Qu’est-ce que le Procure-to-Pay ?

Votre entreprise cherche un nouveau levier de croissance ? D’efficacité ? La digitalisation de votre cycle Procure-to-Pay peut apporter cette plus-value à votre organisation… Euh, pardon ! Vous avez dit Procure-to-Pay ? Encore un obscur anglicisme…

Le Procure-to-Pay, c’est tout simplement le processus d’achat mis en place dans une entreprise.

Et la dématérialisation de ce processus est le nouvel enjeu stratégique des directions financières pour rester compétitif. Simplifier, automatiser, intégrer et accélérer les processus liés à chaque étape du cycle d’achat (catalogues, demande d’achat, commande, réception, et traitements des factures) : c’est ce qu’on appelle l’optimisation du Procure-to-Pay. Chaque entreprise gère donc à sa manière ce cycle afin qu’il soit le plus efficace possible. On vous en dit plus sur ce processus dans cet article.

Le Procure-to-Pay, définition

Le Procure-to-Pay (aussi connu sous la dénomination Purchase-to-Pay ou P2P) désigne l’ensemble du processus achats. Celui-ci va de l’identification des besoins (ou la recherche d’achats, à savoir la recherche des produits ou du service), jusqu’au paiement. En passant par la gestion du bon de commande et la réception des factures. Une solution Procure-to-Pay est une solution intégrée conçue pour prendre en charge le processus achat d’une entreprise de bout en bout.

Quelles sont les étapes du Procure-to-Pay (P2P) ?

Chaque entreprise définit son processus de Procure-to-Pay. Comme il n’existe pas de modèle unique pour définir ce processus, ce cycle peut varier en fonction des besoins.

Vous trouverez ci-dessous les principales étapes qui caractérisent ce processus, catégorisées en quatre parties :

La demande d'achat :

  • recherche de produits,
  • création d’un panier,
  • création de la demande d’achat,
  • traitement et l’autorisation de la demande…

L'approvisionnement :

  • création du bon de commande ou d’achat (transmis au fournisseur),
  • suivi et réception des marchandises,
  • évaluation de la conformité à la commande…
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La gestion des factures fournisseurs :

  • réception et tri de la facture,
  • workflow de validation,
  • rapprochement et traitement de la facture…

Le paiement :

  • règlement du paiement,
  • mise à jour du compte fournisseur…
Schématisation du cycle Procure-to-Pay

Un outil de Procure-to-Pay joue son rôle en veillant à ce que tout soit transmis à la bonne personne au bon moment avec les bonnes données.

Quels sont les avantages de l’automatisation du cycle Procure-to-Pay ?

La mise en place d’une solution Procure-to-Pay contribue à digitaliser, automatiser et optimiser le processus achat. Elle comprend notamment des fonctionnalités de contrôle, de validation, de gestion documentaire, etc. qui permettent aux Directions des achats et/ou financières d’améliorer leur efficacité et leur maîtrise sur les dépenses.

L’automatisation du cycle fournisseur apporte de nombreux avantages comme l’accélération des processus, l’optimisation du workflow (ce qui permet aux équipes d’avoir plus de temps pour leurs missions), ou encore la réduction des erreurs et des coûts.

A ces avantages apportés à votre entreprise s’ajoutent d’autres bénéfices :

  • L’optimisation de l’efficacité des processus achats. Grâce à l’automatisation des processus qui permet de réduire les coûts de main d’œuvre, les délais de traitement, les risques, les erreurs, etc…
  • L’amélioration du suivi et la maîtrise des dépenses. En consolidant les données, les entreprises ont une meilleure visibilité et ainsi un meilleur contrôle de leurs dépenses,
  • La montée en compétences de vos équipes achats et fournisseurs. Libérées des tâches administratives, manuelles et répétitives, vos équipes peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée (analyse, amélioration des relations fournisseurs, etc…).

Par ailleurs, notez que l’accélération des opérations peut occasionner des bénéfices supplémentaires grâce à l’escompte pour paiement anticipé pratiqué par certains fournisseurs.

Enfin, l’automatisation du cycle fournisseur vous permet une traçabilité accrue sur l’ensemble des échanges et d’obtenir une meilleure relation avec vos fournisseurs (délais de paiement plus courts…).

 

Pour conclure :

Le processus Procure-to-Pay étant relativement facile à automatiser, cela permet finalement aux Directions des achats de se focaliser sur des tâches à valeur ajoutée comme le sourcing, la réduction des coûts et des dépenses, améliorer l’efficacité… L’optimisation du processus achats existant, notamment les processus transactionnels, représente souvent la première étape de la transformation digitale au sein des Directions des achats. Car c’est effectivement un véritable levier de performance lorsqu’il est digitalisé et automatisé. C’est également un moyen pour ces dernières de contribuer à améliorer les performances et la compétitivité de leur entreprise.

 

 

Vous souhaitez commencer à optimiser votre processus de Procure-to-Pay ?

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