Facture et archivage électronique à valeur probante : quelles sont les normes à respecter ?

Aujourd’hui, les archives papiers occupent énormément d’espace. Les boîtes s’entassent sur des mètres linéaires, dans les armoires… Et malgré un système de rangement bien défini, retrouver un document peut parfois être une tâche chronophage et irritante. Selon une étude du cabinet Coleman Parkes, les employés passent 20 à 40% de leur temps à rechercher manuellement des documents ! Il faut par exemple 18 minutes pour trouver un document perdu, en moyenne. Ainsi, cette problématique impacte logiquement le traitement des factures. La facture électronique et l’archivage électronique à valeur probante peuvent apporter à votre processus de traitement une valeur ajoutée significative (en plus des bénéfices classiques. A condition de respecter la réglementation…

Car l’archivage électronique à valeur probante a pour objectif d’assurer la pérennité et l’accès à l’information de la facture dématérialisée. Le tout en garantissant son authenticité, son intégrité et sa lisibilité, donc l’inaltérabilité du document.

Afin de préserver la valeur juridique du document, comprendre comment conserver les factures sous format électronique est essentiel. Quelles sont les normes à respecter pour un archivage électronique à valeur légale ?

Mais rassurez-vous un cadre réglementaire est fixé et assure la sécurité des activités électroniques. Nous allons aborder ces réglementations dans cet article. Rappelons d’abord ce qu’est l’archivage électronique à valeur probante.

C’est quoi l’archivage électronique à valeur probante des documents ?

L’archivage électronique assure le stockage sécurisé à long terme d’un document ou de données électroniques. Un ensemble de mesures techniques et opérationnelles indispensables assurent la bonne conservation du document sur toute sa durée de vie, ainsi que son authenticité, son intégrité et sa lisibilité. L’archivage électronique se fait donc durant tout le cycle de vie du document ou des données dématérialisées (pour respecter les normes de la piste d’audit fiable) et rend l’information accessible.

De plus, l’archivage est un système permettant d’organiser l’information, de l’identifier et de la classer, pour en favoriser la recherche.

Les archives électroniques de factures sont constituées :

De documents d’origine numérique comme les factures EDI (échanges de données informatisées), les factures émises et transmises sous format de fichier avec une signature électronique ou les factures PDF qui respectent la PAF.

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De factures papier numérisées. Dans ce cas, les documents numérisés ont l’obligation d’être assorties d’une signature électronique, d’une empreinte numérique ou de tout autre dispositif sécurisé équivalent. Attention, ce dernier dispositif est fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification française. Dans ce cas, il est conseillé de conserver l’exemplaire papier car il peut vous être demandé par l’administration.

Il est important de retenir que l’objectif de l’archivage électronique est de conserver les documents sur un support sécurisé, et de garantir la pérennité des données, tout en assurant l’accessibilité à l’information. Et ce, quelle que soit la nature initiale du document. L’inaltérabilité du document doit être assurée.

Ces mesures garantissent l’authenticité de vos données. Elles sont fondamentales dans le cas où vous auriez besoin de vous référer à votre document (pour votre comptabilité, pour des contrôles fiscaux, etc.). Par exemple, dans le cas d’un litige.

L’archivage électronique a-t-il une valeur légale ?

L’article 1366 du Code civil prévoit que « l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».

Les factures transmises par voie électronique dans les conditions prévues de l’article 289 du Code général des impôts (CGI) tiennent lieu de pièces justificatives pour les opérations administratives et financières effectuées.

Quelle est la durée de conservation des factures ?

De même, cet article du CGI stipule que l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures doivent être garanties à compter de leur émission et ce jusqu’à la fin de leur période de conservation. Cette conservation s’étale sur une période de 6 ans* selon le CGI (durée fiscale réglementaire, en application de l’article L. 102 B du Livre des procédures fiscales). Mais elle est  surenchérie par le Code du commerce, pour qui la durée légale de conservation est de 10 ans. Car ces données peuvent être requises lors d’un litige judiciaire. Il est donc important de disposer des mesures de sécurité adéquates.

 

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* Attention : Selon la réglementation fiscale, le délai de conservation des documents est de 6 ans. Cependant, selon la réglementation commerciale, les documents comptables sont tenus d’être conservés 10 ans (article L. 123-22 du Code de commerce). En pratique, le délai de conservation d’une facture est donc de 10 ans.

Par ailleurs, ces mécanismes de sécurité sont définis dans le règlement eiDAS (juillet 2016). Avec ce règlement juridique, l’horodatage vient renforcer la signature électronique ou l’empreinte électronique. L’horodatage certifié permet d’affirmer avec certitude que la date est exacte et qu’elle n’est pas falsifiée. Ce dispositif permet donc à la signature électronique d’être considérée comme fiable.

Les normes à respecter pour un archivage électronique à valeur probante

Le processus d’archivage électronique commence dès l’émission du document. Une facture dématérialisée est figée. Durant tout son cycle de vie, aucune altération ne doit donc être réalisée sur le document ou les données électroniques, .

