steria, Aaeron, etc). Cela facilitera considérablement le traitement des factures.

Vous l’aurez compris, que ce soit pour anticiper les évolutions législatives à venir, décharger vos collaborateurs ou assurer une meilleure intégration à vos outils actuels, le choix d’un outil de dématérialisation des factures est essentiel ! Freedz s’adapte à toutes ces contraintes. Vous pouvez dire adieu au tri du courrier, aux erreurs de saisie, aux pertes de factures, aux procédures lourdes ou aux appels de relance de vos fournisseurs !

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