Qu’est-ce que le sourcing fournisseurs ?

Savez-vous ce qu’est le sourcing fournisseur ? Ce terme vous dit vaguement quelque chose ? Pourtant vous le pratiquez peut-être déjà sans le savoir. Le sourcing fournisseur est une étape importante de votre cycle d’achat. En effet, sous cet anglicisme à la mode se cache une étape clé pouvant impacter fortement les résultats de votre entreprise. On vous en dit plus sur ce qu’est le sourcing fournisseur et les points clés pour faire un bon sourcing.

facture électronique business

Le sourcing fournisseurs, définition

Le sourcing fournisseur, c’est la démarche qui consiste à identifier vos potentiels nouveaux partenaires et à les comparer entre eux afin d’obtenir le meilleur rapport entre qualité, prix, et délais de production. En résumé, cela consiste donc à rechercher, localiser et évaluer ses fournisseurs. L’objectif de cette démarche est de réduire au maximum les coûts d’achats de votre entreprise.

Les bénéfices d’un bon choix peuvent être nombreux : des coûts d’achats réduits, des produits et des services fiables, qui correspondent à vos besoins… Et vous l’avez certainement compris, comme le marché évolue constamment, vous devez être à l’affût des meilleurs tarifs possibles et des propositions qui pourraient être favorables à votre entreprise. C’est la prospection fournisseur. A travers des choix judicieux, l’enjeu pour votre entreprise est important puisque les ressources économisées peuvent être réattribuées à d’autres projets.

Sourcing fournisseur : quels enjeux ?

Qu’importe le secteur d’activité, le sourcing fournisseur fait partie de la stratégie des entreprises pour assurer leur compétitivité. Pour cela, il répond à plusieurs enjeux majeurs :

  • Une augmentation des marges : le sourcing permet de sélectionner des partenaires qui offrent des prix avantageux. Pour vous, si les prix de vente restent identiques, cela engendre une diminution des coûts d’approvisionnement et, in fine, une augmentation de la marge commerciale.
  • Une indépendance vis-à-vis des fournisseurs : le sourcing permet une mise en concurrence des fournisseurs et facilite la négociation. A la clé, c’est la possibilité d’avoir plusieurs partenaires de confiance, de renforcer ou diminuer votre collaboration avec l’un d’eux, tout en évitant les risques de rupture d’approvisionnement. En nouant plusieurs relations, vous ne souffrez pas d’une cession d’activité ou d’un abandon brutal de la part d’un fournisseur.
  • Une meilleure anticipation : en multipliant les points de contact avec plusieurs fournisseurs, vous avez la possibilité de rebondir rapidement en cas d’imprévu sans que cela ait un impact sur le fonctionnement de votre entreprise.

Comment faire un bon sourcing fournisseurs ?

La recherche de fournisseurs nécessite une préparation méticuleuse qui demande du temps et de l’organisation pour faire le meilleur choix possible. Comment s’y prendre ? Quels sont les critères importants ? On vous dit tout.

Sourcing fournisseur : méthode et étapes

Choisir les bons fournisseurs est une étape primordiale qui peut avoir un réel impact sur la performance de votre entreprise. Comme évoqué précédemment, le sourcing se fait généralement en trois étapes.

