Dépenses pro et notes de frais : optimisez votre gestion de A à Z

Votre entreprise grandit et vos dépenses sont de plus en plus nombreuses ? En revanche, vous n’avez pas plus de temps à consacrer à leur gestion. La bonne nouvelle, c’est que peu importe la taille de votre entreprise et votre organisation, il existe des solutions pour améliorer et simplifier la gestion des dépenses professionnelles.

De la simple (mais très efficace) automatisation de vos tâches comptables, à l’optimisation de la gestion de vos budgets et notes de frais ; voici quelques bonnes pratiques facilement actionnables pour que vous puissiez enfin passer du temps sur votre activité plutôt que sur votre comptabilité. Suivez le guide !

Quelques cases à cocher :

✅ Repensez l’organisation et le contrôle de vos dépenses

✅ Automatisez vos processus récurrents et chronophages

✅ Suivez et analysez vos dépenses en temps réel

Gestion des notes de frais

Déléguez à vos équipes en toute sécurité

Commençons par le commencement : repenser l’organisation et le contrôle de vos dépenses aura sans nul doute un impact immédiat sur vos finances, mais aussi sur la productivité de vos équipes. Si vous vous identifiez à l’une (ou plusieurs) des affirmations suivantes, nous vous conseillons de lire ce paragraphe dans son intégralité !

  • Vous avez l’impression de sans cesse courir après vos employés pour récupérer leurs notes de frais (spoiler : il est probable qu’eux aussi aient l’impression de passer leur temps à tout préparer pour la comptabilité)
  • Vous avez parfois du mal à suivre les dépenses réalisées avec une carte bancaire professionnelle partagée entre plusieurs collègues (voire toute l’entreprise)
  • Vous avez du mal à budgétiser les dépenses de vos équipes (matériel divers, logiciels, frais de déplacement, repas, abonnements…).

La solution : inclure vos équipes dans le processus de gestion des dépenses dès le début !

Par exemple, en souscrivant à un compte professionnel nouvelle génération avec des accès membres, des avantages et des champs d’action que vous choisissez, vous pourrez travailler en collaboration avec vos employés même lorsqu’il s’agit des finances.

 

  • 👉 Vos employés peuvent accéder au compte selon les permissions que vous leur accordez et leur rôles (managers ou collaborateurs, voire même votre comptable).
  • 👉 Vos employés peuvent bénéficier de cartes professionnelles individuelles (physiques ou virtuelles) pour leurs dépenses, et pour lesquelles vous définissez des limites et permissions.
  • 👉 Vos équipes suivent leurs dépenses en toute autonomie, complètent leurs transactions en liant les justificatifs numérisés (et certifiés à valeur légale) en un clic, ou encore ils programment des virements que vous n’aurez plus qu’à valider !
En bref, quand vous optez pour un processus individualisé (mais collaboratif) de gestion des dépenses :

  • Vous donnez suffisamment d’autonomie à vos équipes pour ne plus vous occuper des dépenses de tout le monde ;
  • Vous maîtrisez la moindre dépense de chacun, l’air de rien.

Vous en doutez encore ?

Dans ce contexte, les dépenses sont en tout point de vue plus sécurisées : vous ne partagez plus à tout va les données des cartes professionnelles de l’entreprise et vous faites le choix d’un moyen de paiement adapté et limité aux dépenses de chacun. Un autre avantage non négligeable : un compte professionnel en ligne offre souvent plus de flexibilité. Vous pouvez généralement définir et modifier à tout moment les plafonds de paiement, de retrait et d’utilisation de la carte (certains jours seulement, à l’étranger, sans contact…). Vous devez commander une carte ? En bloquer une autre qu’un de vos salariés pense avoir perdue ? Avec les solutions bancaires en ligne, vous pouvez le faire sans avoir à le demander à votre banquier.

Vous l’aurez compris, pour maîtriser les dépenses de son entreprise, il suffit d’établir de bonnes règles de départ.

Contrôlez vos dépenses en temps réel

Une fois vos employés intégrés à votre processus de gestion des finances et votre circuit de validation mis en place, il ne vous restera plus qu’à allouer les budgets disponibles et automatiser la vérification des dépenses.

Vous pensez que tout centraliser peut vous simplifier la tâche ? Parfois, mais pas toujours ! Nous allons vous démontrer par A plus B que lorsqu’il s’agit des dépenses, il est recommandé de diviser pour mieux régner.

La première chose à faire, c’est d’identifier vos différents postes de dépenses. Pour cela, les comptes professionnels nouvelle génération ont encore quelques atouts :

  • 👉 La possibilité de créer des comptes multiples avec des IBANs dédiés qui vous permettent de séparer vos postes de dépenses, et surtout de lier les cartes que vous avez commandées pour vos employés au compte de votre choix.
  • 👉 Vous pouvez également avoir des comptes pour mettre de l’argent de côté et anticiper vos dépenses récurrentes : taxes, cotisations, salaires, paiements des fournisseurs…
  • 👉 Jamais deux sans trois – voici un autre avantage et pas des moindres – vous pouvez également attribuer des labels personnalisés pour catégoriser vos dépenses au sein des comptes, et qui apparaîtront sur vos relevés bancaires. Votre comptable va vous adorer !

En parlant de comptabilité… Saviez-vous que certaines solutions bancaires pour les pros offrent également des fonctionnalités et des services de gestion intégrés ? Comme nous le disions plus haut, c’est un des cas où la centralisation peut vous faire économiser autant de temps que d’argent !

Concrètement il s’agit de :

  • 👉 Synchroniser vos outils de gestion avec votre compte bancaire pour que vos outils travaillent à votre place. Par exemple, vous pouvez envoyer en un clic tous les virements des salaires depuis une seule plateforme.
  • 👉 Donner accès à votre expert-comptable pour qu’il puisse contrôler vos relevés bancaires et récupérer un export complet de vos transactions, dès que nécessaire.
  • 👉 Être en mesure de faire de la comptabilité analytique, grâce à des systèmes de labels et de filtres qui vous permettent de savoir où vous en êtes de vos dépenses en un coup d’œil.

En conclusion

Vous l’aurez compris, la clé réside dans le choix des bons outils et d’une organisation des dépenses dès la phase d’achat. Intuitifs et collaboratifs, ils font gagner un temps précieux pour budgétiser et comptabiliser vos frais divers et variés. Accessibles et faciles à mettre en place, ils seront vos meilleurs alliés au quotidien, pour gérer vos dépenses sans efforts mais pas sans résultats.

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