5 bonnes pratiques pour en finir avec les retards de paiement

Les retards de paiement sont un véritable fléau pour les entreprises : d’après le baromètre trimestriel BVA pour le comité de crise des délais de paiement publié en février 2021, 13 % des entreprises sondées ont constaté un allongement des règlements par rapport à la même période de l’année précédente, soit des retards qui atteignaient en moyenne 12,4 jours. Si ce chiffre ne paraît finalement pas si important, il peut néanmoins impacter la santé financière des entreprises les plus fragiles, voire carrément conduire à la faillite… Alors que le délai de règlement – date convenue par contrat entre la facturation et le paiement – peut varier de 30 à 60 jours, nombreuses sont les entreprises qui consacrent plusieurs heures par semaine à la gestion des retards de paiement. Pour en finir avec les relances et les impayés, découvrez nos conseils !

#1 – Soyez vous-même irréprochable sur le suivi des factures

Il est primordial de faire preuve d’organisation pour gérer les règlements de vos clients et fournisseurs. Pour cela, assurez-vous d’envoyer suffisamment à temps votre facture, généralement dès que le bien a été livré ou que la prestation de service a été réalisée. Si plusieurs missions sont prévues avec un même interlocuteur, vous pouvez les rassembler sur une seule facture envoyée au plus tard un mois après la fin de la première vente ou de la première prestation de service.

Afin de vérifier si les règlements ont bien été versés en temps et en heure, n’oubliez pas de mettre des alertes ou d’établir un calendrier d’envoi et de relance. Cela permet d’envoyer un rappel 2 ou 3 jours avant l’échéance de la facture pour vos clients qui ont tendance à être en retard, et de réclamer au plus vite le règlement des impayés ! En effet, pour une gestion saine de sa trésorerie, il est préférable de suivre au jour le jour ses encaissements et de relancer dès que la date d’échéance de la facture est atteinte afin de ne pas laisser les retards s’installer.

 

#2 – Proposez une variété de moyen de paiement

Chaque entreprise a ses habitudes de paiement, certaines préférant régler directement par virement bancaire quand d’autres optent encore pour l’envoi d’un chèque. Pour gagner du temps et faire en sorte que vous ne souffrez pas de retards de paiement, adaptez-vous aux contraintes de vos clients et fournisseurs en proposant un règlement par carte bancaire, par virement, par chèque ou par prélèvement automatique (SEPA). Attention, le paiement en espèces est autorisé à condition qu’il ne dépasse pas 1 000 euros !

 

#3 – Communiquez sur vos conditions de règlement et notamment les pénalités de retard

Plusieurs éléments obligatoires doivent apparaître lorsque vous établissez un contrat, et notamment les conditions générales de vente (CGV) : outre le barème des prix et d’éventuelles réductions, celles-ci permettent de porter à la connaissance de votre interlocuteur les modalités en cas de retard de paiement. Concrètement, les CGV ont pour objectif de préciser le taux d’intérêt et la date d’application des pénalités lorsque les sommes dues ne sont pas réglées après l’échéance de la facture.

Comment établir les taux d’intérêts des pénalités ? Vous pouvez vous référer au taux directeur pratiqué par la Banque centrale européenne (BCE) majoré de 10 points, soit 10 % en 2022. Toutefois, le taux d’intérêt des pénalités peut être fixé librement à condition qu’il ne soit pas inférieur à 3 fois le taux d’intérêt légal (2,28 % en 2022) ! Beaucoup d’entreprises misent sur l’aspect dissuasif et choisissent d’appliquer un taux d’intérêt bas via ce type de calcul :

  • Intérêts de retard = (montant impayé X taux d’intérêt) X (nbre de jours de retard / 365)
Le guide pour comprendre et anticiper la généralisation de la facture électronique en 2023

#4 – Renseignez-vous en amont sur la solidité financière de vos clients

Dans le même esprit que si vous vous renseigniez sur un futur locataire et que vous essayez de savoir s’il paie à temps ses loyers, vous avez le droit de vérifier la solvabilité de votre futur client. Comment ?

  • En vous renseignant auprès d’autres entreprises ayant collaboré avec lui auparavant.
  • En faisant quelques recherches sur la situation de l’entreprise via la plateforme avis-situation-sirene.insee.frqui permet de générer les avis de situations d’un établissement, ou en vous rendant sur le site Infogreffe afin de consulter le statut et les actes de l’entreprise, ainsi que ses chiffres clés.
  • En utilisant un logiciel de facturation pour vérifier l’ensemble des données client.

Ce petit travail d’investigation permet d’éviter d’utiliser la fameuse stratégie du « Name & Shame » version française. Mise en place par la loi Macron pour épingler les mauvais payeurs, celle-ci désigne le fait de publier le nom d’entreprises impliquées dans « des activités tenues pour répréhensibles ». Une atteinte à la réputation et un bad buzz qui peuvent coûter cher à une entreprise…

 

#5 – Équipez-vous d’une solution de dématérialisation pour assurer le recouvrement et la relance des factures

Superviser les paiements, envoyer les relances, calculer les pénalités de retard… La gestion des factures demande du temps ! Heureusement, grâce à la dématérialisation, il est possible d’en finir avec ces tâches chronophages et d’optimiser la gestion financière de son entreprise. Le principe des solutions de dématérialisation ? Rassembler l’ensemble des factures, quel que soit leur format d’origine, dans un unique flux qui permet de gérer l’ensemble du cycle d’achat ou de prestations ! En plus d’encadrer l’édition et le traitement des factures, ces solutions permettent de connaître :

  • Le nombre de factures réglées,
  • Le nombre de paiements en attente,
  • Les délais moyens par client.

Un exemple de solution dématérialisée innovante ? Pensée pour faciliter le travail des services administratifs et comptables, la solution Freedz offre la possibilité de :

  • Gérer les données de vos fournisseurs via un annuaire mutualisé,
  • Profiter d’une plateforme unique depuis laquelle vous pouvez déposer des factures multicanal, importer par mail des factures et gérer les fournisseurs susceptibles de vous facturer,
  • Bénéficier d’un tableau de bord des factures payées et à venir, avec des relances automatiques, pour suivre au plus près l’état de la facturation.
  • Définir votre top fournisseurs suivant le montant et le volume des factures,
  • Favoriser l’enrôlement des fournisseurs.

 

Bien plus qu’un simple outil, Freedz est une solution collaborative qui vise à fluidifier vos relations et vos échanges avec vos fournisseurs ou clients. Pour vous, c’est l’assurance d’une diminution des retards de paiement et un gain de temps pour vous consacrer à des sujets plus stratégiques !

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