Traitement des situations de travaux : un sujet complexe pour les acteurs de l’immobilier

La facture de situation de travaux est un document bien connu des secteurs du bâtiment et de l’immobilier. Elle permet à une entreprise de se faire payer au fur et à mesure de l’avancement des travaux en facturant un pourcentage de la prestation.

C’est donc un document vital pour la plupart des prestataires, qui ne peuvent pas avancer des mois de salaires et de matériaux dans l’attente de se faire payer une fois le chantier terminé. Pourtant, le traitement des situations de travaux est très complexe et peut être la source de tension entre clients et prestataires. Des tensions qui peuvent aboutir à la suspension du chantier.

Voyons tout cela en détail.

Situations de travaux

Qu’est-ce qu’une situation de travaux ?

Vaste sujet… Déjà, parce qu’elle peut être appelée de différentes façons. En vous intéressant aux situations de travaux, vous entendrez parler de facture de situation, de situation de travaux, de facture d’avancement, de facture intermédiaire… Bref, beaucoup de synonymes pour désigner le même document.

Mais peu importe le nom qu’on lui donne, une situation de travaux est un document très répandu dans le domaine du bâtiment ou de l’immobilier. C’est un document qui va permettre à un prestataire d’étaler la facturation d’un chantier et de se faire payer au fur et à mesure de l’avancement du projet. Selon un rythme défini préalablement (mensuel, trimestriel, etc), le fournisseur va faire une situation de travaux pour décrire l’avancement d’un projet. Ce qui va lui permettre de facturer l’avancement des travaux depuis la précédente échéance. Elle peut correspondre à l’avancement d’un chantier dans sa globalité ou d’un lot en particulier selon le cas.

Bref, c’est une façon de facturer particulièrement utile dans le cas de chantiers longue durée. En effet, pour les fournisseurs du bâtiment, c’est un moyen de récupérer de la trésorerie régulièrement et donc d’assurer la viabilité de leur société. Surtout si le chantier s’étend sur plusieurs mois ou années.

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Traitement des situations de travaux : un processus complexe

Comme nous venons de le voir, la facture de situation de travaux est un document essentiel pour assurer la survie des sociétés du bâtiment. En leur permettant de facturer régulièrement l’avancement d’un chantier, c’est un moyen de récupérer des liquidités sans attendre la fin des travaux. Quand on voit les sommes qui peuvent être engagées dans la réalisation d’un chantier, difficile d’avancer matériaux et salaires sans rien encaisser pendant de longs mois.

C’est donc un point particulièrement sensible dans les relations clients-fournisseurs du secteur du bâtiment. Pourtant, les délais de paiement sur ces factures sont difficiles à respecter. La faute à de nombreuses parties prenantes et complications dans le traitement des situations de travaux. Ce qui peut aboutir à des ralentissements sur les chantiers, pour cause de retard de paiement, voire à la mise en danger financière des prestataires.

Faisons ensemble un rapide tour d’horizon des principales difficultés rencontrées.

 

Petit rappel des parties prenantes dans le traitement d’une facture de travaux

Dans le processus de traitement des situations de travaux, il est important de distinguer maître d’ouvrage, maître d’œuvre et fournisseur.

Le maître d’ouvrage est le client final. Il s’agit du particulier ou du professionnel, qu’il s’agisse d’une entreprise ou d’une structure publique, qui va commander l’exécution des travaux.

De son côté, le maître d’œuvre est le plus souvent un artisan, un bureau d’études ou un cabinet d’architectes. Dans tous les cas, il s’agit de celui qui est chargé de la réalisation des travaux. Il va donc accompagner le maître d’ouvrage dans la conception de son projet, établir le calendrier de livraison, rédiger l’appel d’offre, coordonner l’avancement des travaux, etc.

Enfin, le fournisseur est la (ou les) entreprise (artisan, prestataire…) qui va réellement réaliser les travaux sous la coordination du maître d’œuvre. Petit bonus pour faciliter le tout, ce fournisseur peut lui-même faire appel à des sous-traitants pour réaliser une partie des travaux dont il n’a pas la spécialité.