Pour respecter le cadre juridique, l’archivage électronique à valeur probante est soumis aux trois critères de la piste d’audit fiable :

1. L’authenticité de l'émetteur :

L’origine du document doit pouvoir être déterminée (l’auteur par exemple). Cette traçabilité permet de justifier l’authenticité des données. Elle est importante pour votre comptabilité, ou même dans le cadre d’une justification ou d’un contrôle. L’archivage électronique à valeur probante assure l’authenticité du document grâce à la signature électronique ou à l’empreinte électronique. En plus de l’horodatage, ces éléments permettent de sceller le document. Garantissant ainsi à la fois la provenance et l’intégrité des données électroniques.

2. L’intégrité du document :

La conservation de votre document dans son état original (au moment de son édition) doit garantir l’intégrité de votre facture électronique. Comme mentionné ci-dessus, l’empreinte électronique et l’horodatage permettent d’assurer ce principe. Aucune altération ou modification possible ne peut être apportée à vos données.

3. La lisibilité du document :

La lisibilité du document est  attestée par la garantie que les données électroniques soient compréhensibles. Dans le cas d’une facture PDF, cela ne pose pas de contrainte particulière. Mais pour les factures en format XML par exemple, votre outil d’archivage doit pouvoir les présenter dans un format lisible par un humain. Il doit donc être capable de matérialiser les informations sur un écran.

Comment faire de l’archivage numérique pour les factures électroniques ?

Conformément à l’article L. 102 du Livre des procédures fiscales (LPF), les factures électroniques doivent être conservées et stockées sur le territoire français. Si le lieu de stockage n’est pas situé en France, ces documents peuvent être stockés dans un autre état membre de l’Union européenne.

Dans le cas d’un serveur localisé hors Union européenne, l’entreprise doit déclarer ce fait auprès du service des impôts dont elle relève. Le pays hébergeur doit alors pouvoir garantir une assistance administrative et un accès aux données, par une convention le liant à la France.

A ne pas confondre…

Lorsque l’on parle d’archivage électronique, la confusion entre l’archivage électronique et la conservation, le stockage, la gestion électronique de documents (GED), et la sauvegarde est facile. Pour éviter cette confusion, voici quelques indications supplémentaires :

 

…archivage électronique et conservation.

Avec ce qui a été dit dans cet article, vous avez certainement discerné la subtilité entre l’archivage et la conservation des factures électroniques.

L’archivage électronique est un élément de la piste d’audit fiable plus large que le processus de conservation en lui-même. Une empreinte électronique et un horodatage permettent d’assurer la fiabilité de ce processus, et de garantir l’inaltérabilité du document.

La conservation assure la collecte et la classification des données dématérialisées, et également leur accessibilité dans le temps. La conservation n’est pas l’archivage (qui respecte la réglementation), mais seulement une étape dans le processus d’archivage électronique.

…archivage électronique et stockage.

Tout comme la conservation, le stockage est l’un des moyens employés dans le processus d’archivage électronique. Il ne le définit pas non plus. Le stockage désigne le moyen ou l’endroit où sont stockées les données (comme un serveur par exemple).

…archivage électronique et GED.

La gestion électronique de documents (GED) est un outil mis à disposition pour faciliter l’acquisition, le classement et l’exploitation des documents. Cet outil permet d’optimiser les flux de travail centrés sur les documents reçus ou produits. L’intérêt de la GED est donc l’exploitation des données. Mais il n’assure pas l’horodatage des factures par exemple.

…archivage électronique et sauvegarde.

La sauvegarde est la copie d’un contenu pour éviter sa perte. Cette duplication des données se fait à l’aide d’actions, d’outils et de méthodes d’un support vers un support de conservation (disque dur par exemple). Cette mesure est une précaution prise pour anticiper un éventuel incident technique. La sauvegarde est généralement un dispositif de sécurité mis en place temporairement.

Enfin, attention, à ne pas confondre archivage électronique et archivage au sens informatique !

En informatique, l’archivage permet la « mise en mémoire » de documents et de données. Cependant, cet archivage (encadré par des normes ISO) ne respecte pas un cadre juridique. Ce dernier étant nécessaire dans le milieu administratif et financier.

Quels sont les avantages de l’archivage électronique à valeur probante ?

 

– la sécurisation du contenu,

– l’accessibilité des données (consultation en temps réel),

– le respect des exigences réglementaires (valeur juridique conservée),

– la simplification et la fiabilisation du processus métiers.

 

En résumé :

La facture doit se conserver sur une durée juridique minimum de 10 ans. Ce délai de conservation implique donc un archivage. L’archivage électronique assure une conservation, tout en garantissant durant toute la période de son cycle de vie :

– la pérennité des données,

– et un accès à l’information.

Cet archivage électronique à valeur probante respecte 3 critères :

– L’authenticité de l’émetteur

– L’intégrité des données

– La lisibilité du contenu

Ce processus permet la préservation des données. De plus, le document reste consultable à tout moment. Toute facture archivée conserve une valeur légale grâce à l’archivage électronique à valeur probante. L’archivage électronique va donc au-delà du simple stockage et de la conservation des données. C’est un outil du quotidien qui doit être intégré à votre système d’information.

 

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