Procédure de recouvrement : comment la dématérialisation des factures vous aide à l’éviter ?

S’il y a bien des fléaux que chaque entreprise connait, c’est ceux-là : les retards de paiement et les impayés ! Et quand ils viennent à s’accumuler, c’est la trésorerie qui est menacée. Face à ça, les entreprises doivent améliorer leur organisation ou leurs processus de recouvrement de leurs créances. Afin de soulager le service chargé de la comptabilité, la dématérialisation des factures par une solution de suivi des créances s’avère désormais indispensable.

Procédure de recouvrement : quels risques pour votre entreprise en cas d’impayés ou de retards de paiement ?

La dématérialisation des processus comptable n’est pas une nouveauté ; pourtant, de nombreuses entreprises restent encore attachées à Excel pour suivre leurs factures. Cette pratique peut vite devenir coûteuse et propice aux erreurs. Le temps passé sur la gestion des factures clients et fournisseurs (création des factures, vérification des données, rapprochement, etc.) pourrait être affecté à d’autres tâches telle que l’analyse ou le pilotage financier.

Par ailleurs, le suivi des impayés clients reste une tâche fastidieuse ; chaque relance doit être réalisée manuellement et nécessite un gros travail de recherche pour retrouver le client ou la prestation impayée.

Côté factures fournisseurs, le problème est un peu différent. Il peut arriver de louper la date de paiement et de se retrouver avec des pénalités de retard qui, mises bout-à-bout, peuvent coûter cher à votre entreprise.

 

Factures clients

Les retards accumulés par des factures clients mais aussi les impayés impactent votre trésorerie. L’Observatoire des délais de paiement publiait dans sa dernière étude à jour (Rapport annuel 2022) que les PME restaient « la catégorie d’entreprise la plus pénalisée par les retards de paiement, avec un effet négatif global sur leur trésorerie estimé à 12 milliards d’euros en 2021 ». Sur la majorité des entreprises, toute taille confondue, 4,8 milliards d’euros ne seraient d’ailleurs jamais réclamés aux clients (source : Coface).

Car un impayé ou un retard de paiement coûte encore plus cher que l’on ne le pense :

  • Les retards de paiement réduisent la disponibilité de vos liquidités. Résultat, elle affecte votre capacité à honorer vos propres engagements financiers (paiement des fournisseurs, salaires des employés ou investissements nécessaires au développement de l’entreprise). Supposons qu’une entreprise doive emprunter 50 000 € à un taux d’intérêt annuel de 8 % pour compenser un retard de paiement de 30 jours sur une facture de même montant. Le coût supplémentaire d’intérêts sur ce montant pour un mois serait d’environ 333 € (calcul : 50 000 € * 8% / 12 mois).
  • Lorsque les paiements des clients sont retardés, vous pouvez être contraints de recourir à des lignes de crédit ou à d’autres formes de financement à court terme pour maintenir vos opérations en cours. Ces recours induisent des coûts supplémentaires sous forme d’intérêts ou de frais financiers. Par exemple, si un employé passe une journée entière à traiter les relances pour des impayés, le coût de cette journée de travail pourrait être de 200 € en salaire et charges sociales.
  • La gestion des impayés implique souvent des coûts administratifs et humains importants liés à la relance des clients débiteurs, y compris l’envoi de rappels, les appels téléphoniques, voire l’engagement de services de recouvrement externe qui peuvent avoir des honoraires supplémentaires. Si vous engagiez une agence de recouvrement ou des avocats pour récupérer les paiements en retard, les honoraires de ces services pourraient représenter un pourcentage significatif du montant dû.
  • La réputation de votre entreprise auprès de vos fournisseurs et partenaires commerciaux peut être mise à mal si vous ne les payez pas à temps par manque de trésorerie.

 

Factures fournisseurs

En raison d’un manque de trésorerie ou d’un manque d’organisation dans le suivi des factures fournisseurs, votre entreprise peut se retrouver avec des retards de paiement ou des impayés. Dans cette hypothèse, vos fournisseurs peuvent vous réclamer des pénalités de retard voire vous assigner en justice si aucune solution amiable de règlement n’était trouvée. Les répercussions sont là encore négatives pour votre entreprise :

  • Détérioration de la relation avec vos fournisseurs ;
  • Coût supplémentaire si des pénalités de retard sont appliquées ;
  • Litige dans les cas extrêmes
  • Mise à mal de votre réputation ;
  • Impacter votre trésorerie.

Procédure de recouvrement : quels sont les avantages de la dématérialisation des factures ?

La transition vers la dématérialisation des factures (et encore plus la facturation électronique) va diminuer le risque de procédure de recouvrement des entreprises. Comment ? Elles bénéficient d’une meilleure gestion quotidienne de leurs activités comptables et financières en ayant une mise à jour en temps réel des données et leur visualisation à travers des tableaux de bord dynamiques. Mais c’est surtout sur le recouvrement des créances que la dématérialisation des factures tire son épingle du jeu. La capacité à accéder rapidement aux factures des clients concernés, dans le bon format, facilite grandement l’envoi des relances clients. Cette démarche peut même être automatisée et planifiée à l’avance ! De même, l’insertion directe des factures dans les e-mails ou les courriers de relance augmente considérablement les chances d’obtenir un paiement rapide de la part des clients concernés. Cela évite au client de justifier son retard de paiement par le non-réception de la facture échue et lui offre l’opportunité de régler sa créance dès réception de la relance, au moment où il est le plus enclin à le faire.

Le guide pour comprendre et anticiper la généralisation de la facture électronique en 2023

Comment Freedz simplifie la gestion des factures pour réduire les risques de procédure de recouvrement ?

La plateforme Freedz offre aux entreprises la possibilité de collecter facilement les factures fournisseurs et clients, tout en assurant un suivi efficace du traitement de ces factures. Cette approche permet de réduire considérablement les risques d’impayés ou de retard de paiement, ce qui à son tour diminue le risque d’entamer des procédures de recouvrement coûteuses et chronophages. En centralisant et en automatisant la gestion des factures à travers Freedz, les entreprises bénéficient d’une meilleure visibilité sur leurs obligations financières, les aidant à maintenir des flux de trésorerie stables et à optimiser leurs processus de recouvrement. N’attendez plus pour demander votre démo !

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