Facture acquittée : définition, valeur juridique et statut

Facture acquittée : qu’est-ce que c’est ?

Une facture acquittée est une facture pour laquelle le paiement a été effectué et confirmé. L’acquittement d’une facture signifie que le montant dû a été réglé intégralement par le client ou le débiteur à l’émetteur de la facture. Une fois la facture acquittée, elle est considérée comme réglée et ne nécessite plus de paiement ultérieur. L’acquittement peut être confirmé par un reçu, une confirmation de virement bancaire ou tout autre moyen de paiement attestant que la dette a été soldée.

Quelles mentions doit contenir la facture acquittée ?

La facture acquittée contient un certain nombre de mentions obligatoires indépendant du mode de paiement :

• La mention acquittée ;
• La date du règlement ;
• Le mode de règlement ;
• Les références du règlement ;
• La signature du fournisseur ;
• Les mentions légales de la facture.

Qui peut acquitter la facture ?

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, le fournisseur n’est pas le seul à acquitter la facture, son client peut le faire, tout comme le comptable public dans le cadre d’un marché public :

• La facture est acquittée par le fournisseur : c’est le cas le plus classique. Le fournisseur a transmis sa facture à son client. Une fois qu’il reçoit le paiement sur son compte bancaire professionnel, il peut l’enregistrer comme payé sur la facture correspondante. Sans que ce ne soit une obligation, le fournisseur peut renvoyer une facture avec la mention « acquittée » justifiant le paiement de son service ou son produit. Le fournisseur peut ainsi mieux gérer sa trésorerie.
• La facture est acquittée par le client : a contrario, l’initiative d’envoyer la facture acquittée peut venir du client lui-même. A réception de la facture émise par le fournisseur, le client règle la somme à la date d’échéance convenue. Dès qu’il constate le débit sur son compte bancaire, il confirme le paiement en indiquant l’acquittement sur la facture qu’il peut envoyer au fournisseur en y incluant une copie de son relevé bancaire.
• La facture est acquittée par le comptable public : cette situation concerne le cas d’une transaction avec un organisme public. Le comptable public est responsable de l’approbation du relevé de mandat accompagnant les factures des entrepreneurs contractuels. En apposant sa signature sur ce document, il indique également la date de paiement prévue pour chaque facture.

Facture acquittée : quelle est sa valeur juridique ?

Alors que la facture acquittée reste facultative, elle est pourtant d’une importance capitale pour attester du règlement d’une dette ou d’une transaction financière, en particulier si le paiement se fait en espèces. Ce n’est évidemment pas le seul moyen de preuve de l’acquittement ; une copie des relevés bancaires faisant état du libellé explicite de la transaction ou la certification des comptes par un commissaire aux comptes ou un expert-comptable.

Facture acquittée : comment la généralisation de la facturation électronique va-t-elle simplifier le suivi du cycle de vie des factures ?

Génération, émission, traitement, paiement et archivage font partie du cycle de vie d’une facture. Avant que la dématérialisation des factures ne vienne automatiser et accélérer le traitement des factures, le processus impliquait des délais plus longs et un risque d’erreur au moment de rapprocher comptablement le paiement de la facture. Désormais, grâce à la dématérialisation, il est possible de suivre en temps réel le statut de traitement des factures électroniques, permettant ainsi une gestion plus efficace, rapide et transparente du processus de facturation.

Chaque phase du cycle de vie de la facture est confirmée ou rejetée par des statuts qui peuvent être obligatoires, recommandés ou facultatifs. Chez Freedz, les statuts peuvent indiquer que la facture est mise à disposition, qu’elle est à valider ou encore qu’elle est payée.

La gestion des factures électroniques via la plateforme Freedz offre de nombreux avantages qui améliorent l’efficacité et la fluidité des processus au sein des entreprises.

Tout d’abord, cette solution permet une meilleure efficacité intra-services en facilitant le workflow du cycle de vie des factures. Chaque collaborateur dispose des droits appropriés pour intervenir sur le traitement d’une facture, ce qui accélère son traitement et son paiement. Grâce à un circuit d’approbation optimisé, les factures sont contrôlées et validées plus facilement, du département requis jusqu’à la comptabilité.

De plus, l’accès instantané à l’état d’avancement des factures depuis la plateforme permet un gain de temps significatif. Les collaborateurs peuvent suivre en temps réel l’état de chaque facture, ce qui facilite le respect des échéances de paiement et contribue à améliorer la trésorerie de l’entreprise en évitant les pénalités de retard.

En accélérant le traitement des factures, les entreprises réduisent également les risques de litiges avec leurs fournisseurs. La visibilité en temps réel par le fournisseur favorise une meilleure traçabilité des échanges, ce qui permet de détecter rapidement les blocages et de résoudre les problèmes potentiels avant qu’ils ne compromettent les relations avec les fournisseurs.

Cette transparence renforcée contribue à améliorer les relations avec les fournisseurs. Ces derniers bénéficient d’une plus grande autonomie en accédant facilement au statut de leurs factures sans avoir à contacter les services concernés. Cette fluidité dans les échanges favorise des relations commerciales plus harmonieuses et renforce la confiance mutuelle entre les entreprises et leurs fournisseurs.

Lire aussi – Statut de traitement des factures fournisseurs : quels sont les avantages ?

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