Comptabilité fournisseurs, 5 freins à plus d’efficacité

Un mouvement de fond pour la digitalisation est en cours au sein des directions financières. D’ailleurs la crise sanitaire actuelle a souligné sa nécessité avec plus de force encore que n’importe quelle étude statistique. En effet, de nombreux services de comptabilité fournisseurs se sont retrouvés subitement en perte d’efficacité, dans l’incapacité de traiter les factures fournisseurs ou simplement de télétravailler.

Mais cette crise n’a fait que pointer du doigt les freins d’efficacité des comptabilités fournisseurs liés aux processus en place dans la plupart des entreprises depuis de nombreuses années.

Nous vous proposons ici de faire un rapide état des lieux des principales difficultés qui vous empêchent d’optimiser pleinement l’efficacité de votre comptabilité fournisseurs.

#1 Trop de papier circule encore

Incroyable mais vrai. Seulement 20% des factures sont envoyées au format électronique en France en 2019 ! Même si de plus en plus d’entreprises franchissent le pas de la dématérialisation, le papier est encore le support privilégié pour une écrasante majorité d’entreprises !

Et ce alors même que le coût de traitement d’une facture papier et 3x supérieur au coût de traitement d’une facture électronique (15€ contre 5€ en moyenne selon une étude Ernst & Young).

La crise sanitaire de la Covid 19 et la première vague de confinement sont malheureusement venues souligner l’inefficacité des processus en place. Les comptabilités fournisseurs ont dû s’adapter en passant très rapidement à la réception d’emails, en organisant des rondes pour récupérer les factures au bureau, etc. Bref, la désorganisation a régné pendant cette période et la mise en place de nouveaux protocoles s’est faite dans l’urgence.

Il est temps de remettre les choses à plat et d’abandonner le papier pour faire rimer comptabilité fournisseurs avec efficacité !

#2 Trop de temps passé à retrouver les factures fournisseurs

Que ce soit sous forme papier ou sous format numérique, qui n’a jamais reçu une facture sans connaître le fournisseur ? Sans avoir même entendu parler de la prestation en question ? Ou alors a vu passer un paiement sans avoir le justificatif correspondant ?

Tout cela s’explique simplement. Les comptables fournisseurs (ou les personnes gérant les factures entrantes) ne sont généralement pas celles qui ont passé les commandes. De ce fait, les factures sont rarement toutes adressées à la même personne. Et pour peu que votre entreprise ait plusieurs adresses physiques, elles peuvent arriver à des adresses différentes…

La course aux factures devient alors rapidement la mission principale des comptabilités fournisseurs. Et pour avoir discuté avec plusieurs d’entre elles, cette activité est loin d’être leur sport favori. Selon une étude du cabinet Coleman Parkes, les employés passent 20 à 40% de leur temps à rechercher manuellement des documents ! Il faut par exemple 18 minutes pour trouver un document perdu, en moyenne.

La centralisation des factures en un seul point et l’accès facile à cette information est donc devenu un enjeu crucial pour gagner en efficacité. (et encore, je ne vous ai pas parlé d’archivage…).

#3 Des circuits d’approbation trop longs ou inefficaces

Et voici la suite logique du point précédent. Quand on ne sait pas qui a passé la commande ou demandé la prestation, difficile de valider la réalité d’une facture…

La solution est simple. Soit le processus de validation est tout simplement ignoré et une facture reçue est une facture payée. Soit le collaborateur se lance à la recherche de la personne qui a passé commande. S’ensuit alors une série d’envois d’emails, du porte à porte, des coups de téléphone… Et si l’aventure de la collecte des factures s’est bien passée, c’est une nouvelle chasse au trésor qui commence !

#4 Trop de sources d’erreurs potentielles

La somme des trois points précédents est d’une logique implacable. Dans le circuit de traitement d’une facture fournisseur, les sources d’erreurs se multiplient. Perte de documents, faute de saisie, de vidéocodage, traitement de factures en doublon…

Un processus de traitement inefficace est à l’origine de toutes sortes d’erreurs qui viennent perturber vos activités. Et en plus d’allonger vos délais de traitement (car une erreur commise doit être corrigée) cela vous expose à des sanctions !

Premièrement, l’Etat a mis en place des sanctions pour non-respect des délais de paiement. Ainsi, certains mauvais payeurs (et cela n’est pas toujours volontaire) se sont vus sanctionnés de plusieurs millions d’euros et leur réputation a été durement touchée. Mais il existe également de nombreuses sanctions prévues pour des erreurs ou des omissions dans les mentions obligatoires des factures.

Bref, les réjouissances sont nombreuses !

#5 Un accès à l’information difficile pour vos fournisseurs

Le meilleur pour la fin.

La plupart du temps, tous ces processus de traitement sont opaques pour vos fournisseurs.  Ils ne savent généralement même pas si leur facture est bien arrivée.

Quand on sait que ¼ des faillites d’entreprises en France sont dues aux retards de paiement, on comprend facilement pourquoi ce sujet est source d’inquiétude pour eux. Certains prennent donc plusieurs fois la peine de vous appeler pour vous poser des questions sur l’avancement du traitement de leur facture et vous dérangent dans vos missions quotidiennes. Une perte de temps pour vous comme pour eux…

En conclusion :

Après ce rapide état des lieux, vous aurez compris que les sources de frictions dans les processus actuels sont trop nombreuses pour que l’on soit efficace. Cependant des solutions existent.

Freedz est une plateforme qui réunit clients et fournisseurs autour des factures qu’ils échangent. Vous souhaitez centraliser l’intégralité de vos factures ? Supprimer les erreurs et les pertes de documents ? Automatiser le traitement ? Réduire vos délais de paiement et limiter les sollicitations de vos fournisseurs ?