Lecture automatique de documents (LAD) vs Facture électronique

L’obligation du passage à la facture électronique dans les échanges B2B se dessine pour 2023 à 2025 en France. Si quelques entreprises ont déjà passé le cap, il est admis qu’environ 80% des échanges de factures se font toujours sous format papier.

Pour les entreprises qui ont choisi de dématérialiser leurs factures fournisseurs, la plupart se sont tournées vers des technologies de lecture automatique de documents (LAD/RAD). Mais d’autres solutions existent. En effet, dans la grande distribution par exemple, les échanges de factures se font généralement par EDI (échanges de données informatisés). Ces échanges-là reposent sur des formats de factures « structurés », c’est-à-dire construits pour être analysés automatiquement par des solutions informatiques.

Alors comment fonctionnent ces technologies ? Quels sont les avantages de l’une ou de l’autre ? Puisque les entreprises vont être obligées d’investir, quel type de solution envisager ?

Lecture automatique de documents et facture électronique

Qu’est-ce que la lecture automatique de documents (LAD/RAD) ?

Dans la théorie, la LAD ou lecture automatique de documents, est un ensemble de technologies (RAD, OCR…) qui va « scanner » le contenu d’un document afin de l’analyser. L’objectif est de reconnaître certains termes ou caractères afin d’identifier des informations particulières. Pour les factures, ce sont par exemple la date d’émission, le taux de TVA, le montant TTC…

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Actuellement, la lecture automatique de documents sert généralement à traiter du papier

Comment cela se déroule ? Une entreprise va recevoir des factures, les trier et les passer au scanner. La LAD va analyser ces scans et détecter les informations voulues (avec plus ou moins de réussite). Une personne doit ensuite vérifier les propositions faites par la LAD et les valider ou corriger si nécessaire. Mais attention ! Cela n’est pas de la facture électronique, le papier doit être conservé. Cette façon de faire est donc amenée à disparaître.

La LAD peut également servir à traiter des factures PDF

Dans ce cas, le plus souvent, les factures sont reçues par mail avec un PDF en pièce jointe. Une personne va être chargée de récupérer le PDF et de la transmettre à la solution de LAD, qui va faire le même travail que ci-dessus. Dans ce cas précis, à condition que les PDF soient signés électroniquement et/ou que votre LAD respecte le principe de la piste d’audit fiable, on peut parler de facture électronique à valeur légale.

Cependant, le taux de réussite de ces technologies tournent dans le meilleur des cas autour de 90-93%. Des interventions humaines restent donc obligatoires. C’est d’ailleurs l’un des problèmes soulevés par notre client Un Toit pour Tous qui, malgré la mise en place d’une LAD, avait du personnel exclusivement consacré aux missions de tri, de scan et de vérification du vidéocodage… Ce qui l’a poussé à changer de fonctionnement.

Enfin, la Lecture automatique de documents présente l’avantage de traiter à la fois du papier et du PDF et donc de « dématérialiser » l’intégralité des factures. Cependant, la réalité des faits est un peu plus compliquée. Comme les formats de factures ne sont pas standardisés, le paramétrage et l’entraînement de ces logiciels est plutôt lourd. Il nécessite des mises à jour régulières pour être capables de reconnaître efficacement de nouveaux formats de factures.

On est donc encore loin d’un processus automatisé.

Le guide pour comprendre et anticiper la généralisation de la facture électronique en 2023

Qu’est-ce qu’une facture structurée ?

L’autre moyen répandu d’échanger des factures électroniques reposent sur ce que l’on appelle des factures « structurées ». Ces formats informatiques sont échangés selon des protocoles automatisés, que ce soit par EDI (échanges de données informatisés) ou par API (Application Programming Interface). Dans ces cas-là, les factures sont échangées informatiquement et automatiquement, entre deux systèmes d’information.

Ces formats de factures « structurés », sont construits pour être analysés automatiquement par des solutions informatiques. Plusieurs types de formats structurés existent et sont utilisés (CII, Edifact, UBL, Pivot Chorus…).

Facture XML

Extrait d’une facture en format XML (parfaitement lisible n’est-ce pas ?)

Le gros avantage de la facture structurée est qu’elle permet l’intégration automatique des données dans l’ERP/logiciel de gestion et supprime donc les interventions humaines manuelles dans la réception, le tri et la saisie des factures. Cela permet même d’automatiser certaines étapes du workflow.

L’autre point fort de cette technologie est le fait que ces factures peuvent être « enrichies ». C’est-à-dire que des données supplémentaires peuvent être ajoutées par le fournisseur afin de faciliter le traitement pour le client (numéro de business unit, informations de consommation, de paiement…).

Cependant, tout n’est pas si rose. Si chaque fournisseur utilise un format différent, le client va devoir s’adapter. Soit en négociant avec ses fournisseurs pour imposer un format commun (pratiquement impossible dans les faits) soit en étant capable de gérer de nombreux formats en réception, ce qui est compliqué techniquement.

Factur-X, un nouveau format de facture qui change la donne

Récemment, un nouveau format de facture est venu ouvrir de nouveaux horizons : Factur-X. Concrètement, il s’agit d’une facture lisible au format PDF, mais qui intègre des informations sur un format structuré défini pour que les logiciels d’intégration puissent accéder à des informations de facturation sûres et validées.

Alors, plutôt lecture automatique de documents ou facture électronique  ?

Evidemment : Freedz, le meilleur des deux mondes ! Freedz est une plateforme collaborative qui réunit les clients et leurs fournisseurs autour des factures électroniques qu’ils échangent. Une plateforme comme Freedz réunit des modes de dépôts automatisés et une technologie de LAD pour les PDF.

Pour la gestion des dépôts automatisés, les solutions sont nombreuses ! Les fournisseurs disposent de modes de dépôt automatisés variés (EDI et API) et de différents formats de facture afin de s’adapter à toutes les situations. La plateforme se charge ensuite d’adapter le format de la facture afin de mettre à disposition du client toutes les factures reçues dans un format unique et intégrable automatiquement dans l’ERP.

Pour la gestion des PDF, Freedz propose une technologie de LAD de nouvelle génération. Son mode de fonctionnement est en rupture avec les technologies traditionnelles. En se basant sur la technologie de deep learning mise au point par Mindee, la LAD de Freedz atteint des performances inégalées en termes de pourcentage de réussite et de rapidité.

 

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