Comment assurer la continuité de l’activité grâce à la dématérialisation ?

Actuellement, le contexte économique est perturbé par une crise sanitaire atypique. Face à cette crise sans précédent, le gouvernement français a choisi d’appliquer (comme beaucoup de ses voisins) le confinement des citoyens. L’impact de cette décision sur l’économie française est important. Beaucoup d’entreprises sont touchées par ces mesures exceptionnelles et ont du mal à assurer la continuité de leurs activités dans ces conditions.

Une enquête du cabinet Gartner montre que 71% des directeurs généraux d’entreprises déclarent qu’assure la continuité des activités et la productivité sont les plus grands risques posés par la crise de la Covid-19. Suivis par la santé et la sécurité des employés (69%), le risque financier (45%), le risque de sécurité de l’information (40%), le risque de fraude (27%) et le risque informatique (27%). Cette crainte est réduite avec la mise en place du travail à distance.

Mais la situation pourrait empirer. En effet, un autre danger guette et met en danger les entreprises : les paiements des fournisseurs. Car pour beaucoup, le premier réflexe des sociétés est de reporter ce paiement notamment afin de protéger leur propre trésorerie. Mais cette stratégie met en danger les fournisseurs et donc à terme tout le système économique.

Le risque le plus important est donc maintenant celui d’assurer la continuité des flux financiers. Payer les fournisseurs dans les délais reste une problématique délicate à ne pas négliger.

Les délais de paiement sont déjà longs, l’automatisation permet d’éviter qu’ils ne se rallongent encore plus. D’ailleurs, l’Etat français a débloqué certaines aides pour valoriser les entreprises s’engageant volontairement dans la solidarité économique. Afin de toucher ces aides, les entreprises doivent répondre à certains critères comme payer ses fournisseurs dans les plus brefs délais possibles.

La digitalisation des processus, déjà en vogue ces dernières années, apparait donc encore plus essentielle aujourd’hui. C’est en effet le meilleur moyen de réduire ses délais de paiement et d’assurer la continuité de l’activité dans un contexte de télétravail.

Voyons comment la facture électronique permet de s’affranchir de certaines contraintes techniques.

1) La dématérialisation assure la continuité de l’activité pour la comptabilité fournisseurs

C’est évident, la continuité de l’activité économique est importante pour les résultats de l’entreprise et son chiffre d’affaires, et elle est possible grâce à la dématérialisation. Dans cet environnement exceptionnel, les entreprises procèdent au télétravail quand elles possèdent les moyens techniques pour le faire.

Il est vrai que ce n’est pas souvent qu’un tel protocole de confinement est déployé. Mais la dématérialisation reste un atout sur le long terme. Imaginons par exemple le cas du déplacement professionnel. Durant un tel déplacement, être équipé de solutions Cloud, accessibles depuis internet, pour la réception de vos factures, est un moyen de continuer à traiter efficacement les factures fournisseurs. Cette accessibilité en tout lieu à vos données financières, à partir de n’importe quel poste connecté à internet, est possible grâce aux évolutions technologiques.

Et pour vos fournisseurs, si votre solution le permet, c’est un moyen de suivre facilement le statut de traitement des factures par exemple. Ils peuvent effectuer ces vérifications en se connectant à la plateforme de collecte des factures. Désormais, la mobilité est un atout qui garantit une certaine agilité en toute circonstance. Elle vous permet aussi de répondre plus rapidement aux requêtes de vos collaborateurs, de vos fournisseurs et de vos clients, même si vous ne vous trouvez pas au bureau. Avec la dématérialisation, la continuité de l’activité économique est possible.

2) Un enjeu pour vos fournisseurs

La dématérialisation est un enjeu important pour vos fournisseurs et la préservation de la chaine économique. Car, recevoir les factures fournisseurs de manière dématérialisée vous permet de les traiter dans un délai plus court que si vous receviez un papier. Dans un contexte de télétravail ou d’activité en contexte normal, la réception de la facture électronique permet d’accélérer le traitement des factures. Pour vos fournisseurs, c’est un enjeu important. Car une facture que vous traitez, c’est une commande ou un service payé à votre fournisseur…

Avec la dématérialisation et la continuité du traitement des factures, les flux financiers ne stoppent pas, et la trésorerie est à jour. Un fournisseur qui reçoit son paiement dans un délai respectable peut de son côté payer ses propres factures, et d’autres fournisseurs. La dématérialisation permet d’assurer la continuité de l’activité et garantit le fonctionnement de celle-ci. Et pour vous, c’est la sécurisation de l’approvisionnement en produits ou services. Bref, la continuité du traitement des factures permet la continuité des flux financiers.

Et l’enjeu est important pour la survie des entreprises. En effet, en France, ¼ des faillites d’entreprises en 2018 sont dues à des délais de paiement trop long (selon une étude de l’Observatoire des délais de paiement). Par rapport à l’année 2017, les délais de paiement ont connu un rallongement de 2 jours supplémentaires, pour atteindre au total 73 jours. Avec la situation actuelle (crise sanitaire de la Covid-19), les analystes prévoient une augmentation des délais de paiement (déjà long).

Les études alertent sur l’impact de ces délais sur les entreprises. Beaucoup d’entreprises sont aujourd’hui mises en danger par ces impayés. Car si les délais légaux sont dépassés, à partir de 30 jours de retard, les risques de faillites de l’entreprise sont multipliés par 6.

