La dématérialisation des appels de fonds, le nouvel allié des acteurs de l’immobilier

Qu’est-ce qu’un appel de fonds ?

Un appel de fonds consiste à collecter, auprès des copropriétaires, des paiements servant à financer les dépenses liées à la gestion, l’administration et l’entretien des parties communes. La répartition des charges se fait au prorata de la quote-part de chaque lot de copropriété, fixée en tantième de parties communes. Il faut distinguer les charges courantes (frais de syndic, ménage, maintenance des ascenseurs, etc.) dont le budget prévisionnel est fixé une fois par an lors de l’assemblée générale, des charges exceptionnelles qui servent à financer des travaux d’amélioration, de rénovation ou d’entretien, autre que de maintenance

Similaires à une facture, les appels de fonds sont individuels et propres à chaque copropriétaire. Ils comprennent généralement le libellé de la dépense, le montant à répartir, la répartition selon votre tantième et le montant à payer, exempt de TVA.

Quels sont les défis liés au paiement des appels de fonds pour les acteurs de l’immobilier ?

Tenir compte des particularités des appels de fonds selon les syndics

Aussi, chaque syndic professionnel peut suivre ses propres procédures, délais, et formats (transmission par mail en format PDF ou directement par courrier papier, par exemple) pour les appels de fonds, ce qui complique la gestion administrative des bailleurs sociaux qui reçoivent en masse, des centaines de documents différents. Ceux-ci restent, à ce jour, difficilement exploitables par un outil utilisant l’intelligence artificielle pour lire et structurer la donnée.

Répondre à un afflux important d’appels de fonds

Selon une étude Wavestone de septembre 2021, environ 600 000 logements du parc social se trouvent dans des immeubles en copropriété. 150 000 de ces lots seraient directement gérés par des bailleurs sociaux agissant en tant que syndics professionnels. Dans cette configuration, ils gèrent eux-mêmes les appels de fonds nécessaires pour ces propriétés, devenant en quelque sorte juges et parties. Il faut compter au minimum 5 appels par an par copropriété (4 par trimestre, ainsi qu’un appel de régularisation) ou plus en cas d’appels extraordinaires.

Pour chacun d’eux, un travail de vérification, d’approbation et d’exécution des paiements doit être réalisé par le bailleur (généralement par son service comptable) qui jonglera entre les montants et les échéances des différents syndics. L’intégration de milliers d’appels de fonds dans son système comptable ne saurait être exempte d’erreurs ou d’omissions.

Gestion des appels de fonds : automatisez vos processus avec Freedz

La plateforme Freedz permet aux acteurs de l’immobilier de collecter et de traiter l’ensemble des factures fournisseurs et des factures clients au sein d’un même environnement. Il en va de même avec les appels de fonds qui peuvent désormais y être centralisés, chaque copropriété étant considéré comme un fournisseur.

Pour les services comptables des bailleurs sociaux chargés de procéder au paiement, cette option d’automatisation du dépôt permet de simplifier la gestion administrative des appels de fonds notamment en facilitant le suivi et le règlement des paiements selon les différentes échéances, la réconciliation des comptes et la gestion des documents. Par ailleurs, en cas de contrôle des dépenses ou d’audit interne, les bailleurs sociaux peuvent retrouver l’historique des appels de fonds passés sur un seul et même environnement.

Enfin, et ce malgré le report de la facturation électronique (voir notre article dédié : Dématérialisation des factures : le guide ultime), la plateforme Freedz a officiellement candidaté au statut de Plateforme de dématérialisation partenaire. A terme, nos clients pourront y retrouver l’intégralité de leurs factures fournisseurs et clients mais aussi leurs situations de travaux, leurs factures de syndic, leurs appels de fond et leur taxes foncières sur la propriété bâtie, bien que ces 4 derniers documents ne soient pas concernés et éligibles par la réglementation.

Vous êtes un acteur de l’immobilier et vous souhaitez vous équiper d’une plateforme qui centraliserait vraiment toutes vos factures et documents comptables ? Discutez-en avec l’un de nos experts sur le sujet !