 

De nombreuses étapes de traitement

Lorsqu’est venu le temps d’établir une situation de travaux, un processus compliqué se déclenche :

  • Les sous-traitants émettent des factures pour le fournisseur qui réalise les travaux.
  • Le fournisseur va faire une facture globale (à laquelle il va joindre des mandats de paiement pour chaque sous-traitant) à destination du maître d’ouvrage… Mais qui est transmise au maître d’œuvre !
  • Et oui, car c’est le maître d’œuvre qui a la responsabilité de valider que la facture émise correspond bien à l’avancement réel des travaux.
  • Si tout va bien, il transmet ensuite un état d’acompte validé, donc la situation de travaux validée, au maître d’ouvrage pour qu’il traite et comptabilise la facture.
  • C’est finalement le maître d’ouvrage qui va donc payer cette facture au fournisseur, en prenant soin de diviser le paiement pour adresser les bonnes sommes directement aux différents sous-traitants.

Bref, le processus de traitement des situations de travaux est complexe car les intervenants sont multiples… ce qui multiplie les sources d’erreurs et de frictions.

Des délais de paiement difficiles (impossible ?) à tenir

Comme vous venez de le lire, le processus de traitement des situations de travaux est tumultueux. Le respect des délais de paiement, qui est déjà un souci sur un processus de facturation classique, est donc compliqué pour le maître d’ouvrage.

Le principal problème réside dans le fait que la facture émise par le fournisseur est transmise dans un premier temps au maître d’œuvre. Et ce dernier n’est pas contraint par le temps pour valider la situation. Si bien que celle-ci peut facilement passer 30 jours sur le coin de son bureau.

Tout cela avant d’être validée et transmise au maître d’ouvrage qui doit encore la traiter. Dans ce cas précis, elle arrivera donc déjà en retard de paiement chez le client qui doit la payer.

Bref, le maître d’ouvrage n’a aucune visibilité sur la transmission de la facture par le fournisseur au maître d’œuvre. Il n’a aucun moyen de savoir qu’une facture qui lui est destinée est en attente de validation et ne peut donc pas relancer son maître d’œuvre.

 

La gestion des sous-traitants, une étape fastidieuse

Nous l’avons abordé rapidement lorsque nous parlions des différentes étapes de traitement d’une situation de travaux. Si c’est le fournisseur qui doit indiquer le détail des prestations réalisées par les sous-traitants, c’est le client final qui a la charge de payer directement les sommes dues à chacun.

Cela entraîne des manipulations comptables et la réalisation de paiements multiples qui alourdissent le traitement chez le client final. C’est également une source de fraudes potentiellement importante car il est difficile et fastidieux de vérifier les informations de chaque société.

 

Retenues de garantie, une complication supplémentaire

Pour garantir la bonne réalisation des travaux, il existe deux moyens pour le maître d’ouvrage. La retenue de garantie ou la caution bancaire. Si la caution bancaire porte bien son nom, la retenue de garantie correspond à un montant de 5% qui doit être déduit de la facture. Ce montant devra être réglé un an plus tard si les travaux ont effectivement été réalisés correctement.

Un nouveau filtre à effectuer par les équipes comptables, qui devront en plus régulariser les paiements un an plus tard.

 

Bien que le document soit très répandu dans le secteur du bâtiment, le traitement des situations de travaux est encore très complexe et source de frictions. Deux coupables sont à désigner ici : la diversité des intervenants (sans pouvoir y faire grand chose) et le papier. En effet, l’une des principales sources de friction vient du fait que tous ces échanges se font sur papier et par voie postale. Des canaux loin d’être idéaux quand on est à la recherche d’efficacité.

Heureusement, grâce à la dématérialisation et à la facturation électronique certains logiciels proposent des processus de traitement simplifiés et plus de visibilité à tous les acteurs. Des outils qui peuvent apporter de nombreux bénéfices aux acteurs de l’immobilier et du bâtiment.

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