La crise de la Covid-19 accentue ce phénomène car l’activité économique est ralentie. Un communiqué du comité de crise réuni par Bercy et la Banque de France sur ce problème confirme la multiplication des incidents de paiements depuis le début de la crise. « Lors de la semaine du 30 mars, ceux-ci ont triplé par rapport à la même période en 2019 pour atteindre un montant d’environ 270 millions d’euros ». Les petites entreprises sont les premières touchées. Or, si certaines entreprises entrent en faillite, qui sera votre fournisseur demain ? Bref derrière tout ça, c’est un effet domino qui se développe. Chaque jour, c’est une quarantaine de petites et moyennes entreprises qui ferment. L’enjeu est donc significatif concernant les délais de paiement. Et disposer des outils adéquats permet une meilleure gestion de la facturation et de réduire ces délais.

3) Un enjeu pour vous en tant que client

Recevoir les factures fournisseurs et pouvoir les traiter dans des délais convenables est aussi un enjeu pour vous. En effet, l’Etat a mis en place des sanctions pour les entreprises qui ne respectent pas les délais (dans le cas d’un paiement en avance, elle peut au contraire bénéficier d’une prime). En novembre 2019, l’opérateur SFR a été contraint de payer une amende record de 3,7 millions d’euros pour retards de paiement auprès de ses fournisseurs (29% des achats globaux de l’opérateur étaient réglé en retard en 2017). L’opérateur a été condamné à régler cette pénalité pour cette rétention illicite de trésorerie.

Non seulement le non-respect des délais de traitement peut vous valoir une pénalité, mais aussi entacher vos relations avec vos fournisseurs et votre réputation.

De plus, dans le contexte particulier de la crise sanitaire de la Covid-19, lorsque vous respectez ces délais, l’Etat français met en place une aide. C’est une incitation supplémentaire à respecter les délais de paiement. En accordant cette aide, l’Etat tente d’amenuiser la crise économique qui se préparent. Effectivement, beaucoup d’entreprises sont en danger et d’autres essaient de s’adapter à une activité économique largement perturbée. Certains groupes comme EDF, L’Oréal… se sont engagés à payer leurs fournisseurs dans les plus brefs délais. Mais pour les petites entreprises, ce paiement se révèle être plus compliqué. Les aides mises en place sont donc un moyen de palier à ces difficultés. Elles peuvent ainsi servir à payer les salariés et les fournisseurs dans les plus brefs délais.

Respecter les délais de traitement est donc un enjeu financier important pour votre entreprise mais aussi un enjeu pour vos relations fournisseurs.

4) La suppression du papier et l’accessibilité à l’information

L’un des avantages de la facturation électronique est de vous affranchir du papier. Fini les impressions, les copies, et les envois postaux. Fini le tri du courrier, les scans, les saisies et les erreurs qui en découlent. Des étapes dont le service administratif et financier se passent avec la facture électronique. C’est un gain de temps sur des taches chronophages et bien souvent coûteuses. Autre revalorisation avec l’affranchissement du papier : moins d’archivage de documents papier ! Cela a un coût et prend du temps. En 2017, selon une étude de Kodak Alaris, 3% des documents gérés par une entreprise sont mal classés. Et selon cette même étude, 7,5% des documents papiers gérés par une entreprise se perdent. Avec la dématérialisation, vous dites adieu à ces taches chronophages, et vous vous concentrez sur d’autres taches plus efficientes.

Dans le cas exceptionnel d’un contexte de télétravail, vos collaborateurs du service administratif et financier n’ont plus besoin de se déplacer ou de dépenser de l’énergie dans des appels téléphoniques ou mails pour récupérer les documents nécessaires. La facturation électronique est un moyen de s’affranchir de toutes les contraintes techniques liées au papier. L’accès immédiat à l’information en toute circonstance grâce à la digitalisation démontre qu’il est possible d’assurer la continuité de l’activité à distance pour les équipes financières. Pour certaines entreprises, c’est un enjeu de survie. Et même en temps normal, la dématérialisation reste un atout majeur dans le processus de traitement de vos factures.

En conclusion

Le  contexte actuel a démontré que la dématérialisation des flux de facturation devient réellement nécessaire, notamment dans le cadre du télétravail. Car la dématérialisation permet d’assurer la continuité de l’activité. Au début de l’année 2020, une étude démontre que parmi les priorités pour cette année, la mise en place du télétravail apparait en seconde position. Ce nouveau mode de fonctionnement préoccupe 56% des directeurs administratifs et financiers. Et selon un sondage mené le 30 mars 2020, par l’entreprise de conseil américaine Gartner, 75% des directeurs financiers envisagent de déplacer définitivement certains employés (5%) vers le travail à distance, après la crise de la Covid-19. Avec cette crise sanitaire, les entreprises se sont rendu compte qu’elles étaient tout aussi efficace avec ce mode de travail.

Ainsi, 90% des directeurs financiers ont déclaré que leurs opérations de clôture comptable pourraient se dérouler efficacement et sans perturbations hors site. Pour les DAF, faire le choix de la dématérialisation est un atout. Car la digitalisation des processus est un outil qui permet de répondre aux enjeux d’efficacité et de productivité attendus par les DAF en 2020. Enfin, la crise sanitaire de la Covid-19 est à l’origine d’un ralentissement de l’économie, mais elle révèle aussi le potentiel des entreprises qui réussissent à digitaliser leurs process.

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