Généralisation des factures électroniques dans votre entreprise : comment préparer son projet ?

Etape 1 : Dresser un état des lieux de l’existant

Plus cet inventaire sera exhaustif et mieux vous pourrez avancer dans les étapes suivantes. L’état des lieux consiste en un passage en revue méticuleux de tout ce qui a trait à la gestion des factures (collaborateurs, procédures et outils digitaux en place). Vous pouvez aussi mettre à jour vos référentiels (SIRET/SIREN), à cette étape.

Comment se déroulent les flux de facturation ? Pour répondre à cette question, vous devez analyser la volumétrie des factures entrantes et sortantes, les processus de traitement, les personnes impliquées dans les circuits de validation et les modalités d’échanges (envoi papier, mail, plateforme de dépôt, PDF, Word, etc.). Si les factures arriveront toutes au même endroit, réduisant le nombre de tâches chronophages, elles risquent de générer des changements organisationnels.

Quel est l’état de mon SI et de mes applications ? Il est très important de réaliser un inventaire de vos outils comptables et autres ERP puisqu’ils devront s’interfacer avec les plateformes de dématérialisation que vous aurez choisies : Portail public de facturation (PPF) ou Plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).

Quelles sont les personnes concernées par la facturation électronique ? Une phase d’identification des parties prenantes est nécessaire puisqu’elles seront les premières concernées par la facturation électronique. Il s’agit généralement des services comptables et/ou financier mais aussi IT ou juridique. Pensez également à prévenir vos clients et vos fournisseurs au moment où vous aurez fait votre choix de solution.

Etape 2 : Encadrer le projet et définir ses objectifs

Comme tout projet de dématérialisation, celui de la facturation électronique se doit d’être encadré afin d’éviter des dérives (flou sur les responsables du projet, dépenses supplémentaires, désorganisation…). L’entreprise doit se fixer des objectifs qu’elle est capable d’atteindre sans dépasser les investissements réalisés. Elle sera en mesure de déterminer si elle doit se faire accompagner sur un tel projet de transformation.

C’est en tenant compte des informations recueillies à l’étape 1, que l’entreprise se rend compte des points de friction actuels qu’elle devra résoudre en mettant en place des processus de facturation électronique adaptés. Elle peut également y voir de nouvelles opportunités de les digitaliser entièrement.

Etape 3 : Être au clair sur les besoins de son entreprise quant au choix de la plateforme

PPF ou PDP, il faut choisir !

L’aspect budgétaire peut être un critère important à prendre en compte pour une petite entreprise. Si vous souhaitez un outil économiquement avantageux pour basculer sur la facturation électronique, sans avoir besoin de fonctionnalités particulières, alors votre choix devrait se porter sur le PPF. Pour rappel, le PPF est une plateforme gratuite contrairement aux PDP. Néanmoins, il ne doit pas être le seul élément différenciant dans votre choix d’une solution. Pour une autre entreprise travaillant avec l’étranger (exportation), une PDP sera recommandée pour rester en conformité avec la règlementation des pays concernés.

C’est pourquoi, nous vous conseillons, à cette étape, de dresser une liste de vos besoins ou d’établir un cahier des charges répertoriant vos attentes quant à la plateforme choisie. Exemple :

• La plateforme choisie est-elle compatible avec le SI existant ?
• Assure-t-elle l’archivage en ligne des factures ?
• La plateforme est-elle évolutive ?
• Est-elle conforme aux règlementations internationales ?

Lire aussi : Réforme 2024 : comment choisir sa plateforme de facturation électronique ?

Etape 4 : Amorcer la conduite du changement

Comme tout grand projet, la facturation électronique va opérer un profond changement dans les habitudes de travail de certains collaborateurs (service comptabilité et finance en première ligne, identifiées à l’issue de la phase d’audit de l’existant). Une bonne communication et des formations participeront à l’adhésion des futurs utilisateurs à toutes les phases du projet. C’est à cette étape que l’entreprise peut identifier les salariés référents, dont la mission sera d’accompagner les salariés en difficultés ou réticents dans l’appropriation des process et la prise en main de la plateforme. Sa communication devra également être axée sur les bénéfices de la facturation électronique et sur l’organisation de son déploiement. 

Etape 5 : Faites adhérer vos clients et vos fournisseurs au projet

Bien qu’ils soient, à priori, familiers du sujet dans leur propre entreprise, il est important de rappeler à vos clients / fournisseurs qu’à partir de 2026 (lire l’article : Report de la réforme facturation électronique : que faut-il savoir ?), votre entreprise ne recevra ses factures qu’électroniquement. Afin qu’il n’y ait pas d’incompréhension, il vous est recommandé d’indiquer ce changement dans vos CGV ou vos contrats par exemple. Quant à l’émission des factures électroniques, si elle est plus progressive notamment pour les petites entreprises, elle doit néanmoins être anticipée.

Pour les fournisseurs, vous pouvez également les guider vers des plateformes existantes de dématérialisation des factures comme Freedz.

En résumé, la facturation électronique est un grand projet de digitalisation pour une entreprise. Inventaire de l’existant, définition des objectifs, bonne connaissance de ses processus internes afin de trouver la plateforme qui vous conviendra le mieux, conduite du changement… Le suivi de toutes ces étapes devrait vous aider à mettre en place sereinement la facturation électronique dans votre entreprise. N’hésitez pas à contacter les équipes de Freedz pour vous présenter la future plateforme de dématérialisation partenaire !