5 étapes à suivre pour automatiser le circuit de validation des factures fournisseurs

Étape 1. Analyser l’existant

La première étape pour passer à la dématérialisation de la validation de vos factures consiste à effectuer un audit complet de votre circuit de facturation. Commencez par examiner le nombre et le type de factures qui entrent et sortent de votre entreprise, définissez depuis quels canaux elles proviennent (mail ou voie postale), déterminez quels sont vos fournisseurs réguliers, etc. Lorsque viendra le temps de numériser et d’automatiser le circuit de validation de vos factures, vous vous assurerez de ne rien oublier et de mettre en place un dispositif complet et opérationnel. Profitez-en pour faire l’inventaire des outils mobilisés actuellement pour le traitement de vos factures (logiciel comptable, Excel, etc.).

Étape 2. Anticiper le passage à la facture électronique

Si la facture électronique s’impose comme la nouvelle norme, c’est pour deux raisons.

La première est qu’elle propose un nombre considérable d’avantages par rapport au papier : les factures électroniques sont plus sûres, moins chères à produire et à stocker, et ont un délai de traitement plus court. Elles sont également plus écologiques. Enfin, du côté de l’État, la facture électronique permet de simplifier les contrôles et d’éviter les fraudes.

C’est en partie pourquoi la France a annoncé, qu’à compter du 1er janvier 2020, les entreprises avaient l’obligation d’émettre des factures au format électronique lorsqu’elles traitaient avec des structures publiques. Ce dispositif est désormais amené à s’étendre progressivement aux échanges de factures entre entreprises, à compter de 2026 (report de l’entrée en vigueur initialement prévue en 2024). Le gouvernement a, pour accompagner cette initiative, prévu que les entreprises recourent soit à une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration, soit au portail public de facturation.

Pour toutes ces raisons, les entreprises ont tout intérêt à adopter aussi rapidement que possible, la facture électronique : elles anticipent ainsi les directives gouvernementales tout en profitant de ses nombreux avantages.

Étape 3. Centraliser les factures fournisseurs au sein d’un même outil

Centraliser toutes les factures au sein d’un même espace est une troisième étape essentielle pour automatiser le circuit de validation. Cela vous aidera à gagner du temps et à réduire le risque d’erreurs. Vous pouvez centraliser toutes vos factures dans une adresse mail commune, créer un espace client ou les réunir sur une plateforme comme Freedz.

Cette dernière solution, spécialement conçue pour conserver vos factures, permet par ailleurs de générer des rapports sur vos dépenses et vos revenus. Et parce que certains fournisseurs sont souvent réticents à la transition numérique, les outils, que propose Freedz, offrent tous les contenus de communication nécessaires afin que vos fournisseurs puissent envoyer facilement leurs factures dans votre espace de stockage.

Étape 4. Créer un circuit de validation automatisé

Une fois ces étapes préliminaires traitées, il est temps de passer à la création du circuit de validation automatisé en lui-même. Ce circuit se découpe en 4 principaux axes :

1. La vérification
2. Le traitement comptable
3. Le paiement
4. L’archivage

Il existe de nombreuses manières de procéder pour dématérialiser et automatiser ces différentes étapes. Cela peut être fait en utilisant une combinaison de différents outils, tels que des logiciels de facturation, des solutions ERP et des logiciels de comptabilité. Ici, tout dépend de la taille de l’entreprise, du volume de factures traitées par l’entreprise et des différents services impliqués dans le circuit. La création d’un circuit automatique de validation doit être personnalisée pour être optimale et s’insérer le plus harmonieusement possible dans les process de l’entreprise.

Étape 5. Traçabilité des factures

Lorsque vous souhaitez passer à la dématérialisation de vos factures, vous devez suivre certaines étapes afin de vous assurer que vos factures seront traçables. C’est-à-dire qu’en cas de contrôle, chaque étape doit pouvoir être identifiée depuis l’émission jusqu’au stockage de la facture. Cela permet de s’assurer que la facture est conforme.

Pour cela, vous pouvez opter pour la signature électronique ou passer directement par l’Échange de Données Informatisé (EDI) pour déclarer vos factures. Mais cela implique de mettre en place des dispositifs supplémentaires au sein de votre entreprise. Une dernière solution est d’opter pour la piste d’audit fiable. Elle ne possède pas de forme précise, mais doit garantir à l’administration que des contrôles documentés et permanents sont effectués. Ces contrôles doivent vérifier l’authenticité de la facture, son intégrité et sa lisibilité.

Le niveau d’exigence augmente avec la taille de l’entreprise. Pour les TPE, une simple documentation orale est suffisante.

Automatisez le circuit de validation de vos factures avec la plateforme Freedz

Freedz vous accompagne dans l’automatisation du circuit de validation de vos factures en vous permettant de centraliser ces précieux documents dans un espace totalement électronique. Avec cette solution, vos fournisseurs peuvent vous transmettre leurs factures en quelques clics et les faire valider bien plus rapidement qu’en passant par les courriers papier ou les mails.

Freedz vous permet en outre de vérifier automatiquement que vos factures sont en conformité avec la réglementation. Elles sont ensuite envoyées sur votre logiciel comptable, si vous en possédez un. En d’autres termes, avec Freedz, vous disposez de toutes les fonctionnalités pour mettre en place rapidement et simplement un circuit de validation des factures automatique. Les ressources humaines consacrées au traitement fastidieux de ces tâches comptables peuvent alors se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Votre entreprise souhaite dématérialiser sa comptabilité et passer à une gestion 100% électronique de ses factures ? Freedz vous épaule. N’hésitez pas à solliciter une démonstration gratuite de notre solution !