  • La recherche de potentiels fournisseurs : lors de cette première étape, vous allez définir les critères de choix qui sont impactant pour votre entreprise et les règles de sélection des fournisseurs. Par exemple, il faut veiller à identifier judicieusement la zone géographique concernée. En fonction du choix de la zone d’approvisionnement, certains facteurs entrent en compte comme la distance, les coûts et le délai de livraison qui peuvent fortement varier et avoir un impact sur les frais pour votre entreprise. Mais d’autres critères peuvent entrer en jeu selon vos besoins, tels que l’innovation ou la sécurité d’approvisionnement.
  • La prise de contact : une fois votre choix fait, l’étape suivante consiste à contacter ces fournisseurs. La prise de contact est importante, car vous devez établir un dialogue pour débattre des tarifs les plus intéressants pour votre entreprise. Attention, votre interlocuteur doit aussi y trouver son intérêt. Dans cette démarche, tout doit être mis en œuvre pour convaincre le fournisseur que votre entreprise a les caractéristiques idéales pour devenir un partenaire de choix. Votre but doit être d’établir une relation de confiance et si possible durable dans le temps. L’enjeu est de pouvoir bénéficier des avantages proposés par un fournisseur, tout en lui assurant qu’il aurait tout à gagner en s’associant avec l’entreprise (fréquence d’achat, volume…).
  • L’évaluation et le choix de vos futurs partenaires : cette étape doit vous permettre de sélectionner vos futurs partenaires les plus adaptés. Les offres sont sur la table et il faut désormais retourner à la liste de vos critères de sélection. Entrent en jeu le rapport qualité-prix des marchandises, les délais de paiements accordés, ou encore la stabilité et la réputation de l’entreprise… C’est le moment d’estimer le risque pour votre entreprise en pondérant les différents critères et de faire votre choix.

Sourcing fournisseur : critères de sélection fournisseur

Pour s’entourer de partenaires de qualité, il est essentiel de s’attarder sur les critères qui détermineront vos futurs choix. Ceux-ci doivent être listés et priorisés suivant vos besoins dans un cahier des charges afin d’avoir une véritable grille d’analyse qui vous servira d’appui tout au long du sourcing. Comment faire ? D’abord, notez tous les éléments qui vous semblent importants :

  • Gammes de produits proposées,
  • Démarche qualité des produits,
  • Service après-vente,
  • Localisation géographique,
  • Moyens de production,
  • Compétence industrielle,
  • Recherche et Développement,
  • Délais,
  • Réactivité,
  • Références,
  • Etc.

Une fois ces critères définis, vous pouvez procéder à un premier tri avant d’affiner votre sélection. Dans votre recherche, ne négligez aucun canal : recommandation par un tiers, réseau social, associations professionnelles, sourcing international, annuaires et répertoires… Chacune de ces pistes permet de glaner des informations précieuses suivant le domaine d’activité recherché.

Les bénéfices d’un sourcing fournisseurs efficace

Pour réaliser un sourcing pertinent, vous devez prendre conscience des répercussions d’une bonne relation avec un fournisseur sur votre entreprise.

L’un des buts de cette démarche est de réaliser des économies lors de vos achats. Un bon sourcing fournisseurs doit vous permettre de réduire les charges d’approvisionnement et donc d’augmenter les marges réalisées par l’organisation. Vos choix ne doivent donc pas impacter ces objectifs financiers. Et suivant l’évolution de l’entreprise et celle des marchés, les critères de choix seront régulièrement remis en cause. La prospection fournisseur est un important travail de sélection perpétuel, afin de toujours répondre au mieux aux objectifs fixés par l’organisation.

L’autre objectif d’un bon sourcing est d’avoir un catalogue de fournisseurs diversifié. Cela réduit d’une part les risques liés à l’approvisionnement. Cette manœuvre permet de réduire les imprévus et donc de rester efficace et réactif face à un problème qui pourrait éventuellement survenir. D’autre part, cela vous permet également de réduire la dépendance à un fournisseur. Et un peu de concurrence ne fait jamais de mal pour négocier les prix ou les délais de livraison…

Sourcing fournisseur : et après ?

Réussir son sourcing fournisseur est globalement un moyen d’assurer la pérennité de votre organisation. En effet, un défaut d’approvisionnement peut réellement impacter vos propres délais de production, voire interrompre totalement la chaîne… A travers cette démarche, c’est donc l’état de santé de votre trésorerie et la performance de votre entreprise qui sont en jeu. Et la recette n’est pas si compliquée : il faut chercher à tisser des relations de confiance qui permettront aux deux partis de tirer des bénéfices sur le long terme. L’objectif d’un sourcing fournisseur efficace ? Soigner les relations pour ne pas avoir à changer de partenaire tous les quatre matins afin de faciliter les échanges et capitaliser sur le travail de recherche effectué. Cela n’empêche pas de réinterroger régulièrement les modes d’approvisionnement pour être réactif et compétitif !

