E-invoicing : retour sur une notion clé de la facturation de demain

Qu’est-ce que l’e-invoicing ?

Définition

On parle d’e-invoicing, mais également d’e-facturation ou de facturation électronique. Tous ces termes désignent une procédure de dématérialisation de la création, de l’émission et du stockage des factures via une plateforme numérique. Cette approche se veut innovante pour la gestion des transactions commerciales, en permettant l’échange de documents financiers de manière électronique et structurée, conformément aux normes EDI (échanges de données informatisés) : pour être recevables selon l’administration fiscale, les e-factures doivent être lisibles et directement exploitables par un système informatique, non-modifiables et l’émetteur doit pouvoir être authentifié. Ce qui exclut les factures au format PDF, ou une facture papier numérisée. Celles-ci devraient d’ailleurs finir par disparaître au profit des e-factures sur le long terme.

Enjeux et avantages

Les objectifs de la généralisation de l’e-invoicing sont multiples. Incontestablement, l’objectif premier est de lutter contre la fraude à la TVA – un point essentiel pour l’administration fiscale. Mais l’e-invoicing vise aussi à simplifier les échanges commerciaux, tant au niveau national qu’international ; l’idée est tout simplement de s’aligner sur les pays européens et étrangers qui utilisent déjà ce système. Le dernier point principal étant qu’elle contribue à développer une meilleure connaissance de l’activité des entreprises, ce qui s’avère déterminant pour la gestion et la planification. L’e-invoicing présente cependant d’autres avantages au quotidien pour les entreprises. Parmi lesquels :

• La réduction des coûts liés à la gestion des factures ;
• Un gain d’efficacité dans le traitement et le processus de facturation ;
• La mise en conformité aux normes fiscales ;
• L’amélioration de la traçabilité des opérations;
• Une approche plus respectueuse de l’environnement grâce à une diminution de la consommation de papier.

Généralisation de la facturation électronique : qui est concerné par l’e-invoicing ?

E-invoicing et e-reporting

La réforme marquera un tournant pour beaucoup d’entreprises françaises en termes de facturation. L’obligation de facturation électronique pour les entreprises, quelles que soient leur taille et leur domaine d’activité, vise à recourir aux atouts de la digitalisation pour simplifier les processus de facturation. Lire aussi : Réforme 2024 : comment choisir sa plateforme de facturation électronique ? Mais l’e-invoicing, s’accompagne d’une obligation de transmission de données à l’administration fiscale – l’e-reporting. Cet autre processus intervient dans la transparence totale des opérations, car les données sont envoyées directement par l’entreprise elle-même, sans intermédiaire. Cette transparence renforce la confiance entre les entreprises et les autorités fiscales, tout en simplifiant la collecte d’informations essentielles pour la réglementation fiscale. L’e-invoicing et l’e-reporting représentent ainsi deux piliers essentiels de la généralisation de la facturation électronique, qui vise à moderniser la facturation, à l’aligner sur les normes européennes, à renforcer la conformité fiscale et à favoriser des échanges transparents et efficaces entre les entreprises et l’administration fiscale.

Les entreprises concernées…

… sont toutes les entreprises assujetties à la TVA, à condition que leurs partenaires commerciaux y soient également soumis. Toutefois, certaines exceptions à cette obligation existent :

• Les transactions internationales ou intracommunautaires ;
• Les transactions avec les particuliers (BtoC) ;
• Certaines opérations sectorielles telles que les prestations dans les domaines de la santé, de l’enseignement et de la formation, les opérations immobilières, les opérations réalisées par des associations à but non lucratif, les opérations bancaires et financières ainsi que les opérations d’assurance et de réassurance.

Cependant, même les entreprises non concernées par l’obligation de facturation électronique seront soumises à l’obligation de e-reporting.

E-invoicing : ce qu’il faut (aussi) savoir

Différents types de factures électroniques peuvent être rencontrés, et les plateformes d’e-invoicing devront donc produire des factures électroniques conformes aux formats spécifiques. Ce qui inclue le format Cross Industry Invoice (CII), le format Universal Business Language (UBL) et un format mixte ou hybride, c’est-à-dire un mélange du format XML et d’un fichier PDF (Factur-X).

Tout comme une facture papier, une e-facture doit comporter un certain nombre d’informations obligatoires pour être valide :

• La date d’édition de la facture ;
• Le numéro de facture ;
• L’identité de l’émetteur (nom, prénom ou siège social, code NAF, Siren ou Siret, numéro RCS, etc.) ;
• L’identité du destinataire ;
• Le numéro du bon de commande ;
• La désignation du produit/service ;
• La quantité ;
• Le prix catalogue ;
• Le numéro et taux de TVA légalement applicable ;
• La date de la vente ou de la prestation ;
• L’adresse de facturation ;
• Le montant HT et TTC ;
• L’éventuelle réduction de prix ;
• Les informations sur le paiement (délai de paiement et, le cas échéant, les conditions d’escompte et les taux de pénalités) ;
• L’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans minimum pour certains biens.

E-invoicing : le calendrier

• A compter du 1^er septembre 2026: l’ensemble des entreprises françaises aura pour obligation de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les ETI seront également tenues d’émettre leurs factures de manière électronique.
• A compter du 1^er septembre 2027: toutes les TPE et les PME auront pour obligation d’émettre des factures électroniques.

À terme, l’objectif est de faire de l’e-invoicing une réalité incontournable pour toutes les entreprises françaises, en tant qu’évolution majeure dans le domaine de la facturation. Il convient néanmoins de prendre les devants pour bénéficier de tous les avantages de cette transition, et sans le moindre écueil. En ce sens, les logiciels de facturation joueront un rôle essentiel. Freedz, plateforme d’automatisation et de dématérialisation des factures, est prête à vous aider à vous adapter dès maintenant aux nouvelles exigences de la facturation électronique. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus et préparez-vous à embrasser l’avenir de la facturation avec confiance.