Office managers : 3 solutions innovantes à apporter à votre entreprise

Être un office manager efficace, c’est d’abord savoir faire preuve d’ingéniosité pour trouver des solutions innovantes à chaque problème. Véritable couteau suisse au sein de l’entreprise, il ou elle est amené·e à intervenir dans plusieurs domaines tels que la Qualité de Vie au Travail (QVT), les ressources humaines, la gestion administrative, etc. L’office manager est ainsi confronté chaque jour à de nombreux défis.

Pour réussir ses missions et limiter le stress et la frustration, la meilleure option est d’adopter un état d’esprit ouvert et de toujours chercher de nouvelles méthodes et idées pour répondre aux problématiques de l’entreprise.

Découvrez ici les solutions innovantes à mettre en place dans trois domaines clés de votre organisation : la QVT, le recrutement et la gestion administrative. 

1 – Favoriser la QVT grâce à des pratiques novatrices

La Qualité de Vie au Travail fait partie des grands enjeux des organisations. Son amélioration permet de répondre aux nombreux défis rencontrés quotidiennement par l’entreprise : turn-over, difficulté de recrutement, baisse de motivation, maladies professionnelles, conflits, etc.

L’office manager a donc un rôle essentiel dans la mise en place de mesures visant à développer la QVT. Il·elle pourra ainsi intervenir à plusieurs niveaux :

• Aménagement des bureaux: le cadre de travail a un impact fort sur la QVT et même la performance des salariés. Une étude menée par le CSA pour JLL en Île-de-France montre la corrélation entre espace de travail et performance. Selon cette étude, 1 salarié sur 4 considère que son environnement lui permet de travailler efficacement.

L’espace bureau doit être pensé pour favoriser le bien-être et la concentration, limiter le stress et les bruits. Cela passe par l’ergonomie des postes et la création d’espaces (salles de réunions, de détentes, etc.) qui répondent au besoin d’isolement comme au besoin de collaborer avec son équipe. La présence de plantes peut aussi avoir un effet apaisant et favoriser la productivité des salariés. Enfin, la luminosité a aussi un impact majeur sur le bien-être au travail.

• Intégration des collaborateurs dans les démarches RSE et QVT: faire participer les salariés sur ces questions dans le cadre d’ateliers peut également être un excellent moyen de trouver des solutions innovantes et concrètes. L’intelligence collective et les différents points de vue exprimés par les salariés permettent de ne pas prendre de décisions hâtives mais bien d’aborder les problématiques en profondeur.
• Gamification: Concept qui fait de plus en plus d’émules dans les entreprises, la gamification consiste à adapter les mécanismes du jeu (ludique) aux domaines de l’entreprise dans le cadre de formations, de situation de travail, d’applications métiers, etc.
• Team-building: méthode classique mais très efficace, le team-building est l’occasion de remercier les salariés et de célébrer leurs réussites tout en fédérant les équipes. Les idées d’activités originales ne manquent pas mais devront tout de même répondre à l’appétence des collaborateurs et à leurs centres d’intérêt.

2 – Améliorer les processus de recrutement grâce à la technologie

Si votre société peine à recruter de nouveaux salariés ou cherche des talents, les technologies seront sans doute vos meilleurs atouts. Vous pouvez ainsi :

• Activer l’ensemble des réseaux existants: ajouter une section embauche à la newsletter, mettre en place un hashtag sur LinkedIn, avoir un onglet recrutement sur le site web de l’entreprise, etc.
• Faire du social recruiting pour découvrir d’autres profils et avoir accès à un immense catalogue de CV.
• Utiliser une application dédiée pour entrer en relation avec les futurs collaborateurs qui recherchent un emploi depuis leur smartphone.
• Utiliser une IA pour scanner des profils et trouver les plus prometteurs

3 – La digitalisation pour une gestion administrative optimale

Autre point sur lequel l’office manager peut être amené à intervenir et proposer des solutions innovantes : la gestion administrative. Là encore, il existe de très nombreuses manières de rendre cette dernière plus fluide, efficace et coopérative. La digitalisation contribue à améliorer considérablement la performance de l’entreprise dans ce domaine.

Ainsi, plusieurs solutions peuvent être mises en place :

• Les suites collaboratives: il s’agit d’un ensemble d’applications qui communiquent entre elles et permettent aux salariés de travailler simultanément, de partager des documents, d’envoyer des messages instantanés, etc. La G suite de Google et Microsoft Office 365 font partie des suites collaboratives les plus utilisées.
• Les outils de gestion des recrutements: si votre entreprise doit recruter des personnes de manière régulière, la mise en place d’un logiciel de recrutement s’avère indispensable. De cette manière, votre entreprise ne passera pas à côté de talents tout en limitant les tâches chronophages.
• Les outils de gestion:  S’il y a bien un domaine où la digitalisation fait gagner un temps précieux, c’est la gestion administrative et financière. Par exemple, si vous souhaitez permettre aux salariés de travailler aussi bien dans les locaux de l’entreprise que chez eux, un logiciel SaaS peut être une bonne solution. Si vous souhaitez gagner en efficacité sur la gestion des factures des fournisseurs, pensez aux outils collaboratifs comme Freedz.

Besoin d’une solution innovante pour la gestion des factures ? Freedz est une plateforme collaborative qui facilite les relations clients-fournisseurs en simplifiant les échanges de factures sous forme électronique. Freedz c’est entre autres :

• La dématérialisation de la collecte des factures.
• La centralisation et l’archivage de l’ensemble des factures sur une seule et même plateforme ainsi qu’un moteur de recherche pour pouvoir facilement accéder aux factures souhaitées, par fournisseur ou par année.
• Un vrai processus de validation.
• Un meilleur suivi des dépenses.
• La transmission simple des informations à l’expert-comptable, qui peut récupérer les documents directement sur Freedz via son propre compte.