5 points clés pour simplifier la gestion des factures fournisseurs

Relation fournisseur : comment l’améliorer ?

Près de la moitié des départements achats estiment qu’ils subissent des « relations déséquilibrées ou défavorables avec leurs fournisseurs », selon une étude menée par le cabinet AgileBuyer – CNA. Pour éviter de vivre la même expérience, mieux vaut faire en sorte de soigner les relations avec ses fournisseurs. Comment ? En commençant sur de bonnes bases ! Les termes de la relation doivent être explicites et adaptés aux produits ou services vendus afin que chacun puisse tirer le maximum de bénéfices de cette nouvelle collaboration. N’hésitez pas à négocier les conditions commerciales dès le départ pour éviter les quiproquos et les mauvaises surprises.

Pour instaurer un climat de confiance et créer un partenariat pérenne, la relation doit également être gagnant-gagnant : le contrat doit être bénéfique pour vous et votre fournisseur, cela n’empêchant pas de rester flexible et de faire évoluer les termes du contrat au fil des mois ou des années. Un climat d’honnêteté et de transparence est aussi un moyen de faire profiter à l’autre de son réseau, de son influence et de sa réputation.

Enfin, n’oubliez pas que le nerf de la guerre d’une bonne relation, c’est la communication ! Échangez régulièrement avec votre fournisseur et planifiez des rencontres pour analyser l’évolution de votre collaboration. La mise à jour des documents légaux est également importante pour éviter tout litige. Pour faciliter l’aspect comptabilité et administratif, optez pour un portail fournisseur ou une plateforme pour déposer facilement les documents.

Paiement : le pilier d’une bonne relation fournisseur

Les fameuses « factures en retard » restent un véritable fléau : elles seraient à l’origine de 25 % des faillites d’entreprises, tandis que presque un tiers des sociétés continuent de payer en retard leurs fournisseurs. Selon l’Observatoire des délais de paiement, « les paiements sont restés stables en 2020 à 43 jours de chiffres d’affaires pour les délais clients et 49,4 jours d’achats pour les délais fournisseurs ». S’ils restent élevés, ces délais sont dus aux difficultés d’approvisionnement et aux hausses de prix des matériaux et matières premières. Pour tisser des relations de confiance avec ses partenaires, le paiement est au cœur des préoccupations : il est important de régler vos factures en temps et en heure. Cela renforce la confiance et permet de travailler dans une atmosphère saine et sereine.

Passer à la facture fournisseur dématérialisée

Plus de 2,5 milliards de factures seraient envoyées chaque année en France en B2B et B2G. Pour faciliter leurs échanges, de nombreuses entreprises passent au format numérique. Les factures dématérialisées présentent en effet des avantages certains, parmi lesquels :

  • L’amélioration de la relation fournisseur grâce à la réduction du risque d’erreurs : finies les tâches chronophages à faible valeur ajoutée, place à une meilleure tenue de la comptabilité et à une limitation du risque de factures impayées. Les litiges sont également évités, tout comme les erreurs de saisies ou de paiement, garantissant une relation de confiance et de transparence.
  • L’amélioration de la performance de l’entreprise et la capitalisation sur le sourcing : si la facture dématérialisée réduit l’empreinte écologique des entreprises, elle permet surtout de dématérialiser l’ensemble du processus de paiement, de la transmission de la facture jusqu’au paiement. Pour vous, c’est un moyen de diviser le temps de traitement par 5 et les coûts de traitement par 3. Résultat : les relations avec vos fournisseurs vous assurent une plus grande compétitivité.

Le sourcing fournisseur est avant tout un moyen pour assurer la croissance de l’entreprise, et non pas une fin en soi. Il doit être accompagné d’une véritable volonté de nouer des relations de confiance via des outils innovants. Solution d’avenir ayant déjà fait ses preuves, les factures dématérialisées sont la clé d’un partenariat pérenne et d’une collaboration gagnant-gagnant. Pour simplifier le quotidien de votre comptabilité fournisseurs, Freedz a conçu un outil qui automatise la collecte et le traitement de vos factures.

 
Vous cherchez à améliorer vos relations fournisseurs ?

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