Factur-X, le nouveau standard européen de la facture électronique

Avez-vous déjà entendu parler de Factur-X ? Non ? Si vous travaillez sur le marché B2B français, vous devriez rapidement avoir de ses nouvelles. En effet, vous le savez probablement maintenant : la facture électronique va devenir obligatoire pour le B2B en France d’ici 2026. Parmi les formats de facture électronique retenus : Factur-X.

Ce nouveau format de facture électronique, qui combine PDF et données structurées, devrait rapidement bouleverser le paysage de la facture électronique en France. En effet, la combinaison de ces deux formats de données lui permet de faire le pont entre les humains, qui profiteront de son côté PDF, et les machines qui pourront exploiter automatiquement ses données structurées. Fini les tâches manuelles de saisie des données ou de relecture du vidéocodage.

Et comme il s’agit d’un format co-développé avec notre voisin Allemand, il devrait rapidement s’étendre plus largement dans l’Union européenne. On vous dit tout sur ce nouveau format de facture.

Factur-X le nouveau standard européen de la facture électronique

Rappel : qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Même si le sujet est de plus en plus tendance, avec la généralisation de la facture électronique pour le B2B en France prévue entre 2024 et 2026, il n’en est pas pour autant nouveau. En effet, certaines entreprises utilisaient déjà la facture électronique le siècle dernier !

Mais ne refaisons pas l’histoire. Aujourd’hui, il existe trois types de factures électroniques sur le marché. Les trois ont pour l’instant une valeur légale aux yeux de l’État.

  • La facture PDF : si elle est signée électroniquement ou que vous garantissez le respect d’une piste d’audit fiable, une facture PDF peut être considérée comme une facture électronique. Il s’agit dans ce cas de ce qu’on appelle un “PDF image”, qui est lisible par l’humain mais qui ne contient pas de données structurées, lisibles automatiquement par un ordinateur.
  • La facture structurée : il s’agit ici de factures qui sont dans des formats lisibles automatiquement par un logiciel. Illisible pour l’humain, les données de la facture sont “structurées”, c’est-à-dire organisées dans le document à l’aide de balises, de sorte qu’un logiciel puisse reconnaître avec certitude les informations. Elles sont le plus souvent échangées par EDI et permettent d’automatiser le traitement.
  • La facture mixte : comme son nom l’indique, il s’agit d’un mélange des deux. La facture dispose d’un format lisible par l’humain mais contient également des données structurées pour automatiser le traitement. Le fameux Factur-X en est un très bon exemple !

Et comme le PDF ne sera plus un format de facture électronique accepté après 2026 (le but étant de pousser à plus d’automatisation), les formats mixtes devraient rapidement se répandre sur le marché.

Le guide pour comprendre et anticiper la généralisation de la facture électronique en 2023

Factur-X de quoi parle-t-on ?

Nous venons de l’évoquer, le Factur-X est un format de facture mixte ! Il s’agit d’un standard franco-allemand qui fait son apparition en 2017. Un standard que l’on retrouve également sous le nom de ZUGFeRD 2.2, le petit nom que lui donnent nos chers voisins.

Factur-X est donc un mélange entre un format PDF, lisible par l’humain, et un format XML, qui permet de structurer les données et contenant toutes les informations utiles à son traitement.

Il a été créé dans le but de permettre aux fournisseurs d’émettre des factures avec une valeur ajoutée. Il laisse également au destinataire le choix sur la façon de les traiter, si son système d’information ne lui permet pas de traiter les données structurées par exemple.

Quels sont les avantages de Factur-X ?

Le principal avantage de Factur-X réside dans le fait qu’il s’agit d’un format mixte. Vous n’êtes pas équipés d’un logiciel capable d’automatiser la lecture des données structurées (comme Freedz par exemple) ? Ce n’est rien, Factur-X dispose d’une version PDF qui est utilisable telle quelle par un collaborateur. Vous souhaitez automatiser le traitement pour gagner en efficacité ? Ça tombe bien ! La même facture contient également des données structurées pour cela. Le meilleur des deux mondes.

Mais ce (plus si) nouveau standard va plus loin que cela. Afin de garantir la plus large adoption par le marché et les fournisseurs, Factur-X propose différents niveaux de complexité pour s’adapter aux besoins des entreprises. Il existe en effet plusieurs profils de données, plus ou moins complets. Le basic contiendra le minimum des données légales tandis que des formats plus étendus permettent d’ajouter des informations pour faciliter le traitement si nécessaire.

Enfin, il s’agit d’un standard franco-allemand basé sur une norme européenne. Il y a fort à parier qu’il deviendra de plus en plus populaire au niveau européen et pourrait bien être le format d’avenir. Il est d’ailleurs en train de donner des idées à certains qui travaillent déjà sur un format Order-X pour automatiser la gestion des commandes.

Factur-X bientôt obligatoire ?

Pour l’instant, la facture électronique n’est obligatoire que pour les échanges B2G (business to government). En effet, entre 2017 et 2020, le gouvernement a progressivement obligé tous ses fournisseurs à transmettre leurs factures sous forme électronique, via la plateforme Chorus pro. Plusieurs formats de factures électroniques sont acceptés, dont le format Factur-X.

Pour les échanges B2B français, nous l’avons déjà évoqué, la facture électronique va devenir obligatoire d’ici 2026. De la même façon que pour les échanges avec le public, plusieurs formats de factures seront acceptés. Dont le Factur-X.

Factur-X n’est donc pas à proprement parler obligatoire, mais il fait partie des formats de factures qu’il faudra être capable de recevoir et de traiter. Nous ne prenons pas de gros risques en avançant que, dans le contexte actuel, il devrait rapidement devenir incontournable. Comme il s’agit plus ou moins d’une version enrichie du PDF, il est très probable que les éditeurs de logiciels de facturation se tournent naturellement vers Factur-X pour s’adapter à la nouvelle réglementation.

Si on ne peut plus vraiment dire que Factur-X soit né hier, il fait encore office de petit nouveau dans le monde de la facture électronique. Néanmoins, avec les récentes évolutions réglementaires, il devrait rapidement devenir de plus en plus utilisé sur le marché français. Il présente d’ailleurs de nombreux avantages : utilisable à la fois par l’humain (qui ne sera pas dépaysé vis-à-vis du PDF) et permettant l’automatisation complète par les logiciels de gestion.

Et comme il s’agit d’un standard défini conjointement entre la France et l’Allemagne, il ne serait pas étonnant de le voir repris plus largement au sein de l’Union européenne. Bref, un nouveau format de facture électronique dont la flexibilité devrait rapidement faire un incontournable du marché.

Vous souhaitez automatiser la gestion de vos factures fournisseurs en recevant des Factur-X et autres formats électroniques ? Notre plateforme Freedz est là pour vous aider à faire cette transition et à anticiper l’évolution de la législation !

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