Lecture automatique de documents (LAD) vs Facture électronique

L’obligation du passage à la facture électronique dans les échanges B2B se dessine pour 2026 en France (report de l’entrée en vigueur prévue initialement en 2024). Si quelques entreprises ont déjà passé le cap, il est admis qu’environ 80% des échanges de factures se font toujours sous format papier.

Pour les entreprises qui ont choisi de dématérialiser leurs factures fournisseurs, la plupart se sont tournées vers des technologies de lecture automatique de documents (LAD/RAD). Mais d’autres solutions existent. En effet, dans la grande distribution par exemple, les échanges de factures se font généralement par EDI (échanges de données informatisés). Ces échanges-là reposent sur des formats de factures « structurés », c’est-à-dire construits pour être analysés automatiquement par des solutions informatiques.

Alors comment fonctionnent ces technologies ? Quels sont les avantages de l’une ou de l’autre ? Puisque les entreprises vont être obligées d’investir, quel type de solution envisager ?

Qu’est-ce que la lecture automatique de documents (LAD/RAD) ?

Dans la théorie, la LAD ou lecture automatique de documents, est un ensemble de technologies (RAD, OCR…) qui va « scanner » le contenu d’un document afin de l’analyser. L’objectif est de reconnaître certains termes ou caractères afin d’identifier des informations particulières. Pour les factures, ce sont par exemple la date d’émission, le taux de TVA, le montant TTC…

Cependant, le taux de réussite de ces technologies tournent dans le meilleur des cas autour de 90-93%. Des interventions humaines restent donc obligatoires. C’est d’ailleurs l’un des problèmes soulevés par notre client Un Toit pour Tous qui, malgré la mise en place d’une LAD, avait du personnel exclusivement consacré aux missions de tri, de scan et de vérification du vidéocodage… Ce qui l’a poussé à changer de fonctionnement.

Enfin, la Lecture automatique de documents présente l’avantage de traiter à la fois du papier et du PDF et donc de « dématérialiser » l’intégralité des factures. Cependant, la réalité des faits est un peu plus compliquée. Comme les formats de factures ne sont pas standardisés, le paramétrage et l’entraînement de ces logiciels est plutôt lourd. Il nécessite des mises à jour régulières pour être capables de reconnaître efficacement de nouveaux formats de factures.

On est donc encore loin d’un processus automatisé.

Qu’est-ce qu’une facture structurée ?

L’autre moyen répandu d’échanger des factures électroniques reposent sur ce que l’on appelle des factures « structurées ». Ces formats informatiques sont échangés selon des protocoles automatisés, que ce soit par EDI (échanges de données informatisés) ou par API (Application Programming Interface). Dans ces cas-là, les factures sont échangées informatiquement et automatiquement, entre deux systèmes d’information.

Ces formats de factures « structurés », sont construits pour être analysés automatiquement par des solutions informatiques. Plusieurs types de formats structurés existent et sont utilisés (CII, Edifact, UBL, Pivot Chorus…).

Le gros avantage de la facture structurée est qu’elle permet l’intégration automatique des données dans l’ERP/logiciel de gestion et supprime donc les interventions humaines manuelles dans la réception, le tri et la saisie des factures. Cela permet même d’automatiser certaines étapes du workflow.

L’autre point fort de cette technologie est le fait que ces factures peuvent être « enrichies ». C’est-à-dire que des données supplémentaires peuvent être ajoutées par le fournisseur afin de faciliter le traitement pour le client (numéro de business unit, informations de consommation, de paiement…).

Cependant, tout n’est pas si rose. Si chaque fournisseur utilise un format différent, le client va devoir s’adapter. Soit en négociant avec ses fournisseurs pour imposer un format commun (pratiquement impossible dans les faits) soit en étant capable de gérer de nombreux formats en réception, ce qui est compliqué techniquement.

Alors, plutôt lecture automatique de documents ou facture électronique  ?

Evidemment : Freedz, le meilleur des deux mondes ! Freedz est une plateforme collaborative qui réunit les clients et leurs fournisseurs autour des factures électroniques qu’ils échangent. Une plateforme comme Freedz réunit des modes de dépôts automatisés et une technologie de LAD pour les PDF.

Pour la gestion des dépôts automatisés, les solutions sont nombreuses ! Les fournisseurs disposent de modes de dépôt automatisés variés (EDI et API) et de différents formats de facture afin de s’adapter à toutes les situations. La plateforme se charge ensuite d’adapter le format de la facture afin de mettre à disposition du client toutes les factures reçues dans un format unique et intégrable automatiquement dans l’ERP.

Pour la gestion des PDF, Freedz propose une technologie de LAD de nouvelle génération. Son mode de fonctionnement est en rupture avec les technologies traditionnelles. En se basant sur la technologie de deep learning mise au point par Mindee, la LAD de Freedz atteint des performances inégalées en termes de pourcentage de réussite et de rapidité.