Automatisation des envois de facture sur Chorus Pro : les premiers pas avant la généralisation de la facturation électronique

Chorus Pro : fondement du futur système de facturation électronique

Portail créé en 2012 par l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État, Chorus Pro accélère les procédures de passation de marchés auprès de l’Administration publique. Il répond à la directive européenne 2014/55/UE visant à promouvoir la digitalisation des entreprises, notamment dans le cadre de l’échange de factures électroniques.

De la même manière que la généralisation de la facturation électronique suit un calendrier, l’obligation d’émettre et de suivre des factures avec des entités publiques par l’intermédiaire de Chorus Pro s’est déroulée en 4 temps, en tenant compte de la taille des entreprises :

• 1^er Janvier 2017 pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) ;
• 1^er Janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI – 250 à 5 000 employés) ;
• 1^er Janvier 2019 pour les petites et moyennes entreprises (PME – 10 à 250 employés) ;
• 1^er Janvier 2020 pour les micro- entreprises (moins de 10 employés).

Chorus Pro représente une plateforme unifiée qui favorise l’adoption généralisée de la facturation électronique par toutes les entreprises. Il sert de base pour le déploiement du nouveau modèle de facturation électronique entre entreprises, faisant évoluer le portail actuel vers le Portail Public de Facturation (PPF).

Quels sont les avantages de l’automatisation des envois de facture sur Chorus Pro ?

Centraliser les factures

Premier avantage du portail, Chorus Pro est le lieu d’échange – un canal de communication direct – et de gestion de toutes les factures électroniques en France. En consolidant tous les processus de facturation au sein d’une seule plateforme, Chorus Pro simplifie et accélère significativement la gestion des factures pour les entreprises de toutes tailles.

Accélérer le processus de traitement de la facture

Grâce à Chorus Pro, les factures électroniques peuvent être envoyées et reçues instantanément par l’entité publique, réduisant ainsi les délais de traitement. Il offre des fonctionnalités automatisées telles que la validation et la vérification automatique des factures, ce qui permet de réduire les erreurs et d’accélérer encore davantage le flux de travail.

Cet avantage se ressent particulièrement pour les factures de travaux dont le traitement reste complexe en raison d’une multitude d’intervenants. Pour rappel, le processus en question se déroule en 4 étapes :

1. Envoi des factures des sous-traitants au fournisseur qui l’intègre à sa facture globale ;
2. Envoi de la facture globale du fournisseur au maître d’œuvre ;
3. Validation par le maître d’œuvre puis transmission de la facture globale au maître d’ouvrage ;
4. Paiement par le maître d’ouvrage au fournisseur avec ventilation des sommes aux sous-traitants.

L’automatisation des envois sur Chorus Pro assure un suivi de leurs factures par les fournisseurs.

Le système du portail effectue une validation automatique des factures électroniques pour assurer leur intégrité et leur conformité réglementaire. Cette automatisation permet de prévenir les erreurs et de garantir que les documents respectent les normes légales et fiscales en vigueur.

Suivre le cycle de vie d’une facture

Le suivi du cycle de vie d’une facture offre une visibilité complète et transparente du processus de facturation. À travers cette plateforme, les utilisateurs peuvent suivre chaque étape, de la création à l’envoi, en passant par la réception, la validation et le paiement mais également détecter d’éventuels blocages ou retards

Intégrer Chorus Pro avec les systèmes d’information internes

Chorus Pro peut se connecter au système d’information d’une entreprise de deux façons :

• Par l’EDI (Échange de Données Informatisé) qui offre une connexion automatisée et normalisée, idéale pour les entreprises qui externalisent la gestion de leurs factures électroniques ;
• Par une API (Interface de Programmation Applicative) qui offre une intégration directe avec la plateforme Chorus Pro via des requêtes définies, avec une évolution régulière pour s’adapter aux nouvelles fonctionnalités du Portail Public de Facturation (PPF).

Les entreprises doivent se concentrer sur l’identification de l’utilisateur. Des données d’identification conformes, comme un certificat numérique reconnu, sont nécessaires pour assurer l’authenticité et la sécurité des transactions. Une fois connectées, les entreprises peuvent envoyer et recevoir des factures électroniques et d’autres documents de manière automatisée et sécurisée, profitant ainsi des avantages de Chorus Pro pour une gestion efficace de leurs opérations.

La plateforme Freedz facilite le dépôt automatique des factures sur Chorus Pro grâce à son intégration native avec le portail. Freedz utilise des connexions API sécurisées pour transmettre directement les factures électroniques vers Chorus Pro, évitant ainsi toute saisie manuelle et assurant une transmission rapide et fiable des documents. Cette automatisation simplifie le processus de dépôt des factures et améliore l’efficacité des opérations comptables pour les utilisateurs de Freedz.