Pourquoi la dématérialisation des factures fournisseurs doit être une priorité pour votre entreprise

La dématérialisation des factures fournisseurs est devenue une évidence pour de nombreux comptables et directeurs financiers.

Selon le Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE), 2,5 milliards de factures transiteraient chaque année en France en B2B et B2G. En 2018, 74% des entreprises déclaraient échanger des factures sous format électronique. En réalité, peu ont encore abandonné le papier et 80% des sociétés utilisent toujours le format papier pour leurs factures entrantes et sortantes.

Afin d’inciter les entreprises à passer le cap, la Loi Finances 2020 va rendre obligatoire la facture électronique à l’horizon 2026-2027 (report de l’entrée en vigueur prévue en 2024).

Malgré cette contrainte réglementaire, la dématérialisation des factures fournisseurs peut aussi s’avérer stratégique pour l’entreprise. Découvrez pourquoi.

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

Quand on parle de dématérialisation des factures, il peut exister une confusion entre deux procédés :

• La LAD, ou Lecture automatisée de documents, qui consiste à numériser une facture papier. Il s’agit alors de dématérialisation de document.

• L’EDI, ou Échange de données informatisées, qui est un format standardisé pour l’échange de renseignements commerciaux par voie électronique. On parle, dans ce cas, de dématérialisation fiscale.

Quelle est la différence entre ces deux types de procédures ? Dans le cas de la LAD, le document numérisé n’a pas de valeur auprès de l’administration. L’entreprise doit conserver l’original en format papier.

La facture électronique est, quant à elle :

• Créée sous un format sécurisé et lisible
• Échangée électroniquement entre clients et fournisseurs
• Traitée de manière automatisée

Elle contient toutes les mentions obligatoires et doit respecter a minima le principe de la piste d’audit fiable, ce qui en fait un document officiel et transmissible à l’administration fiscale.

La dématérialisation des factures va donc plus loin que la simple numérisation d’un document papier. Elle concerne l’ensemble du processus de génération, de transmission et de stockage des documents.

Dématérialisation des factures fournisseurs : une transition progressive

L’État a joué un rôle central dans la dématérialisation des factures. En 2017, il met en place Chorus Pro, une plateforme électronique pour l’échange de factures entre les services de l’État et ses sous-traitants. Elle concerne tout d’abord les grandes entreprises, puis les ETI en 2018, les PME en 2019 et les micro-entreprises / TPE en 2020. Aujourd’hui, toutes les entreprises qui travaillent en collaboration avec les services publics doivent être en mesure de fournir des factures électroniques.

La Loi Finances 2020, promulguée le 28 décembre 2019, est venue accélérer cette transition en imposant également la facturation électronique dans les échanges entre entreprises. À partir du 1er septembre 2026 (report de l’entrée en vigueur prévue initialement en 2024, lire notre article pour comprendre les changements), toutes les sociétés devront avoir la capacité de recevoir des factures électroniques. Cette date marque également pour les grandes entreprises et les ETI, l’obligation d’émettre ces documents. Pour les PME et TPE, la loi s’appliquera à partir du 1^er septembre 2027.

Dématérialisation comptable : les avantages stratégiques pour les entreprises

Même imposée, la dématérialisation des factures peut offrir de nombreux avantages aux entreprises. D’ailleurs, pour convaincre ces dernières, le ministère de l’Économie et des Finances a mis en avant la différence entre les coûts de traitement d’une facture papier et d’une facture électronique.

« Pour une entreprise, le coût d’une facture électronique est inférieur à celui d’un timbre-poste alors que celui d’une facture papier est supérieur à 10 euros »

Outre les économies que ce changement comptable représente, la facture électronique permet également de réduire le temps passé sur le traitement. En effet, la gestion de ces documents est une tâche chronophage et à faible valeur ajoutée. Grâce au traitement automatisé des documents électroniques, la durée de cette étape est ainsi considérablement réduite tout en offrant une meilleure tenue de la comptabilité.

Il n’est également plus besoin d’exclure les factures impayées des fournisseurs ce qui réduit le risque d’oubli.

La dématérialisation offre aussi transparence et traçabilité. Elle renforce les relations commerciales et réduit le nombre de litiges en évitant :

• La fraude
• Les erreurs de saisie
• Les erreurs de paiement
• La perte ou le vol de documents

Processus de digitalisation : un levier de performance pour l’entreprise

Selon le Baromètre CFO Digital 2021, « 13% des DAF affirment connaître en détail les modalités du passage à la facture électronique en 2023« . 85% affirment en connaître les grandes lignes tandis que 2% l’ignorent encore.

Toujours selon le Baromètre CFO Digital, « 89% des DAF considèrent maîtriser les aspects techniques et opérationnels de la réforme parce qu’ils traitent déjà des factures électroniques. » L’étude affirme cependant qu’il s’agit le plus souvent de factures PDF.

À noter que si la fraude à la TVA est le but premier de l’instauration de la facture électronique, le gouvernement a tout de même souhaité mettre en avant l’amélioration de la compétitivité des entreprises dans leur ensemble.

En l’occurrence, les processus de digitalisation sont déjà bien amorcés au sein des entreprises, notamment parce qu’elles y ont vu leur intérêt. La digitalisation permet notamment :

• L’amélioration des processus de reporting et de BI 
• La dématérialisation des processus Procure-to-Pay
• L’amélioration des opérations de clôture
• La contraction des délais de paiement, ce qui permet de réduire les éventuels retards
• La baisse des coûts (impression, envoi, traitement, archivage papier)
• Un impact environnemental moindre   
• La transparence fiscale : gain de temps dans les déclarations de TVA, accès simplifié, … 

En adoptant la facturation électronique, les entreprises ont l’occasion de remettre à plat leurs pratiques en matière de comptabilité et d’adopter les outils qui leur permettront de maximiser leur performance.

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