Experts comptables : quels conseils donner à vos clients dans le choix d’une PDP ?

Conseil 1 : S’assurer de l’homologation de la plateforme

Avant toute chose, vos clients doivent vérifier que la PDP, qu’ils ont choisie, respecte les conditions pour être reconnue en tant que telle, et être homologuée et immatriculée par l’administration fiscale. Pour cela, les prestataires privés, qui souhaitent devenir des PDP, pourront déposer un dossier de candidature auprès de la DGFiP dès le printemps 2023, à l’ouverture du service unique dédié. L’analyse de ce dossier par l’administration fiscale démontrera ou non la capacité de la plateforme « à assurer les fonctionnalités attendues dans le cadre de la réforme, tout en garantissant la qualité et la sécurité des données des entreprises ». Le cas échéant, la DGFiP lui délivrera un certificat d’immatriculation pour une durée de 3 ans renouvelable.

La liste des PDP homologuées sera accessible depuis le site des impôts.

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Conseil 2 : Examiner les différentes fonctionnalités proposées par la PDP

Le PPF est une plateforme gratuite qui propose un socle de services minimum – mais gratuits – tels que la réception, le traitement et l’émission des factures électroniques.

Néanmoins, une PDP payante, contrairement au PPF gratuit, se distingue par ses fonctionnalités supplémentaires à forte valeur ajoutée pour l’entreprise. Vos clients ont donc tout intérêt à étudier les différents services qu’une PDP a à leur offrir et notamment :

• La variété des formats de factures (Factur-X, UBL, CII, etc.) et la possibilité de conversion ;
• Le paiement direct des factures fournisseurs ;
• La reconnaissance automatique de caractère ;
• La sécurisation des données ;
• La mise à disposition d’un tableau de bord qui permet de visualiser les échéances des factures clients et fournisseurs ;
• L’automatisation de la gestion des factures électroniques ;
• La signature et le scellement des factures électroniques à émettre ;
• L’archivage légal ;
• Le contrôle des métiers autres que réglementaires en amont et en aval ;
• L’extension à la chaîne d’approvisionnement de la commande, du contrat et du devis au règlement ;
• L’émission de factures hors périmètre e-invoicing ;
• La réception des factures B2B internationales ;
• La gestion des recouvrements et des relances ;
• L’intégration avec les processus de facturation et traitement comptable ;
• Un service de paiement ou de refinancement ;
• Une aide à la décision, des reporting financiers ou des indicateurs de gestion ;
• La liquidation de la facture.

Conseil 3 : Vérifier la compatibilité avec les outils métiers

Une PDP vise à simplifier au maximum la gestion des factures de vos clients. C’est pourquoi, l’expert-comptable doit les guider vers une solution adaptée à leurs besoins et aux outils déjà présents dans l’entreprise. Vos clients possèdent surement déjà de multiples logiciels et applications qui aident à améliorer leur quotidien. En choisissant de passer à la facturation électronique, il leur faut s’assurer que la solution adoptée certifie l’interopérabilité avec les outils de l’entreprise, tels que les ERP, et qu’elle ne fasse pas doublon avec un ou plusieurs outils déjà mis en place. Vos clients doivent être en mesure d’évaluer quels outils existants pourront être remplacés par la PDP, et donc quelles économies ils pourront réaliser.

Conseil 4 : Veiller à la possibilité et à la facilité de déploiement

Après avoir évalué les fonctionnalités et la compatibilité de la PDP avec l’entreprise, il faut désormais se pencher sur sa mise en place technique. Vos clients ont intérêt à choisir une PDP dont le déploiement est facilité par le prestataire. Pour favoriser la bonne installation de la solution dans leur SI, ils peuvent s’informer sur :

• Le temps de déploiement prévu pour la solution ;
• Les formations mises en place par le prestataire pour assurer la transition auprès de vos collaborateurs mais aussi auprès de vos fournisseurs (webinaires, tutoriels vidéo, supports en ligne, etc.) ;
• La possibilité d’avoir une assistance dédiée et personnalisée.

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Conseil 5 : Prendre en compte les coûts d’intégration

Le coût de la mise en place d’une solution est souvent le premier vecteur de choix d’une entreprise. Pour l’intégration d’une PDP, il variera en fonction de 3 facteurs :

• Le coût de la plateforme: il est plus ou moins élevé en fonction de la richesse et de la qualité des fonctionnalités offertes par la PDP sélectionnée.
• La formation des équipes: pour estimer ce coût, il faut prendre en compte le temps, l’énergie et les moyens nécessaires pour que les collaborateurs soient à l’aise avec ce nouvel outil. Selon les équipes, ce chiffre peut donc grandement varier.
• Les charges liées à l’intégration: coûts d’exploitation, matériel… Tous les frais liés au déploiement de la PDP sont à prendre en compte.

Plateforme électronique de gestion des factures, Freedz participe aux ateliers de travail de la DGFiP afin d’assurer sa conformité le jour J. Archivage électronique à valeur légale, contrôle de cohérence des données, refus des factures fournisseurs non réglementaire…Notre plateforme a déjà anticipé certaines exigences administratives concernant la facture électronique. Freedz permet aussi l’automatisation de la vérification des factures, offre une interface de suivi des fournisseurs, un tableau de bord des factures payées et à venir, et assure la bonne intégration de la solution à votre système informatique. Vous hésitez à choisir Freedz en tant que future PDP ? Demandez vite votre démo pour découvrir toutes nos fonctionnalités !